什么是文档管理？

什么是文档管理？

文档管理是指在公司或组织内部组织、存储和检索文档以及自动化工作流程所需的流程和资源。文档可以是硬拷贝或数字格式，包括合同、表单、发票、工作申请、福利登记信息和其他记录。

强大的文档管理的重要性

平均而言，由于文档相关问题，没有高效文档管理流程的企业浪费了大约 20，000 美元。在一项调查中，员工指出，他们平均花费大约 18 分钟寻找完成任务所需的文档或文书资料。

作为数字化转型的一部分，有效的文档管理系统 （DMS） 允许员工组织文件达到以下目的：

• 确保员工可以立即找到所需的文档；
• 通过访问权限、加密和其他现代保护措施保护安全性和机密性；
• 自动化工作流程取代重复的手动任务；
• 创建不依赖纸张的可持续流程。

有效文档管理系统的主要特点

只有一个真正有效的文档管理系统（DMS）才能达到为您的业务利益服务的目的。从文件柜扫描所有内容到Google驱动器只会将相同的问题从纸质文件转移到数字文件。请考虑寻找支持重要功能的文档管理软件，如下所示。

1、编制强大的搜索索引

文档管理解决方案允许您对业务文档进行索引和分类，以便查找。首先，弄清楚什么对你的组织很重要。您是否希望能够提取与特定日期或客户编号相关的所有文档？您是否需要查找某种类型的文档？这些都是您可以创建潜在索引字段的示例，以实现最大的可搜索性。文档管理还应启用关键字和全文搜索。

最强大的文档管理系统（DMS）使您能够自动编制索引，因此您的员工不必手动标记每个项目。例如，如果医疗供应商收到 Dr. Smith 的一批医生订单，则可以使用日期、文档类型“医生订单”和 Dr. Smith 的信息自动为这些订单编制索引。将来，员工可以通过搜索任何相关的索引术语轻松提取这些文档。

2、自动化工作流程

数字化工作流程可创建逻辑流程、分配任务并在员工不方便时指定替代者。工作流管理还指定哪些进程启动工作流；例如，存储传入的发票或其他文档。

文档管理系统中的某些截止日期或文档状态的更改也可以启动工作流。工作流管理系统控制和监视工作流，以便经理和员工可以看到流程中的每个步骤。通常包含大量可以轻松定义的重复性任务和步骤比较适合开启工作流。

员工记录管理、发票处理和合同管理是很好的起点，因为自动化这些流程了可以带来生产率的显著提高和成本的节约。例如，与人力资源软件集成的自动化工作流程可以检查劳动合同、绩效考核等重要文件是否已正确转发、完成、签署和保存。

3、集成能力

如果将文档管理软件与已经使用的其他软件集成，则可以从中获得更多价值。DocuWare已成功与500种不同的应用程序集成。例如，您可以将发票处理数据从文档管理系统传输到Sage，QuickBooks，SAP，Microsoft Dynamics以及其他企业资源规划（ERP）和客户关系管理（CRM）软件。

您的人力资源管理和薪资系统也可以使用数字记录、表单和工作流程。通过电子邮件集成，您不再从收件箱处理项目，电子邮件和附件可以直接从收件箱中索引并存储在正确的项目文件中。

