背景
我当时是个数据开发工程师,公司有一个管理驾驶舱的项目,因为项目管理组缺人,领导就把我叫过去帮忙管理一下项目。这个项目主要成员由一个业务BA(负责需求沟通,预约领导),我(技术,进度,需求沟通),乙方供应商。系统最终用户是各位CXO,主要为销售、财务、生产领域的负责人。
经过
从上任项目经理把项目接过来后,没两周业务BA前后换了两个人,新接手的业务人员C,属于被动型人员(没过多久他也离职了),然后BA这角色顺理成章就落到我头上了,秉持着对项目负责的态度,我承担BA,汇报材料制作,接口对接人,兼职数据开发,测试等N个角色。
第一个开展的需求是销售领域,我、业务人员梳理了一版维度和指标,主要有产量、销量、区域门店排名,新客指数,库存等营销领域关键指标,区分大区、日月年,总累计等维度,根据对业务理解,输出了一版指标定义,计算逻辑,跟外部系统以及其他相关人员确定了数据来源,获取方式。
我向我们部门领导汇报后,得到了领导的允许并约到ceo的第一次汇报时间。在汇报会议上我讲解了一遍目前指标,含义,实现效果,再根据领导和其他业务主管的补充,重新做了调整,一周后供应商出了高保真的UI图后。本来打算和ceo再汇报的时候,阴差阳错错过了,后面给需求说明书(已有其他领导签字)到ceo签字,试图”蒙混过关“,结果文件被人弄丢了。后面迫于信息化任务的上线压力,只能通过个人关系和供应商友好协商,好说歹说让把这个需求给上了。这是一次失败的项目。
后续补充,后面我听了一遍某业务部门给CEO的汇报,才知道我那次汇报有多么的粗糙,难怪上次汇报后,有个区域总监提了一嘴,这次会议是和领导开过的最轻松的一次会议。
再讲财务领域,有了上个教训,我们重视了流程上的重要性和处理策略。具体为,第一,一定要某个业务人员牵头处理和领导的对接问题,通过一层一层的汇报方式,对汇报材料进行调整,增加最终汇报的成功率。第二步,控制好项目范围,在项目初期阶段就要区分哪些是能做的,哪些是做不了的,在汇报里做引导,争取一次性通过汇报,不要留下待讨论事项。在财务驾驶舱的沟通实施过程中,一直保持跟财务部门的人积极沟通,他们也很给力,整个过程相对比较顺利,起码在流程上是能够满足项目交付需要。
最后是生产研发领域,做了前期分析,生产因为是外部和第三方共建的工厂,所以在数据自动化对接成本过高。研发领域因为研发过程中,量化难度较高,最后这个需求经过审批后,在我的层面没有继续推进
结果
新人来了,成功把项目甩出去了
复盘
1、为什么这个项目推的那么艰难?
第一个原因,这个项目不是源自公司管理层自己的需求,是按照集团统一标准执行的,内部并没有对应的需求,当时系统建设也没有到达能做驾驶舱的程度,好多系统都尚在建设当中。;
第二个是思想没有及时转变,在以前待的互联网公司习惯了敏捷项目,沟通成本少,流程少以及扁平化的管理,本身又是个开发,缺乏和公司高层对话的经验。这家公司有国企的背景,国企有自己的管理思想,很多东西需要在流程有痕迹。对合同、立项、验收付款没有感念而我当时并不懂这些。
第三个是是我缺乏做事的套路,没有项目管理的思想,不知道下一步怎么做,怎么更好的做。说白了就是没经验。另外,其实当时所处是个复杂环境,这点我后来才意识到。站在集团的角度,他们想尽可能管控好子公司,站在公司的角度上,就有点外行管内行,强行推行不合适的系统。从管理思路,人员配合,时机都不算好。但这个时候我们就没有做好的余地吗,也不是。
2、如果再来一次,我应该怎么做?
如果是现在的我,首先不接这种棘手的项目。说难听点,这种项目更像是上层为了完成对公司的管控,从细枝末节入手深入到公司的生产经营中,用来敲山震虎。如果再来一次,做的第一件事就是避坑,合理拒绝这种项目。
在拒绝不了的情况,我会这样做:
明白了项目深层背景的前提下,按部就班的按照pmp的启动、规划、执行、监控、首位这几大步骤,先保证流程的完整性,对内对外都有交代。再细化的步骤就是:
(1)先找到该CXO的能与你对话的下属A,跟他讲明清楚情况及要求后,让他帮忙汇报领导有这个事情。找之前最好先和A有一次正式的沟通作为项目的kickoff。
(2)跟A确认初步的需求方案,整理汇报材料,找领导汇报,在这个过程中还需要注意,关键的数据来源的系统支不支持对接取数,需要多久,做好和开发团队、内外系统的的协调,涉及的相关方要考虑到位,特别是数据来源系统,能不能支撑,什么时候能支撑。简单来说就是做好项目风险评估与控制。
(3)确保每个环节都有留痕。做好签字流程,解决好需求文档、测试报告、上线文档、验收文档,确保流程上合法合规。及时蹲守,每天跟进,每天一催
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杂谈
我一开始转型做项目经理后,曾经咨询了一个经验丰富的项目经理:
我:干这行就是每天跑签字,干杂活吗?
他:每个公司不一样,这个公司需要比较强的协调能力和业务理解能力。
我:我能学到什么东西?
他:你会变得八面玲珑。
在这个项目和其他项目都有了深刻的体会,虽然对人待物还不能够很丝滑的处理,但在为人处世上也算有点长进吧。
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