测绘成果资料档案管理制度

************有限公司

资料档案管理制度

2013年5月7日

************有限公司资料档案管理制度

目   录

一、测绘成果资料归档制度

二、测绘成果资料档案借阅制度

三、档案室管理制度

四、档案工作人员要求

五、档案鉴定销毁工作规定

六、资料档案复制制度

七、档案统计工作规定

八、档案保密制度

总则  测绘成果资料档案管理制度

为规范测绘成果及资料档案的管理，确保测绘成果、资料档案的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》并结合本公司有关规定制定本制度。

第一章测绘成果资料归档制度

    第一条  测绘成果及资料档案根据国家要求，制定归档范围及保管限期表（见附录一）。

第二条  测绘成果及资料档案必须按要求及一定的编号原则进行编号归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷首页为案卷文件目录并编制档案著录卡，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。

第三条  不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。

第四条  对归档的成果资料应做好完整的登记表登记，并录入计算机中以便查阅，同时对将登记表进行统一管理保存（登记表见附录二）。

第五条  长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。

第六条  成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续并填写移交（接收）登记簿（见附录三）。

第七条  数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救。

第八条  接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。

第九条  所有档案必须登记详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。

第十条  保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。

第十一条  各部门必须设专职或兼职人员管理测绘资料，做到职责分明，并应设置资料室和铁柜，存放测绘资料。

第十二条  将测绘成果资料档案工作列入总经办工作日程，并由总经办或其指派人员对档案管理工作进行定期或不定期检查，及时发现问题并协调解决。

第十三条  归档流程见附录四

第二章 测绘成果资料档案借阅制度

第一条  为了开发档案信息资源和企业的发展，更好地为社会主义建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本公司有关规定，制定本制度。

第二条  档案室应当根据工作的需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种档案参考资料，积极开发档案信息资源，为公司服务。

第三条  保管的档案，主要供本单位利用，不属于开放利用范围。对外提供利用须经领导批准。

第四条  对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出的阅览者，须经主管领导批准。

第五条  本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责人批准，方可借阅。

第六条  利用者借阅档案，须办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》（见附录五）和档案利用效果登记。 借阅机密、绝密档案材料，需经主管经理及保密责任人签署意见，报总经办批准后方可借阅（见附录六）。

第七条  利用档案一般在档案室查阅，确需外借利用者，须经档案公司领导批准。会计档案借阅，不得拆散原卷册，并按期归还。

第八条  利用者必须注意保护档案，不得拆散案卷，不得折叠文件，不得在文件上圈点、勾划或作其它标记，不得污染文件。未经许可，不得转借他人和随意复制、摘抄档案。

第九条  科技档案项目的腊底图、计算单、概、预、决算档案，概不外借；确需复制件的，须经公司有关领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室处理。

第十条  未经档案管理人员同意，不得摘抄、拍照、复制所查档案内容，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。

第十一条  测绘成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

第十二条  借阅国家密级测绘成果，不得擅自复制。确因工作需要复制的，须经国家密级测绘成果提供部门批准，并按原密级进行管理。

第十三条  查阅者应按规定及时清退档案，清退档案时，档案人员必须当面严格检查核对，如发现与原卷册不符，须酌情处理。

第十四条  查阅者必须保守档案机密，凡损坏档案和私自泄露档案内容，给国家、公司（集体）、个人造成损失和恶劣影响的，应按《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理，情节严重的要追究其法律责任。

第十五条  档案室应注意搜集档案利用效果反馈信息，不断总结开发利用档案的经验，进一步做好档案开发利用工作。

第十六条  借阅流程见附录七

第三章 档案室管理制度

第一条  为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，使档案更好地为社会和公司服务，特制定本制度。

第二条  保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。

第三条  档案室是保管档案专用区域，任何人不得在档案室内存放与档案管理无关的物品。

第四条  档案柜（架）排列应与窗户垂直，柜（架）与柜（架）、柜（架）背与墙壁保持一定的距离。

第五条  档案案卷按档案门类和载体进行各项目录编制规定（总目录、分类目录、卷内目录等）科学分类、排列、编号入柜（架），有序管理，不得任意挪动案卷的位置。案卷调出利用或加工整理，返还时必须及时归回原处。

第六条  档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

第七条  对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

第八条  档案室内应备有温湿度计和记录本（簿），坚持每日观察记录，做好温湿度调控工作，维持良好的保管环境并不断改善保管条件，档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在40-60％之间。

第九条  光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。

第十条  档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施，宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识。

