如何创建操作和维护手册

每个涉及系统或设备操作的组织都需要一份文档，提供有关如何正确排除、维护和操作该设备的详细信息。这对于减少停机时间并确保组织满足相关的安全和质量标准至关重要。

这就是运维手册的用武之地。本文包含您需要了解的有关操作和维护手册的重要性、各种类型、创建维护手册时应包含的相关信息以及分步说明的所有信息。创建对您的员工有价值的流程的步骤。

无论您是创建小型企业还是大型企业，本指南都包含创建综合手册所需的所有信息，从而提高组织运营的效率。

什么是维护手册？

维护手册是指包含设备和财产维护的所有必要细节的文件。操作和维护手册包含的信息可以为维护人员提供详细指导，以确保工人的安全，最大限度地减少意外停机的可能性，延长资产的生命周期，并降低维护成本。

因此，运维手册的目标受众通常是第三方承包商、维护技术人员和组织管理者。任何想要优化资产管理的组织都需要一本运维手册。这是因为本手册概述了如何完成与库存管理、安全检查、主动和被动维护等相关的任务。

较大的组织将更多地依赖操作和维护手册，因为这有助于确保公司各个方面的一致性。然而，这并不意味着小型组织在致力于发展业务时无法从本手册中受益。尽早开始的巨大优势是您无需预先投入太多时间。

对于中型和大型企业来说，拥有一份操作手册更为重要，因为涉及的流程和人员较多。如果没有手册，当新员工被分配新任务时，将花费大量时间和精力来培训新员工，这增加了失去工作一致性的风险。此外，如果没有适当记录的程序，工作场所发生伤害、事故和错误的风险就会更高，这可能会让公司损失大量资金。

操作和维护手册的类型

最好根据目的将信息分开。为每个组织的活动、职能和部门创建详细的手册。

*产品安装和维护手册：本手册包含有关在设施内安装和维护各种产品和资产的详细信息。

备份和恢复协议：当发生停机并需要尽快让事情恢复正常时，备份和恢复协议手册是一个完美的工具。

信息和软件管理手册：您不能排除信息和软件管理在组织中的重要性，因为本手册可作为整个过程的指导来源。

人力资源手册：人力资源是每个组织的重要方面。本手册指导员工和管理层之间的互动，并确保每个人都知道在每种独特情况下该做什么。

客户服务支持手册：本手册指导与客户的互动以及如何满意地回答他们的询问或解决问题。

采购、制造商和供应商用户指南：本手册旨在提供有关采购资产以及与各种设备的供应商和制造商互动的最新信息。

紧急情况和安全用户指南：您不能排除设施内发生紧急情况的可能性。然而，本安全用户指南包含紧急情况下应采取的方案说明。

工业援助手册：工业环境是许多重型机械的所在地，需要专家进行操作。工业援助手册为处理该设备提供了适当的指导，包括维护和修理的详细信息。

快速参考手册：本手册通常包含最新的大纲，供员工快速参考有关设施的所有信息。

操作和维护手册的组成部分

您可能想知道在创建操作和维护手册时应该包含哪些组件。以下是您必须包含在手册中的组件。

公司背景概述

这是指有关公司的有价值的信息，代表了作为手册主题的物理工厂的总体概述。这些信息包括人员数据、组织结构图、公司历史和各种其他背景信息。

机器操作程序

机器操作程序涉及主动和被动维护计划的信息，有助于确保所有重要的公司资产处于良好的工作状态。反应性维护也称为纠正性维护，是指在意外停机后恢复相关公司资产的过程。您也可以将其称为“计划外软件维护”。机器操作程序总结了调度协议、故障排除过程等。

设备规格信息

这些是有关设备和设施的具体、详细信息，包括建筑材料类型、平面图、建筑规格信息、现场调查以及承包商和分包商需要提供的其他必要信息。

机械工程图

机械工程图是详细的技术文件，详细说明了设施中使用的各种设备的构造和设计。它们包括设备构造中使用的具体信息，包括材料、规格和尺寸。该图还提供了有关必要安全要求的信息。这样，每位员工都将获得有关设施内任何设备的故障排除、维修和有效维护的便捷信息。当需要更换零件或设计新设备以与现有设备兼容时，机械工程图纸还可以作为参考。