文档管理系统如何工作？

了解文档管理系统的工作原理可以帮助您确定哪一款文档管理软件适合您的业务，以下涵盖了基础知识。

1、捕获和处理文档
文档管理软件使用多种方法来捕获电子文档并将纸质文件转换为数字形式。这些系统通过各种文档捕获方法工作，包括：

扫描。您应该能够从多功能复印机、扫描仪和智能手机扫描纸质文档。这些扫描件可以自动索引、存档、发送给负责的员工或用于触发工作流程。

OCR。OCR 是指光学字符识别，这是一种将图像中的文本转换为可供商业软件使用的数据的技术。

电子邮件捕获。 某些系统允许您直接从收件箱索引电子邮件及其附件并将其存储在正确的项目文件夹中。

传真捕获。无需打印传真，而是以数字方式捕获和保存传真。

从其他系统导入。存储在其他系统中的文档可以导入到 DMS 解决方案中。例如，可以将这些文档发送到“监视”文件夹，该文件夹使用工作流将它们分发给正确的人。

电子表单。 标准化的在线表单取代了过时的纸质文档、难以导航的 PDF 和容易出错的手动数据输入。

2、跟踪和管理文档以提高工作效率

一旦文档进入系统，您就可以跟踪和管理它们，从而提高整个内部流程的效率，提高安全性并减少错误。

方法如下：

访问控制。 强大的文档管理软件使您能够根据角色或登录名创建访问控制。例如，销售人员不需要查看会计部门处理的所有发票。通过限制每个角色或个人可以使用的文档池，您可以确保机密文档的安全并保护客户和员工的隐私。

审查日志。 审查日志使您可以追踪谁查看、更改或打印了支持合规性要求的文档。这些日志还使您能够了解个人或团队在一段时间内处理了多少文档，从而更轻松地设定目标并追究人员的责任。

版本管理。 打开版本控制后，当授权用户打开文档进行编辑时，其状态将显示为“已签出”。然后，该文档对其他用户是只读的。每次签回文档时，它都会自动接收一个新版本号。

3、安全地存储文档以进行灾难恢复
数字文档比纸质文档更安全。首先，数字文档不会撕裂、磨损或褪色。它们不会被放错地方、偷走或意外留在休息室。其次，数字文档管理系统使用最新的安全和加密协议，因此当您发送敏感文档时，它们不像您扫描它们并通过电子邮件发送它们那样容易受到黑客的攻击。

文档管理系统的类型

您决定是选择云、本地还是混合系统将取决于诸多因素，包括组织的 IT 基础架构的结构、升级硬件的潜在成本以及 IT 团队的带宽和专业知识。预算问题也会产生影响。以下方法将帮助您选择最适合您组织的文档管理系统。

1、迁移到云系统的优势
使用云软件，文档和数据都存储在云服务器上的中心位置。您无需自己购买和管理资源，而是将它们作为软件即服（SaaS）解决方案购买，通常支付月度或年度订阅费用。它没有初始许可证成本，并且内置了支持和维护费用。

• 前期成本较低，因为您不必投资硬件和其他资源。此外，购买硬件是一项资本支出，不能从所得税中扣除，而订阅服务是可以扣除的运营费用。
• 您不需要内部技术团队来管理系统。这样您的 IT 资源就可以腾出时间用于其他项目。文档在云上实时可用，并且可以随时随地访问，从而实现更有效的协作。
• 您的文件备份在地理位置分散的数据中心的多台服务器上，这意味着如果一个区域中的连接或服务器受到影响，云网络上其他地方的服务器将介入以处理负载。

2、为什么选择本地文档管理软件？
如果您的公司拥有广泛的 IT 资源，那么在您自己的数据中心内部署文档管理和工作流自动化系统以及其他应用程序可能是有意义的。

• 实施本地软件需要在软件许可证方面进行大量前期投资，以及应用程序、IT 支持和硬件的成本。
• 您可以完全控制要存储的软件和文档，这意味着您可以选择是依靠 IT 团队进行维护和支持，还是与软件供应商合作。
• 您无需访问互联网即可继续处理内部文档；如果您的内部网络仍然处于运行状态，那么当互联网出现故障时，人们可以在一定程度上继续工作。

3、有时两者的结合是最合适的

实施混合模型是另一种选择，将云服务与本地软件相结合。例如，云系统可以用作本地系统的文档存储备份，或者云部署可以与本地ERP集成。

文档管理将如何为您的业务工作？

有效的文档管理提供了许多好处，包括提高利润、客户满意度、员工士气以及更轻松地遵守国家和行业法规。

借助DocuWare，各种规模的公司都可以通过自动化繁琐的手动任务来提高创新能力，因为繁琐的手动任务使员工无法专注于知识驱动型工作和关键决策。