IT降本增效系列之：降本到底怎么降

IT部门通常是企业的成本部门

企业的IT部门，就目前来看在大部分企业当中仍然是企业中的成本部门。大多数企业的IT部门主要承担着该企业IT系统的建设和运营工作，一般不对外提供服务，通俗一点来讲，就是IT部门开发的IT系统一般只服务于本企业，并不对外销售，所以不直接产生利润。为了更好的支撑企业的运营，企业免不了需要或多或少的IT软件系统，企业不管是通过购买外部商用软件也好，还是组件自己的IT团队自主开发也好，都需要付出相对应的成本。

降成本，首先要了解成本

细数IT成本

企业的IT成本通常来讲可以分为以下几类，但并不局限于此 ：

• 硬件资产类成本
  • 员工办公电脑、办公网络设备、打印设备
  • 自建IDC ：机房、电、网络设备、安全设备、存储设备、服务器、运营带宽、服务器维保
  • 公有去Iaas服务：智能DNS、防DDOS服务、Waf、互联网带宽、云主机、各种云服务、CDN服务
• 软件类成本
  • 商业软件许可（如：SQL Server, Oracle, SAP, Windows 操作系统）、外购应用系统及维保、咨询服务费
• 人力资源成本
  • 企业内部IT团队、外部供应商、外包团队、外部咨询顾问团队

从哪里获取成本数据

我们企业要降成本，首先就得要了解成本的现状。成本的现状通常可通过报表的形式展现，而成本的报表通常需要不同的IT系统输出。通常是由多个IT系统分类管理，然后汇总至类似企业成本中心（通常是财务系统）这样的系统统一展示。

比如，人力资源成本，可能来自于企业员工中心、行政管理、最后和企业ERP、财务系统打通。而硬件资源通常涉及采购管理、企业资产管理、数据中心管理等。软件类同样也涉及采购、供应商管理、维保管理等。这些都有相对应的软件系统来支撑。

这上面提到的每一个成本，通常都要经过一个个不同的流程，形成一条条精细的数据存储在各个业务系统中。

说句题外话，一个企业能否良好的运营，离不开规范的流程，流程相当于是一种指引，规范的流程可以规避很多意外的风险。而规范的流程又可以落地到各个业务系统，将各个相互孤立的业务系统串联起来，互联互通，最终形成整个企业的数字化基石。所以企业数字化建设最重要的事情就是围绕企业卓越运营需求，梳理核心业务流程，逐步优化，并通过IT系统落地。

精细化成本管理

虽然我们可以从财务那边获得成本数据，但通常情况下这是一份汇总的数据，不足以支撑我们进行决策。
以硬件资源成本为例，通常情况下，我们只会知道全年我们公司在硬件资源上的总成本是多少多少钱。而实际情况是，我们好几个业务领域研发中心，每个业务领域又划分了不同的产品线，不同的产品线又有不同的业务系统，那精确到每一个业务系统到底使用了多少资源，花了多少钱，我们如何知道？

硬件类资源成本谁来管比较合适

在大一点的企业中，像服务器之类的硬件成本管理，通常会落到企业的数据中心团队的头上，数据中心负责整个企业硬件资源、云资源的采购和管理，并为业务研发中心提供资源交付服务。
小一些的企业，就得研发团队自己管理了，可能是研发团队里的负责服务器管理的小组了。

服务器资源的采购是公司采购团队的事情，但需要采购多少，采购什么样的资源，采购回来后要怎么使用，是IT团队需要考虑的事情。

第一层细化：精确到系统

要降成本，必然要知道这些成本是花在哪里，而财务的汇总数据对于降哪一块的成本起不了支撑作用，所以我们还需要将成本进行细化，第一层的细化就是到业务系统级别，如下面的层级关系所示：

• BG
  • 中心
    • 部门
      • 产品线
        • 业务系统

按照这个输出成本报表，我们就可以清晰的从部门，从产品线，从业务系统等维度的TOP成本明细，而从TOP 10, TOP 50的系统入手去降成本带来的收益也将最大。
有了这个层级的成本数据，也会促进我们的研发负责人，产品负责人主动的思考未来产品的建设思路，产品的优化方向等。

