PM经验谈 项目管理工具必备的5个功能

【51CTO.com快译】项目管理与软件开发总是很难协调。有太多事项需要计划、控制和管理，管理人员很容易迷失在这个过程中。所幸，市场上有各种各样的项目管理工具，挑选一些适合自己的工具非常重要，但也需要你花费一定的时间去筛选。为什么需要花费时间呢？因为大量的项目管理工具不是非常有效、不好用或者是炒作过度。所以，管理者必须清楚的了解项目管理软件的特性，每个工具都应该具备高效的软件开发所需的特性。

选择合适的软件重要吗？
答案是肯定的。当一个项目经理想要一种便捷高效的管理方法，首先他应该准备好去完善自己的计划，这之中包括很多要点。诚然，在任何情况下，管理者都需要定义项目计划的目的、利益相关者、确定项目的目标、定义项目的范围、团队成员的角色和职责，他们需要在有效的项目管理工具中安排这一切。除了基本的强制性功能（如任务分配、进度跟踪等），还有一些其他功能，如果没有这些功能，您的软件开发项目很有可能会失败。因为发展所需，让我们找出有效的软件应具备的5大特点。

1.风险管理
没有一个项目不存在风险。不可预见的情况总是发生在发展的各个阶段，当然，它们对计划有不同的影响。通常，不可预见的发展有消极的影响。但是有时候也相反。无论如何，不可预见的情况和风险影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等等。

如果你从事一个长期而复杂的项目，这个功能是必须的。因此，为了避免不可预见的支出、项目占用时间太长、业绩质量下降，任何管理者都应提前计算所有风险。这个功能是你的项目管理工具必须要有的。

*推荐工具:Mindjet

　2.资源管理

资源管理是软件开发项目的一个组成部分。什么是资源？它们可以是物质的（如设备）、劳动力（你的团队）和支出（每个资源的成本）。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有用的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理人分配任务，还能计算支出。

每个项目经理在设置资源的时候都会考虑到成本问题，他会意识到整个项目的成本，各部分占用的资源是否过多或过少。因此，在软件开发过程中使用工具软件的资源管理功能是非常必要的。

*推荐工具:Wrike

　3.任务关联/重要事件

你曾经从事过开发项目完全分离的工作吗？我敢肯定，从来没有过。例如从任务1关联到任务10这样。各阶段任务是不可能彼此分开的。这就是为什么所有的优秀工具都提供任务关联功能。绝大多数的工具允许你通过几次点击和拖放来实现关联功能。

重要事件功能用于沿着时间线在项目中标记重要的或其他特定的点。如果一个里程碑项目（重要事件）临近，那么，攻克这个重要事件将使你的项目朝着正确的方向前进。软件开发中的里程碑事件很多，比如完成一个新功能的开发，第一次专家外部审查，第一千个注册用户等等。

*推荐工具:MSProject

4.团队协作

你一定知道，在一个工具中不需要在不同软件和屏幕之间切换就能与你的团队进行沟通协调是多么重要。适时、顺畅的沟通，在开发过程中是必须的。这是伟大的想法，也会使您的产品更完美。

那么，项目管理工具提供了什么呢？首先，它们提供交流能力，比如评论任务或附加文件--没有人想在外部工具中丢失重要信息。还有一些其他的协作功能，例如把你的项目进度用图表的方式导出。参与项目的任何人都需要共享功能，以获得查看和编辑权限的即时访问权限。如果你在开发计划中有些失误，有的工具还能提供历史修改功能，可以撤销一些步骤恢复以前的版本。

*推荐工具：GanttPRO

5.基准评估

基准评估功能可以提供项目经理计划工作进度和实际工作进度之间的评估和分析。有些项目管理工具有这样的功能，但这个评估不是自动计算的。所以项目经理必须手动完成这个操作。选择一个带有基准评估功能的项目开发工具会对你有监督作用。

作者：刘妮娜译

来源：51CTO