12. 信息系统项目的采购管理

第一部分 概述

1. 概述

在《中华人民共和国政府采购法》《中华人 民共和国政府采购法实施条例》(国务院令第 658号)文件指导下，重点掌握如下内容: 
(1)掌握“做什么”，综合掌握项目采购主要过程的输入和输出。
(2)掌握“用什么来做”，精通各种方法、技术和工具，清楚这些工具的优点、缺点以及相互关系。
(3)在采购管理活动中，重点关注采购计划审定、采购团队建设、采购过程中的资源协调、采购过程监控、采购风险评价和应对、采购绩效评估、采购变更控制决策等要素。
(4)掌握规范采购，控制采购成本，向项目贡献“利润”。
(5)掌握基于组织的经营目标和经营政策展开项目采购相应的运营活动，包括采购战略合作管理、采购管理过程、采购管理技术和工具等3个方面的内容。

2. 战略合作

随着经济全球化进程的加速和需求多样化趋势的加强，企业间的竞争日趋激烈，市场不确定性急剧增加，企业仅靠自身已无力应对激烈的竞争，而应借助供应链的力量，整合各成员企业的优势资源，形成整体竞争力。

因此，必须摈弃“以企业为中心”的传统管理模式，代之以现代战略合作的管理模式。战略合作的管理本质是供应链管理。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系,基于信任和共同目标，共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协议关系。

2.1 供应商战略合作伙伴关系的构建
供应商战略合作伙伴关系构建的流程主要包括:分析市场竞争环境，合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴关系的标准、评价和选择合作伙伴以及建立和实施合作伙伴关系等。

1.合作伙伴的主因素分析
合作伙伴的评价、选择对于企业来说是多目标的，包含许多可见和不可见的多层次因素。合作伙伴的业绩、交货能力、产品质量、产品价格、提前期、库存水平、产品设计等方面都影响着信息系统建设项目的成功与否。

2.选择合作伙伴的标准
选择合作伙伴的标准应该建立在总成本最小化、敏捷性强、风险最小化的原则之上。另外，利润的分配是否合理，文化和管理的兼容性，财务的稳定性，合作伙伴的能力和定位也是不容忽视的，这将影响到与合作方的长期合作。

3.合理的评价与选择

对合作商的综合评价主要针对其基本资质、资信情况、市场及技术能力等方面进行综合考察和评价，其评价流程为:
(1)合作商提交三证合一的营业执照复印件、公司基本情况资料(含基本资质、人员构成、近两年业绩等)、能证明公司资信情况的材料、能证明公司技术能力及特长的资质及材料等，加盖公章。
(2)在合作的项目中需填写项目基本情况、选定的项目合作商及优势分析、合作风险分析。
(3)根据合作商提供材料，对合作商进行综合评价，填写《XX公司项目合作商综合评价、审批表》(表12-1)， 主管领导批准通过后，签署《项目合作协议》，才正式成为合格的项目合作商。

 2.2 供应商战略合作伙伴关系的管能、评级

1.建立信任监督机制
2.合作伙伴的激励机制

第二部分  采购管理过程

项目采购管理，是指从外部采购项目工作所需的产品和服务的过程。以项目所需采购的产品或服务为基础，科学地制订了一个较为完善的采购计划。采购计划明确了采购产品清单、采购数量、采购方法和采购时间等重要信息。

项目采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购等4个过程。

1.需求确定与采购计划的制订
2.供应商的搜寻与分析
3报价	竞争性报价：量够大；需求清楚；无特定供应商；有较多的合格竞争者。--竞标 谈判；
4.拟定并发出合同定单	企业根据确定的采购需求与采购计划，在企业的采购定单模板中填上采购内容和要 求形成采购定单，采购定单需经过评审，并得到批准。 采购定单批准后，企业采购人员向供应商发出定单。
5. 签收，验货，收货
6. 开票付款
7. 记录过程

