物料管理(Material Management),包含简化需求计划、采购、库存管理
主旨:优化采购流程与供应链管道、节省采购时间与成本
一、采购
首先,需建立和维护与采购有关的物料和供货商数据,从而加强对采购的控制及优化系统中的采购程序。数据包括如下:
1. 物料主数据
A. 由PE(产品工程)部门之BOM小组成员,在系统中建入物料基本数据。若为自制品,BOM小组还需建入其对应之产品结构。
B. 由PMC之物管修改如下信息:
a. 自制采购码:若为自制,则展B有而非购买,若为采购,则直接下订单进行采购。
b. 采购策略:定量采购、期间采购、需求数采购 [1]
c. 安全库存: 安全库存(又称保险库存)是指当不确定因素(订货期间需求增长、到货延期等)已导致更高的预期需求或导致完成周期更长时的缓冲存货,安全库存用于满足提前期需求。在给定安全库存的条件下,平均存货可用订货批量的一半和安全库存来描述。
d. 材料种类:标准材料、费用类材料、虚拟材料、选择性材料
e. 期间采购法天数:采购策略为“期间采购”时需输入。
f. ABC等级:材料等级。
C. 由采购修改如下物料信息:
a. 移转前置期: Lead time,它是指从客户下达订单开始,至货物完好交于客户为止的时间。
b. 订单修改前置期:订单下出去多久可修改。
c. 订单删除前置期:订单下出去多久可删除。
d. 最低采购点:物料采购最低采购量。
e. 最高采购点:物料采购最高采购量。
f. 采购倍数:对于包装物品,一般需定义采购倍数。
g. 主要供货商
h. ABC等级
D. 由品保存维护此物料是否免检
E. 由进出口人员维护物料是否保税
2. 物料需求:
在公司系统中,可分两类:一类为生产需求;一类为消耗类需求。
A. 若为生产需求,则:
a. 根据MPS及料件对应BOM,得出建议PR(purchase request).
b. 根据建议PR结转为实际PO。
B. 若为消耗需求,即下费用类PR单,直接在采购系统中新增。
3. 供货商信息
A. 厂商类别维护(主要厂商、次要厂商、一般厂商)
B. 厂商基本资料:由采购统一建入,信息包括:基本数据(FOB、付款条件、付款日期交货方式、币别等)、发票地址、联络地址、帐务数据
C. 厂商料号对照关系建立:厂商与本公司料号对应关系。
D. 由厂商评鉴系统所设定之因素,为厂商所得评分做比较。决定厂商之因素包括如下:
a. 品质
b. 交期
c. 价格
d. 配合度
e. 还应设定厂商是否为客户指定厂商
根据a/b/c/d/e因素,以user所提供之公式计算出厂商评分,每月均需对厂商进行稽核。
4. 采购信息记录
A. 采购员数据维护
B. PR字轨与库别对照档:设定生成PR之字轨。
C. 请购作业:
a. 可手动新增,亦可由MRP系统中结转建议PR生成。
b. PR单将上传至EFLOW系统中,根据签核流程流至相关签核人员处进行签核,具体如何签核,将在后面对其说明。
D. 订购作业:请购单结转,生成对应之订单。订单将在时间段内上传至B2B系统,供采购与厂商询价参考。
E. 收料作业:
a. 资材进行收料作业后,品管即对其进行验收。此时可在验收输入界面输入验收结果。结转时,良品数则转入「应付发票」界面中输入发票; 不良品则转入INV系统中,资材将对其进行批退作业。
b. 要求user输入报关单号,以此报关单号与关务系统关联。
F. 应付发票输入:结转发票,即产生对应之付款项次至「应付款系统」中。
5. 货源清单及配额分配
通过【先审后订】系统来实现,此系统是为了配合Supply Chain Management(SCM)作业推动,以先建立采购价格『先审后订』作业方式,以简化核决流程、提升作业效率。
在【先审后订】中,采购人员将物料对应之供货商price信息建入系统,包括单价与厂商分配比,将此单上传至E-flow系统中主管核决成功后,user在结转PR单时即会根据所建单价直接生成PO(purchase order)
[1] 在企業中,採購業務的需求來源有多種,有計劃部門的主生產計劃、物料投放需求計劃,以及庫存缺貨而生成的需求;有為滿足以銷定購的工商業一體化業務需求;有根據長期購貨合同確定的定期購貨需求;有零星的購貨需求等。採購管理系統提供根據計劃、銷售、倉庫及採購自身需要等多途徑採購功能。