从ECM(企业内容管理)到内容服务——实现跨企业以及与外部合作伙伴的安全信息共享和协作

十多年来，企业内容管理 (ECM) 一直是企业技术架构的重要组成部分。 传统上，它是一组流程、策略和工具，允许企业在整个组织中捕获、管理、存储和保存内容。 但是企业需求和电子内容管理解决方案已经发生了根本性的变化。 在当今世界，与同事、客户、供应商和其他贸易伙伴的信息共享和协作是业务的重要组成部分。 为了满足拥有广泛的数字化劳动力的全球企业的需求，ECM 已经转变为内容服务——但这意味着什么？

答案首先要认识到 ECM 软件背后的概念是一个非常好的概念。 在组织内创建的内容是其最有价值的资产，需要在其整个生命周期内进行管理，以便可以有效地访问和使用。 考虑到这一点，开发了最好的 ECM 工具。 然而，成功并不总是关于你做了什么，而是你如何去做。 ECM 的传统方法需要组织对通常笨重且复杂的企业级内容平台进行大量投资。 在许多情况下，这导致最终用户采用缓慢以及未充分使用的复杂功能。

新一代数字原生知识工作者希望能够在适合其任务的时间和地点访问和使用内容。 他们希望内容的格式易于使用，并且可以在他们选择的应用程序中立即使用。 内容需要成为推动业务流程的燃料，而不仅仅是要控制和保护的公司资产。 内容服务为企业内容管理提供了一种新方法，其中 ECM 功能以微服务的形式扩展到人们每天使用的主要应用程序中，而内容服务平台位于后台以确保相同级别的控制 、安全性和合规性长期以来一直是 ECM 解决方案的标志。

要理解为什么这种内容服务的双重方法是必要的，回顾一下 ECM 的发展是很有用的。

ECM 的简史
电子内容管理从 1990 年代的文档管理系统发展而来，旨在将企业层引入以文档为中心的核心后端流程的自动化。 它努力创建一个存储库——一个单一的事实来源——可以在其中存储、管理、搜索和检索内容。 它提供了以前无法实现的新级别的信息控制和治理。 这些 ECM 解决方案在文档和记录管理方面非常强大。 随着越来越多的结构化和非结构化格式的内容被创建，最好的 ECM 软件确保用户、审计员和合规性都可以搜索和访问这些内容。

那么，为什么有这么多重要的业务功能，许多 ECM 实施仍未得到充分利用呢？ 造成这种情况的原因有很多，但主要原因是 ECM 解决方案的重点最初在于技术，而不是业务流程和使用它的人。 组织更感兴趣的是控制他们的内容，而不是他们的人用它做什么。

这导致系统在捕获、存储和管理内容方面表现出色，但对于最终用户而言可能难以使用且劳动强度大——经常要求他们更改工作流程以适应 ECM 系统。 结果是用户经常拒绝迁移到 ECM 并继续像以前一样工作。 他们坚持将内容保存到硬盘驱动器和文件共享中，仅在任务完成后才将内容传递给 ECM 软件。 ECM 系统主要成为一个记录系统——非常适合官方业务记录的控制和治理——而随着人们在他们喜欢使用的不同系统中创建新内容，孤立的信息孤岛在整个组织中传播。

很明显，ECM 软件迫使用户访问内容，并且为了有效，ECM 需要将内容带给他们。

为什么 ECM 发生了变化？
数字化转型已成为每个组织的关键战略；充分利用他们控制的数据和信息的能力是成功的基石。 在 ECM 解决方案的背景下，这意味着将重点从管理内容转移到使用内容来支持流程生产力——通过内容的有效捕获、交付和集成——以及个人生产力——使用简单、直观的信息访问和共享工具。 在这种情况下，ECM 的信息控制和治理功能移至后台，支持内容在主要应用程序中的交付和呈现方式。