设备布置图和地图

有关设备放置计划和地图的信息涉及设施内所有设备位置的详细布局。其中包括有关接入点、紧急关闭阀、公用设施连接和主要设备的位置的信息。这样做的目的是确保设施中的所有人员都能轻松找到任何设备以执行定期维护任务或在发生紧急情况时。

它还有助于提高维修和维护操作的整体效率，因为在潜在危险成为更大问题之前更容易识别它们。这对于规划未来的翻修也是必要的，因为它们有助于设施的最佳运行。

维护计划 SOP

手册中维护计划的标准操作程序(SOP) 是对资产进行定期维护检查所需的清晰一致的说明。因此，此SOP 文档概述了要处理的具体任务、执行这些任务的频率以及安全执行这些任务的程序。这将确保定期进行定期维护检查，以使所有资产保持最佳工作状态。

应急协议和安全指南

应急协议和安全指南列出了紧急情况下应采取的必要步骤，特别是如何处理危机沟通以及正确的人员和机构通报情况。

轻松记录、存储和共享维护手册

操作和维护手册的好处

操作和维护手册建立了一致的方式来执行所提供的流程，以达到预期的结果。同时向员工提供详细的流程将提高员工的绩效；这对于发展日常可靠性、质量控制和利益相关者安全文化大有帮助。

每个运营经理，无论组织规模或类型如何，都应制定运营和维护手册以获得以下好处：

减少停机时间

创建维护手册，其中包含有关操作和维护设施内设备的最佳实践的详细信息，是减少停机时间的最佳方法之一。这是因为该手册将包含有关如何排除故障和修理故障设备的足够信息和说明。因此，当有一套有效解决问题的指导方针时，这将减少混乱的机会。

维护手册还包含定期维护计划的信息，确保人员能够更早地发现错误，从而及时采取解决方案，防止完全停机，同时延长资产的使用寿命。快速访问重要信息可确保工作人员能够及时有效地识别和修复错误，从而减少停机时间。

有助于维持安全标准

有了有关如何操作和维护设备的详细信息，人员将正确配备维持场所内安全标准所需的工具。通常，操作和维护手册包含有关使用不同设备时应采取的安全程序和预防措施的信息。这还包括典型的危险和警告，以尽量减少出错的可能性。

因此，通过明确的设备处理、故障排除和日常维护说明，可以将设施内发生伤害和事故的可能性降至最低。这是因为人员可以轻松识别并纠正潜在的安全威胁，避免它们成为严重问题。维护手册还应包含减少损坏风险的应急程序，因为每个人都充分了解当时应遵循的安全协议。

制定明确的质量标准

由于维护手册中提供了有关如何正确操作和维护设备的详细信息，这对于制定明确的质量标准非常有用，可以帮助所有设备以最佳性能延长使用寿命。通常，有关故障排除、何时进行维护检查、设备材料和组件的规格以及其他最佳实践的信息一起使用，可以轻松识别问题。这样，员工就不必等到设备完全故障才采取行动进行维修。通过维护检查，他们可以及早发现错误并将问题消灭在萌芽状态。

加速新员工的学习和入职

运营和维护手册包含新员工适应工厂所需的一切，以及如何处理运营的丰富知识。这是关于维护和操作设备的清晰而全面的指南，包括有关设备操作原理、功能和特性的重要信息。

这将使学习速度更快，因为它可以帮助新员工以简单的形式了解所有设备及其功能。有关日常维护和故障排除的信息还有助于新员工的入职过程变得更加顺利，因为几乎不需要额外的培训。最新的维护手册是清晰简洁的参考，可以帮助新员工比以往更快地成为高效的团队成员。