第十一条  档案室管理人员每年春末在档案柜（架）内置放防虫药品，并定期进行检查，发现情况及时处理。

第十二条  档案室应安装防火防盗装置，置放灭火器材，加强防火、防盗工作。档案室周围要灭绝火源，下班时要关闭电闸。室内严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品带入档案室。

第十三条  要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采取有效措施，防患于未然。

第十四条  定期检查消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟练使用。

第十五条  档案室管理人员必须保持档案室的安保性能，不得损坏任何安全设施。档案室内的白炽灯不得任意更换成日光灯，不得自行任意变动照明线路。

第十六条  不准擅自安装电器开关和其他电器设备，严禁乱接、乱搭临时线。

第十七条  档案室照明不采用自然光源，防光窗帘（或遮阳板）不得随意拉开。

第十八条  档案入库前必须消毒除尘。要定期做好室内清洁卫生工作。

第十九条  档案的存放和提取利用均由档案室管理人员进行，其他人未经允许不得随意进出档案室。

第四章  档案工作人员要求

第一条  认真学习、贯彻《档案法》及《保密制度》，严格执行档案工作的规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。

第二条  档案管理人员签署保密协议。

第三条  忠于职守，负责完成测绘成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。

第四条  积极开发档案信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等各项工作服务。

第五条  负责档案借阅登记和利用效果收集工作。

第六条  负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案的完整与安全。

第七条  熟悉馆藏，做好档案利用工作，积极主动热情为用户提供服务。

第八条  积极参加各种档案管理培训活动，不断提高自身业务素质和岗位工作质量。

第九条  加强团结协作，遵守工作纪律，严格执行各项工作制度。

第十条  严格遵守保密制度，做好公司秘保证公司的机密安全。

第五章  档案鉴定销毁工作规定

第一条  为了优化档案室藏档案，加强档案的保管和有效利用，按照档案管理的有关规定，对己超过保管期限的档案，应本着“审查从细、留存从宽”的原则，及时进行鉴定销毁工作。

第二条  档案鉴定销毁工作必须在本公司档案鉴定领导小组的领导下进行，小组成员由主管档案工作领导和有关职能负责人及档案室人员组成。具体工作由档案部门和与形成档案内容有关的职能部门共同进行。

第三条  测绘工程鉴定档案必须按照公司颁布的《档案保管期限表》进行。

第四条  鉴定档案采用直接鉴定法，以案卷为单位，对档案的内容、名称、来源、完整准确率程度等，逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定。对重新考证、修订的应在案卷备考表中说明。对鉴定结果要写书面报告。需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明

第五条  销毁档案必须从严掌握。慎重从事。鉴定结束后，对确无保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，提出销毁报告，经主管领导和档案室审查后签字盖章，报公司审批或备案，再销毁。

第六条  销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密。销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。

第七条  对保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案，要根据需要适当延长保管期限。

第八条  应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。

第九条  销毁国家密级图纸或测绘成果，必须经省测绘行政管理部门批准。

第十条  被销毁的档案必须与销毁清册无误，为防止遗失和泄密，严禁将档案卖给废旧物资收购部门或收购人员。档案被销毁后，监销人员须在销毁清册上签字确认，以示负责。

第十一条  鉴定报告、销毁清册及审批文件，应存档保存。

第六章  资料档案复制制度

第一条  为了保守资料档案机密，维护党、国家和公司的利益，做好档案复制利用工作，发挥档案的社会效益和经济效益，特制定本制度。

第二条  档案复制由专人严格按照复制制度执行。

第三条  档案复制工作人员必须遵守档案保密守则，维护档案的绝对安全。复制一般档案，需经档案室领导批准后，才能办理复制登记手续和复制。并确保复制质量。非档案工作人员谢绝参观。

第四条  档案室一般不向借阅者提供机密和科技档案的概、预、决算档案的复制件；确需要复制件的，须经有关领导批准并进行登记，用毕后需将复制件交回档案室处理。

第五条  借阅者需要复制档案时，必须说明利用的目的和范围，不得要求复制与利用目的、范围无关的档案，尤其是机密档案。

第六条  档案复制工作人员必须遵守复制机械的操作、保养规程，时刻关注复制机械运作状态，注意保养。

第七章  档案统计工作规定

第一条  档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。

第二条  各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由单位分管领导指定专人负责填报。

第三条  要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。

第四条  对于上报的档案统计报表，由本单位主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责。

第五条  定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。

第六条  各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。

第八章  档案保密制度

第一条  为了保守档案机密，维护党、国家、人民和企业的利益，严格执行《保密法》、《档案法》，确保档案的完整与安全。

第二条  档案文件密级的界定、变更、解密，必须严格按照国家规定执行。

第三条  档案密保存的档案不属于开放利用的范围，只限于公司职工利用，不对外提供利用。外单位需要查阅、利用者，须经主管领导批准。

第四条  查阅、利用档案，必须严格履行登记手续。利用者须持本公司介绍信（查阅科技档案须经本公司总工程师批准），跨单位或部门查阅档案。须同时经归档部门领导的同意，借阅机密档案，须经分管领导批准。