第二层：精确模块、组件

我们最终需要优化的某一个系统，而一个系统又分一个个独立部署的业务模块，以及相关的中间件、数据库、存储等资源。而每一个模块承担的业务功能不一样，对外被访问的频次不一样，消耗的资源也就不一样，有的模块需要的服务器资源多，有的模块需要的服务器资源少。所以我们还需要进一步的细化，有助于我们更了解我们的系统。

• 业务系统
  • 接入层服务
    • 负载均衡,DNS,Gateway
  • 业务模块
    • 模块1,模块2,模块3
  • 中间件组件
    • Redis, RocketMQ, Kafka, ElasticSearch
  • 数据库
    • Mysql, Oracle, InfluxDB, ClickHouse
  • 存储
    • NAS卷、SAN存储、对象存储

有了成本数据怎么降本？

大家也许会问，既然已经知道钱花在哪里了，是不是就可以砍砍砍了？并不是。

首先、要知道上面的成本数据只是已经花了的钱，比如我们在线系统100个，假设这100个全是今年上线的系统，今年总共花费3000万，这些新上线的业务系统未来3年都不会下线，如果不对这些系统进行任何的优化，未来3年还需要支出至少9000万的费用，这里不包含因为数据新增所带来的额外的存储成本。

其次、为了支撑企业更好的运营，业务团队提出新的IT系统建设需求，我们仍然有一些新的业务系统待建设。而这一部分的成本是预算管理的范畴。

我们到这里还只是拿到了成本的数据，那降本到底怎么降，还要分两方面来看。

• 存量系统的成本怎么降
• 新增系统预算怎么控制

存量系统怎么降成本

成本数据只能指导我们从哪些费用大头降本会带来最大的收益，但不能告诉我们具体怎么优化。

因为我们还缺少一项非常重要的数据，也就是资源的使用情况的数据。比如：

• 系统的访问量数据
• 模块的访问量数据
• 服务器资源使用率
• 数据库的使用率
• 各种中间件的使用率

只有结合使用情况的数据和成本的数据，才能知道这个系统的资源使用合不合理，我们只会对不合理的情况进行优化。 其实资源使用的不合理，也侧面反映出该系统的架构存在不合理性。

而对于每一种资源，都有相对应的指标来衡量，我们只需要对照相应的指标就能知道问题所在了。所以这里就需要针对每一种不同的组件，制定出相应的资源使用率标准。

而上面提到的这些数据，又需要监控系统来采集，而监控系统需要结合系统数据，模块数据，资源数据，才能得到最细颗粒度的监控数据，为我们的降本工作提供依据。
而降本的策略无非几点：

• 服务器的节点是不是可以减少
• 服务器的配置是不是可以降低
• 系统应用架构是不是可以优化
• 持久化数据的存储策略是不是可以优化

新增系统预算怎么控制

先控制好需求源头

新增系统的预算怎么控制，无非就是要搞清楚我们新增的这些系统的必要性，该做的做，不该做的不做，不那么紧急的，能放到下一年做就放到下一年做。控制预算，就是控制需求的源头，只做最重要，最紧急的需求，把钱花在最应该花的地方。

说到这里，其实就是各个研发团队要准备好材料，给老板讲好故事，至于故事怎么讲那就是研发团队需要好好琢磨的事情。重点是讲完故事要能够让老板能快速决策这个事情得做，得马上做。

再控制好资源评估

知道自己要做什么事，接下来就是根据企业的现状以及未来的增长趋势，结合需要实现的功能，评估出一份未来可能需要使用到的资源清单。这里只是一个初步的估算，是结合开发者的过往架构设计经验得来的，不一定非常的准确，但也八九不离十。

实际上，预算也是需要有系统来管理的，好的预算管理系统，可以帮助我们快速的输出预算汇总数据，可以像存量系统资源管理一样，细化到中心，部门，系统，模块。预算需要留存纪录，可以与降来真正进行预算执行时进行数据对比，实时查看预算执行情况，侧面反映出预算评估的准确性，为下一年预算提供有效输入。

总结

总体来说，抛开人力资源成本，企业IT资源降本首先是要搞清楚费用花在哪里了，要精确到系统，然后从TOP级的系统入手，结合资源使用情况，制定相应的成本优化方案。然后需要一个强有力的成本优化项目组来推动存量系统的成本优化落地。

另一方面也要控制好新增系统需求，做好预算管理和预算执行工作。