现代商业不再是内部活动。 它涉及增加与客户、供应商和其他贸易伙伴的集成、协作和联系。 这意味着所有组织都必须能够通过各种渠道处理来自各种来源的各种结构化和非结构化形式的内容。 现在，为您的内容建立一个企业存储库的想法似乎已经过时了。

此外，一系列颠覆性技术推动了数字化转型，这些技术都影响到组织如何处理其内容。 事实上，正是这种数字业务需求的出现促使 Gartner 在 2016 年重新评估了电子内容管理领域：

“云、社交协作、移动和分析技术已经改变了对数字业务内容的需求和期望。 内容的种类和数量不断增长。 它的重要性也很重要：IT 和业务领导者越来越多地使用内容来补充甚至推动数字业务流程。”

根据 Gartner 的说法，“企业内容管理”一词不再适合市场动态，应由“内容服务平台”驱动的“内容服务”取代。

从 ECM 到内容服务
向内容服务的转变定义了一种将内容连接到您的数字业务的新方式。 它提供工具、技术和策略，让最终用户更轻松地处理、共享和协作内容。 它使他们能够访问他们最熟悉的应用程序中的正确内容。 同时，它建立在控制和治理功能之上，以实现跨企业以及与外部合作伙伴的安全信息共享和协作。

AIIM 在其优秀的电子书《革命还是进化？ 从 ECM 向内容服务转变的 10 种策略》：

• 云优先
  内容应用程序快速部署、弹性、随处可用，并不断更新。这些与本地系统无缝集成以提供混合内容服务。
• 智能抓拍
  标准化不同输入流并将它们直接连接或嵌入核心业务流程的能力。
• 消费级用户体验
  通过简单、干净的用户界面、自我注册和简单的管理以及即时订阅配置来推动采用。为移动工作者设计的简单透明的消费级知识工作者工具。
• 与存储库无关
  独立工作或与现有存储库一起工作的能力，以消除迁移并利用现有的 ECM 投资——包括与组织内部和外部存储库连接的能力。
• 集成协作工具
  将知识工作者工具纳入整体内容策略的能力。
• 自动化治理
  通过应用语义和自动分类技术，尽可能多地消除治理中的人为因素。
• 开放内容服务
  能够轻松地将特定于低代码和无代码流程的应用程序和平台链接到内容资产（SaaS 和内部部署选项）。
• 自动分类和分析
  能够推断不存在的元数据并使用该数据为非结构化内容提供上下文。这导致更少的搜索、更少的手动工作和更少的手动分类。

所有这些都有助于创建分散的、专门构建的轻量级应用程序，组织发现这些应用程序更容易实施和有效地实施和使用。

对内容服务平台的需求
组织仍然需要 ECM 软件一直提供的核心功能。
这不是关于“淘汰和替换”战略，而是在大多数组织通过其 ECM 解决方案建立的基础上构建新的内容服务——创建一个内容服务平台。

Gartner 将内容服务平台描述为“一组服务和微服务，体现为集成产品套件或共享通用 API 和存储库的单独应用程序，以利用不同的内容类型并服务于整个组织的多个支持者和众多用例 ”

ECM 曾经是关于建立对内容用户的严格控制，而内容服务平台的主要作用是在他们想要的时间和设备上以他们想要的格式为用户提供他们需要的内容。 它允许在本地、托管或 SaaS 进行灵活部署。 它涉及高级分析，以根据您内容中的所有数据推动洞察力和行动。

为什么选择 OpenText 作为您的内容服务平台？
十多年来，OpenText 一直是 ECM 的领导者——提供最佳的本地和基于云的 ECM 解决方案——并且是第一个完全接受从 ECM 软件到内容服务的过渡的组织。

Forrester 报告说：“OpenText 继续执行其将内容和流程服务嵌入核心业务系统的战略，包括 Salesforce、SAP 和其他云和本地企业应用程序。 它的应用程序数据归档、BPM、生命周期管理和基础内容服务都支持这种扩展的 ECM 市场地位。”