第五条  利用者借阅档案必须说明利用的目的和范围，不得要求查阅与利用目的、范围无关的档案，尤其是机密档案。

第六条  利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人存储设备或其他记录工具等私人用品上记录档案机密。不得扩散档案机密。

第七条  档案案卷只限于在阅览室阅读，未经许可不得抄录档案内容。确需借出档案，必须经领导批准，借出档案须按时归还。

第八条  非档案工作人员，严禁进入档案库房。

第九条  非档案人员必须注意档案库房门窗的关闭情况和防火工作。尤其是在重大节假日，档案人员更应做好安全保密工作。

第十条  任何人不得携带档案文件外出参观、游览、探亲访友、办私事。

第十一条  档案室一般不向利用者提供机密档案的复制件；确需复制件的，须经领导批准并进行登记，用毕后须将复制件交回档案室部门处理。

第十二条  凡需销毁的档案，必须登记造册，报经档案鉴定小组审查、批准并进行监销。

第十三条  档案工作人员不得以任何理由为借口对外泄露档案机密，对泄露档案机密者，要根据情节轻重，依法处理。

第十四条  《测绘成果及资料档案管理制度》适用于************有限公司，请各部门、员工遵照执行。

第十五条  本制度最终解释权归************有限公司所有。

附录一  测绘资料归档范围、份数、保管期限表

序 号	测绘资料名称	份 数	保管期限
(一)长度测量
1	长度测量手簿	全份	永久
2	基线尺、补尺、野外比尺手簿及仪器检定资料(包括物理测距)
3	轴杆头水准测量手簿及基线端点水准联测手簿
4	折形基线角度测量手簿和归心投影用纸
(二)三角测量
1	点之记(点位说明)	2份	永久
2	标志占地同意书和委托保管书	1分
3	觇标类型图、标石类型图、重埋标石投影用纸和文字依据
4	水平角及水平方向观测手簿(包括方位点联测手簿)	全份	一、二等永久，三、四等及按旧细则测的二等五年
5	记薄(包括测站平差)		永久
6	归心投影用纸		一、二等永久，三、四等五年
7	天顶距观测手簿
8	仪器检定手簿
9	与其他单位联测手簿
(三)水准测量
1	点之记(点位说明)	2份	永久
2	路线图
3	标志占地志愿书和委托保管书	1份
4	水准仪及标尺检定资料	全份
5	水准观测手簿		一、二等永久，三、四等五年

续表1

序 号	测绘资料名称		份 数	保管期限
（四）外业调查
1	外业控制计算手簿
2	外业控制相片、调绘相片			至同比例尺重新航测时为止
3	外内业技术总结			永久
4	图历表(并入地图制印类)
(五)地图制印
1	编绘原图	1份			至有同比例尺新图为止
2	图历表				永久
3	印刷原图(清绘原图)	全份			至有同比例尺新图为止
4	印刷图	3份			一份永久，两份保存至有同比例尺新图代替时为止，如是根据国家正式出版的基本比例尺地形图缩小或放大者不归档
5	黑图	全要素2份   分要素1份			至有同比例尺新图时为止
6	技术总结	1份			永久

注：凡表内未注明保管期限的起算时间者，一律以归档时间起算。               

附录二  档案目录

档案目录
档案编号	文号	文件标题	责任人	页数	日期	备注

附录三  档案移交（接收）登记簿

档案移交（接收）登记簿
档案 目录号	档案 名称	所属 年度	移交(接收)日期	移交(接收) 原因	档案数量	页数	本数	备注

附录四  接收归档流程

附录五  借阅档案登记薄

借 阅 档 案 登 记 薄
序号	日期	单位 （部门）	案卷或文件题名	用途	批准人	借阅人	归还 日期	备注

附录六  资料借阅介绍信样式：

****资料借阅介绍信

第    号

资料室：

兹介绍我单位（部门）        等   同志前去贵公司借用（查阅、抄录或复制）如下资料，请接洽。

资料清单：

用途：

主管领导签字：                       ****总经办签字：

（单位盖章）                          （单位盖章）

年   月   日                           年   月   日

资料单位主管部门意见（签字）：

资料单位总工程师意见（签字）：

附录七  借阅流程