论信息系统项目的采购管理

2013年8月，我作为甲方项目经理参与了湖南省公安厅警务地理信息基础平台的建设。

该项目是湖南省公安厅“天网计划”的重要项目，该项目投资1000万人民币，建设工期为1年。该系统利用空间地理信息技术，以电子地图为基础，以电子地图为基础，以公安宽带网络为依托，以信息共享和综合利用为目标，以实现公安基础信息基于空间电子地图的可视化查询和分析，从而提高在指挥决策、快速反应、反恐等方面的能力，为治安管理、警力部署、巡逻布控、安全警卫等公安业务提提供行之有效的管理手段。该项目于2014年8月通过了业主方的验收，应得了用户的好评。

本文以此项目为例，综合作者的实际经验，讨论了项目采购管理在项目建设过程中的重要性，论述了编制采购计划、编制询价计划、询价、供方选择、合同管理、合同收尾，最后总结分享项目管理的成功经验，以及项目存在的不足以及具体的改进措施。

正文：

背景！。。。。系统架构！。。。。系统模块！。。。。。

由于本项目的顺利上线涉及到业务的考核，因此在本项目中，采购管理就显得尤为重要。

这一点在聚业务复杂，范围涉及面广，项目干系人众多的特点于一身的湖南省警务地理信息系统中得到了充分验证。

一、编制采购计划

编制采购计划前，我组织相关行业特别是有同类型项目类型经验的专家，对平台项目的开发成本做了估算。一方面，估算平台大致成本，一遍检查是否有直接预算支出；另一方面，也可以作为合同的一个约束条件，控制项目成本。经过多次商讨，定出成本估算值，并决定采用固定总价合同类型。

编制项目采购计划最忌“关起门来，自作自受”，详细、科学、合理的采购计划是以项目实际情况作为立足点的。特别是对本平台的项目，业务复杂、范围涉及面广、项目干系人众多，项目时间紧。因此，在制定采购计划前，我们多次走访各部门业务人员，并特别就业务关键岗位进行了全方位的学习和深入了解。这大大方便了我们界定清除项目范围，制作出初步的项目范围说明书，并以其作为基础制作了项目采购工作说明书及采购计划。

为规范项目采购管理工作，我们同客户方共同制定了“三审”制，即采购申请审批、询价申报审批和到货验收审批三个关键点的审查。

采购申请审批是在项目选型经过技术论证、用户试用并确认后开展；

询价申请审批是在确认供应商，并通过谈判确认最终采购价格后开展，同时需要提交供应商相关证明文件、售后保证等承诺等文件；

到货验收审批是依据采购合同，执行到货验收的审查工作。

“三审”制对于保证采购工作合理，规范的开展，发挥了重要作用。

 

二、从满足实际需求出发，合理、规范、高效地完成项目采购工作

在招标过程中，我们现在本市的政府采购中心网站登录相关招标信息，并举行了最初的供应商碰头会，

我们就参与投标的各个供应商  一个初步了解，也有利于签字供应商对我们的项目有一个清晰、共同的

理解。

投标之前，我会同相关行业专家就相关竞标企业进行了摸底排查，大致对其规模和实力有一定的了解时，就平台项目的实际情况知道了评标的标准及策略。

招标过程中，我们先根据本行业信息系统的要求，设置筛选系统：要求竞标企业必须拥有计算机系统系统集成二级资质和国家涉密计算机系统集成乙级资质。然后根据前期研讨会确定的项目技术参数以及验收标准，按照重要程度对每一个评价标准设置一个权重，按照供方所得项目技术标准综合分，结合项目建设价格作为选择供方的重要依据。

经过几轮评选活动后，我们选择了一家规模和实力比较大，技术综合得分及性价比都比较高的A公式作为

本平台项目的供方。A公司作为本行业的领先者，拥有多个类似项目的成功案例，而且之前也和本事交警

其他业务项目合作，用户口碑和行业评价都比较好。

三、高度重视采购风险，采取有效的措施控制采购风险

应用支撑平台的采购实施是该项目的重要建设内容，决定项目建设的效果和正题实施进度，

加之涉及采购金额较大，必须要高度重视和控制采购风险。详细的采购合同是项目的“宪法”

合同中定义不清楚或者不定义，在项目建设时项目经理就无法控制各个供应商。

 

回顾整个采购历程，经历了自制-采购-决策、试点应用、专家评审三个阶段。

在自制-采购决策阶段，两条腿走路策略，一方面采用自行开发方式，只限于公共基础模块；

另一方面在对市面上主流的应用支撑平台进行技术论证。事实证明，采用自行开发的方式，开发出的产品

存在质量等诸多问题，后因客户不认可中途夭折。市面的产品从功能和性能上大多不能完全满足用户的需求，经过项目组反复技术论证，并通过集体评审。

 

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