2.1 规划采购管理，制定采购工作计划，采购确认，询价比价定预算，自制外购，供方选择定标准

1. 采购工作说明书---采购申请单（项目范围基准中的采购内容） ●依据项目范围基准，采购编制工作说明书(SOW)，对将要包含在合同中的部分项目范围进行定义。 ●采购SOW应该详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供。 ●工作说明可包含规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他。清晰、完整和简练。 ●在采购过程中，应根据需要对采购SOW进行修订和改进，直到成功所签协议的一部分。 2. 采购文件： 即潜在卖家的报价建议书。 3. 采购计划， 采购计划记录了买什么、不买什么( 自制)、什么时间买等信息，为整个采购过程提供指南。.
规划采购管理内容
1. 供应商管理	供应商的调查选择 供应商的评估--走访、竞标、协商 采购方的合格评价--就一个项目来讲 供应商质量管理
2. 产品采购目录管理	1. 识别需求 2. 需求类型，单独，从属 3. 需求分析、统计、确认 4. 需求变更管理
3. 采购计划管理	项目申购汁划（任务）单--数量，时间； 询价比价，编制采购预算 采购计划审批，合同会签
4. 自制-外购决策

2.2 实施采购，选定卖方，签订合同

根据项目管理计划、采购工作说明书、采购计划、供方选择标准、供应商报价及建议方案书和自制外购决策等，选定卖方，谈判和签订合同的过程。

1.询价比价管理	《采购询价记录表》 《采购询价记录表》
2. 采购谈判	采购谈判中常用谈判策略 最后期限： 为达成协议，定一-个最后期限，f 意料之外： 用新的信息带来的惊奇使对方同意 有限的授权：声称没有能力把刚达成的协议最后确定下来(-种拖延时间策略) 人不在 ：声称那位有最后权利的人不在场 公平合理： 提出与其他一些情况的比较 战略延迟： 要求休会，以便把注意力从现在的讨论中移开，或改变谈判部署 共同推理：- -同研究处理遇到的问题 撤回 ：就一个问题进行假的攻击，然后撤回(以便把注意力从一个弱点转移开) 讲道理：设法使对方的要求显得没有道理 建议仲裁 ：用来恐吓对方达成协议的一种办法 既成事实：声称所争论的一个问题已被决定下来，或已经解决，因而不可能加以改变
3. 合同会签	若发现所询产品与《项目采购计划(任务)单》要求有差异(如供货周期长、设备已经停产换型、产品提价等因素)，采购应填写《采购异常信息处理表》中“采购异常信息”“处理意见建议”两栏内容，经审批同意，再按新的要求实施采购。需重新申请采购。
招投标

 2.3 控制采购，管理采购关系，监督合同绩效，管理变更与纠偏，结束合同

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要管理变更和纠正的过程。

1. 合同执行出现偏差，则需要制定纠正措施。
2  合同更新，则提交更新后的合同及其相关文件。
3. 合同的提前终止(因各种原因、求便利或违约)。
4. 财务管理工作，分期付款，监督向卖方的付款。卖方完成多少工作，就付多少款项。
5. 在合同收尾前，经双方共同协商，可以根据协议中的变更控制条款，及时对协议进行修改。

通过检查与审计，验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度。如果合同条款允许，某些检查与审计团队中可以包括买方的采购人员。

索赔管理： 如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，甚至对变更是否已经发生都存着分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。有争议的变更也成为索赔、争议或
诉求。 谈判是解决所有索赔和净议的首选方法。

采购审计是从采购计划编制到合同管理的采购过程中的一种结构性审查。采购审计的目标是找出采购过程中的成功和失败之处，以保证成功的对项目或其他项目的采购合同进行准备和管理。

1.采购不合格控制
2，采购档案管理
3， 采购货物管理	1)仔放坏境安水 存放环境应保证适宜电子产品存放的温度、湿度、照明电源;独立、可靠、正确的 接地;具备防尘、防潮、防盗、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通风的功能。 2)设备存放和标识 设备的存放分两个区:合格区、异常区。 设备标识内容: (1)分类可分高端产品类、低端产品类、软件产品类。 (2)存货代码。. (3)设备名称。 (4)设备型号。 (5)进货日期。 存放的原则，管理清晰，便于库管员取放;软件产品类需存放在具有防潮、防磁、 不易受损的专用处，存放前进行病毒检查，实行封闭管理。异常类产品即指不能满足工程需要或已损坏的产品，此类产品需与正常产品隔离存放。 3)入库条件 (1)检验合格的产品，《进货检验记录单》作为办理入库的条件之一-。 (2)库房核对采购设备对应项目准确无误，作为办理入库条件之二。 (3)供应商提供的运货单或者到货证明，作为办理入库条件之三。 4)存放管理 (1)采购产品在公司存放期间，库管员应定期检查库存情况，防止采购产品在贮存 期内的劣化、损坏和变质等。 (2)出库时，领用部门经领导审批《材料领用单》同意后方可在库管处办理《出库单》。货直接到现场的情况，还需提供设备用户点收清单或设备供货确认报告(复印件)。 (3)库管核对《出库单》后发放产品。 (4)库管应定期对库存情况进行盘存，并报送公司主管领导，保证库房内的物品其 帐、物、卡三者相符。

