DocuWare客户案例——温德姆镇使用 DocuWare Cloud 改善市民服务

DocuWare客户案例——温德姆镇使用 DocuWare Cloud 改善市民服务

新冠疫情刚开始时，州和地方政府除了发挥传统作用以外，还要负责遏制疫情的关键措施。税收和联邦援助的收入没有增加，跟不上这一新职责的需求。采用减轻管理负担的技术是节省资源和时间行之有效的方法，可以重新部署新技术满足当前需求。

地方政府 IT 部门还面临着额外的挑战。他们经常需要处理老化的技术基础架构和过时的遗留系统。这就是为什么基于云的文档管理解决方案非常适合的原因。借助云，政府机构、董事会和委员会可以利用最先进的安全性、可扩展性和定期更新计划，而无需花费大量时间进行 IT 或硬件投资。

随着《加州消费者隐私法案》（CCPA） 和《通用数据保护条例》（GDPR） 等新隐私法的颁布，基于云的解决方案提供的高级安全和灾难恢复功能的压力也比以往任何时候都大。根据德勤洞察报告《2022年技术趋势：从政府视角窥视》，“政府组织作为非常敏感的个人数据的保管人，可以为可信度设定标准。带头做出表率意味着设定更高的标准，阐明机构价值观，始终如一地传达这些价值观，培训员工正确使用数据，并保护数据。

通过实施文件管理系统，工作人员可以将精力转移到战略项目上，更有效地响应公民的要求，而不是将时间花在日常任务上。在公众指望政府快速有效地提供服务的今天，这一点尤其重要。

使用文档管理系统 州和地方政府可以：
1. 限制未经授权查看机密文件，保护公民隐私
2. 以电子方式存储记录，节省办公空间并实现自动化保留计划
3. 证明遵守联邦、州和地方法规
4. 使公民能够使用表单，以便将文档和数据直接导入文档
5. 将文档与您的 ERP、公共部门软件和其他业务软件集成
6. 节省大量硬件、IT 资源、纸张、异地存储预算和日常任务所花费的时间
7. 从共享云端硬盘、电子邮件等导入数字文档，让所有内容井井有条并即时可用
8. 部门间共享信息以提高效率和生产力
9. 创建自动化工作流、升级和例外规则，以便所有流程顺利运行
10. 使用任何台式机、笔记本电脑、平板电脑或手机访问文档和任务，以便在办公室、家中或旅途中工作

温德姆镇的新工作方式
新罕布什尔州温德姆镇的镇书记办公室存储和维护该镇各部门的所有记录。它还处理和存储16，000名居民的文件，包括机动车登记、人口普查维护和结婚，出生和死亡证明。该办公室维护选举和选民记录、董事会会议记录和历史文件，严格遵守该州的记录保留政策。

当州法律批准电子记录保存时，镇书记妮可·博泰（Nicole Bottai）启动了一个数字化项目，以便更快，更有效地管理和检索记录。Bottai与记录保留委员会（Records Retention Committee）一起向行政委员会(Board of Selectmen)，资本改善委员会（Capital Improvements Committee）和居民提出了她的想法和实施计划。她的计划得到了批准，她选择了DocuWare，因为DocuWare具有灵活的云功能，出色的在线评论和经过验证的学习曲线。

在办公室数字化之前，工作人员每年处理 18，000 起机动车登记，将所有文件存储在保险库室内金属架子上堆叠的带标签的纸板箱中。工作人员手动归档和搜索记录，每月花费 7 到 10 天来组织文件。

镇书记办公室旨在通过DocuWare使所有部门在线，以更好地为选民和社区发展总监（管理社区、城市或组织各种项目的规划和开发的领导个人）提供服务。该办公室计划让居民通过该镇的网站访问公共文件。Bottai打算使用DocuWare 表单来招募新居民，从而消除繁琐的文书工作。她还向新罕布什尔州的其他城镇推广DocuWare解决方案。

“如果您所在州的法律允许，并且您得到了必要的董事会、委员会和社区的全力支持，我鼓励您绝对推进DocuWare和数字记录存储，”她说。