【项目管理】启动 - 项目启动会议

项目启动会议,召集所有的干系人一起,告诉大家我们要干什么,这件事情多重要、以及达成之后会怎么样。目的在于调动大家的热情,顺利推动项目。

 

1. 为什么要开项目启动会?

1.1 同步商业价值

人都倾向于去做有价值的事情,在项目启动会上,同步本项目的商业价值,让所有参会者清楚这件事情做成了会有什么作用,同时对后续的获得项目优先级授权有一定的作用。

1.2 明确干系人

一个项目要多方参与,在一开始就明确定位各干系人,一定成都市能够降低沟通成本以及发生未知风险的概率。尤其是要再领导面前,明确每个人的职责,避免会后项目经理找人时碰一鼻子灰。

1.3 明确里程牌

有节奏才有奔头,预则立,不预则废。在立项之初就要想明白几个重要的里程碑节点是什么、达成共识。一些项目在召开启动会时可能没有明确的里程碑,可以根据业务负责人的预期,确定出大概的里程碑。

1.4 获得授权

获得项目的授权和项目经理的授权,是启动会中最重要的事情。其对项目经理最大的价值,就是让领导站台,赋予项目经理推进整件事情的权力,同时调动大家的积极性。

 

2. 项目启动会之前的准备

2.1 会议材料

会议材料包括:项目的商业价值、里程碑、项目目标、干系人等,通过PPT的形式呈现。

2.2 参会人员

多点没事,千万别漏。重要的人必须参与,即使不能本人参加也要让其代理人/下属参加。

2.3 会议通知

先通知最重要的人,再通知其他人。先甲方领导,再乙方领导,谁最重要先约谁。根据最重要人的时间来协调其他人的时间。

2.4 会议节奏

每个阶段应该做的事情,项目经理应心中有数,需要领导配合的点也应提前告知。

 

3. 会中会后的注意事项

3.1 项目经理讲,但不要全程讲

项目经理讲话的目的是增强各干系人对于项目经理的向心力,增加项目经理的威信。不全程说是因为,在弱矩阵中,项目经理是推动和赋能放,有很多问题项目经理也是把控不了的,需要其他人来讲。

3.2 会议节奏要把控

  • 别冷场:如果有人提出的问题没人回答,可以请一个相关人员进行回答
  • 别超时:把握会议进程,超时时要及时把时间拉回来
  • 别纠结:对于一个问题,如果两方掐起来了,项目经理要及时引导,不要纠结在问题这,可以协调到会后解决
  • 别发散:别让启动会变成唠嗑会,发生偏差时要及时拉回来

3.3 为领导发声

对领导的指示要理解、贯彻。理解并反馈领导的指示比自己的想法更重要。

3.4 总结收尾

会后要有总结、有收尾、有会议纪要、有待办,并且及时完成。

 

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