另请阅读：创建培训手册的终极指南

如何创建操作和维护手册

以从长远来看影响组织效率的方式创建手册至关重要。我们重点介绍了您可以采取的建立和维护有效的 O&M 手册的步骤。

1.制定计划

要创建维护手册，您需要足够的信息来使其对您的组织有价值。因此，如果没有提前充分的计划，这是不可能的。因此，首先创建一个大纲，详细说明对此过程至关重要的利益相关者。明确本运维手册的目的和目标受众。这些都是您的计划的重要方面，将确保您知道内容是针对谁以及它们应该包含什么。

2. 进行初步研究

信息是每个组织的一个重要方面。在创建维护手册时也强调了它的重要性。您的主要研究应涉及操作员和技术人员日常工作的详细信息，以确保所有程序和最佳实践均根据设施中可用的内容进行更新。请务必直接采访工程师、操作员和技术人员，以获得第一手信息，这些信息将指导操作并随着设施的发展传递给其他人员。

3.组建团队（定义工作流程）

操作和维护手册不应该由您一个人编写。团队将帮助您更快地工作，并找出如果您单独工作时可能会忽视的差距。因此，一定要组建一支专家团队，包括经理、供应商和服务工程师。这些专业人员将提供宝贵的意见并正确定义工作流程。这将鼓励操作员和技术人员使用该手册，因为它看起来不像是高层管理人员的规则书。组建团队是节省时间的好方法，因为他们会发现错误和低效率，您可以共同解决这些问题。

另请阅读：如何为业务流程创建文档和工作流程

4. 选择软件

听起来可能令人震惊，但在 21 世纪，很大一部分设施仍然依赖纸质记录。这有很多缺点，我们的篇幅太长，无法涵盖，但这里有一个总结。应丢弃纸质记录的最大原因之一是印刷手册很难用新信息进行更新。然而，借助合适的软件，管理人员可以轻松地在线提取信息、编辑和重新分发这些信息，而无需任何麻烦。这是简化流程的最佳方法。

5.设计模板

如果设施内一半以上的人员无法阅读和理解操作和维护手册，则手册的目标就落空了。因此，您必须注意扫描手册的难易程度以及员工在文档中找到所需部分所需的时间。通过一致的布局，几乎不会出现混乱，这使得手册对目标受众更有价值。

6. 创建和审查内容

现在您已设计好模板并可供使用，下一步是填充相关内容。这些是我们在本文前面概述的内容以及您的主要数据研究的产品。一旦完成，您应该将其提交给相关利益相关者进行详细审查。这将确保所有信息都是最新的并且对其目的有价值。

7. 使其易于访问

您如何确保工作场所的每位员工都能轻松访问您的操作和维护手册，而无需费力？如果您遵循我们的建议来使用软件，这会很容易。您所要做的就是在线共享或将手册保存在中心文件夹中，设施内的任何员工都可以访问该文件夹。

8.收集反馈

反馈是大多数企业的命脉。对于希望盈利的公司来说，目标受众的投入有助于他们确保对自己的产品和服务感到满意。这也适用于您的设施。随着您的业务发展并获得新资产，您的手册将需要定期更新。因此，如果没有员工的反馈，此审核过程就不可能成功。由于他们是与设施内的设备密切合作的人员，因此他们最适合提供有关工作内容的充分反馈以及改进手册的建议。

9.定期更新手册

设计和创建单一的运维手册不应是此过程的全部内容。随着公司的发展，需要输入新的和更新的信息。您最不想要的就是包含有关设备的冗余信息的手册，因为这可能会使您的人员面临风险。由于其中还包含安全准则，因此您需要定期检查这些安全实践是否仍然适用于您的设施。由于您还在设施内获得新资产，因此您应该在手册中包含有关它们的足够信息。

拥有一本操作和维护手册可能是一个几乎没有故障的设施和一个容易出现危险情况的设施之间的区别。

因此，本维护手册可以成为您的维护团队的宝贵资源，特别是当使用普遍接受的沟通方法将所有相关详细信息放在一起时。Baklib一款丰富的知识库软件，值得您使用！