 2.4 结束采购，

结束采购是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考。

、1. 合同结束；  2. 组织过程资产更新。

 第三部分 技术与工具

专家判断	三种形式: (1)专家个人意见集合法:先征求专家个人意见，然后加以综合，确定预测值。 (2)专家小组法将专家分成小组，运用专家们的集体智慧进行判断预测 (3)德尔菲:通过函询方式向若干专家分别征求意见，各专家在互.不通气的情况下，根据 自己的观点和方法进行预测，然后把各专家的意见汇集到一起,采用不记名方式反馈给各位 专家,请他们参考别人意见修正本人原来的判断，反复数次，最终确定预测结果
采购管理信息系统
合同类型

3.1 招投标相关细节

《中华人民共和国招标投标法》《中华 人民共和国招标投标法实施条例》关于时间节点 《条例》第二章 ●第十六条招标人应当按照资格预审公告、招标公告或者投标邀请书规定的时间、地点发售资格预审文件 或者招标文件。 ------资格预审文件或者招标文件的发售期不得少于5日。--发售时间不少于5天； 第十七条招标人应当合理确定提交资格预审申请文件的时间。依法必须进行招标的项目提交资格预审申 请文件的时间，自资格预审文件停止发售之日起不得少于5日。 ---资格预审文件，申请时间不得少于5天，自停止发售日起 《条例》第二章 第二十一条招标人可以对已发出的资格预审文件或者招标文件进行必要的澄清或者修改。澄清或者修改的内容可能影响资格预审申请文件或者投标文件编制的，招标人应当在提交资格预审申请文件截止时间至少3日前，或者投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取资格预审文件或者招标文件的潜在投标人;不足3日或者15日的，招标人应当顺延提交资格预审申请文件或者投标文件的截止时间。 ---招标文件和资格预审文件需要澄清或者更改的，要在资格预审文件截至前3天；或者投标结束日前15天； ●第二十二条潜在投标人或者其他利害关系人对资格预审文件有异议的，应当在提交资格预审申请文件截止时间2日前提出； 对招标文件有异议的，应当在投标截止时间10日前提出。招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前，应当暂停招标投标活动。 -----对资格预审文件有异议，要在截至之日前2天提出； -----对招标文件有异议的，要在投标截至之日前10天提出。 《招标投标法》第二章 第二十四条，依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。 -------招标文件发布----投标截至----不少于20天。 《条例》第二章， 第五十四条  依法必须进行招标的项目，招标人应当自收到评标报告之日起3日内公示中标候选人，公示期不得少于3日。.投标人或者其他利害关系人对依法必须进行招标的项目的评标结果有异议的，应当在中标候选人公示期间提出。招标人应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前，应当暂停招标投标活动。 ------------评标报告后3天内发布中标候选人 《招标投标法》第四章 第四十六条招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。招标文件要求中标人提交履约保证金的，中标人应当提交。 --------中标后30天内，签订合同 第四十七条依法必须进行招标的项目，招标人应当自确定中标人之日起15日内，向有关行政监督部门]提交招标投标情况的书面报告。 《条例》第四章 ●第五十七条招标人最迟应当在书面合同签订后5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。
1.提出质疑：供应商在知道或应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向采购代理机构提出质疑（《政府采购法》52条）。 2.质疑答复：采购代理机构收到书面质疑后七个工作日内对供应商做出答复（《政府采购法》53条）。 3.提起投诉：供应商如对答复不满意或采购代理机构未在规定期限内作出答复的，供应商在答复期满后15个工作日内，向同级财政部门提起投诉（《政府采购法》55条，投诉处理管理办法》第7条）。 4.审查投诉：财政部门收到投诉书后，在五个工作日内进行审查（《投诉处理管理办法》第11条）。 5.受理投诉：财政部门对符合投诉条件的投诉，自收到投诉书之日起即为受理投诉第11条