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12月28日，周三，王烨打开电脑，看到培训部宋雪薇给自己微信发的消息：“王总，您别忘了下午2点在天机会议室，还要给我们做软考分享呢”
王烨说：“放心，忘不了。”
然后开始看未读邮件，有公司年会的通知。
新春到，鸡年至！在这辞旧迎新之际，为了对公司过去一年的辉煌成绩进行总结，对全体员工在过去一年的辛勤付出表示感谢，公司决定于2017年1月20日举办年终总结大会、节目演出、幸运抽奖及晚会聚餐活动。希望大家提早做好节目准备，有什么好的建议，可以发邮件给人力资源部吴梦。
还有一封是PMP的续证加油站
您好：
您的PMP证书马上就到期了，要加油咯！ PMI（中国）在此提醒您请尽快申报满60个PDU，并且办理相关续证手续，以免您的证书失效。更为重要的是，如果您的证书由于到期不更新而失效，您则需要重新参加考试才可获得新的PMP证书…
王烨有心不再续费了，PMP证书拿到手六年了，每三年交1000大洋，纯支出没有任何收入。但想了一会，决定再续一次吧，下一次到期就不续了。
王烨正在看邮件时，肖逸推门进来了说：“老师，北京电信已经开始施工了，但是施工人员少，施工质量不高。施工注意事项多，过程中风险点、关键点无系统文档参考。该怎么办呢？”
王烨想了下，说：“抽调其他省份项目人员、其他项目运维人员来京支持，临时聘用第三方代维。一是让专家做各机房完工项检查。二带熟悉人员和现有尚未熟悉人员先配对施工一两个机房。过程中指导并告知事项关键点及风险点。三各机房施工人员每天施工完毕，日报以短信/微信/邮件方式告知北京电信资源项目经理，今日施工完成项，需要协调问题，明日计划。四把专家手机告知所有施工人员，以便过程中遇到问题可以咨询，而非自己寻求解决方案，导致进度延迟，或有质量缺陷。”
王烨又说，“现在陆续有省份开始实施了，你这也需要开始写日报了。”
肖逸挠了挠头说：“我以前做过单个项目的日报整理汇报，单个项目的项目日报都需要整理好几个小时，现在让我一下子收集19个省的日报，时间根本不够用啊。”
王烨喝了口茶水说：“做项目的一个核心技能是日报管理。一个是自己的日报，一个是团队成员的日报，尤其是群组项目，日报管理更是项目经理把控项目进度的一个核心的关键点。以我之前做的一个群组项目为例，这个项目是运营商的省份项目。当时我管理三个运营商50多个省份的并发项目，如果按照普通项目，每个项目列详细计划，跟进度，发日报，精力肯定不够。
所以我提炼了下项目的关键里程碑，然后把各个部门每个里程碑点需要完成的职责梳理了下，每个关键里程碑由一个或两个部门的人员负责，其他几个部门协助负责。然后梳理优先级批次，把所有项目省份分为三批，每批大概15-20个省份，每批项目的进度历程碑时间控制在十天之内。然后首先讲明这三批项目各个的时间里程碑安排，每个里程碑的各个责任人在时间节点需要完成的任务和考核标准。
然后让他们每天给我发日报，三句话：今天干了什么，计划明天后天干什么，目前存在什么问题（以里程碑时间为准，如果时间内完成不了就有问题）。然后梳理确认各省的进度，并通过每个人的日报初步判断，这个人的进度是否有风险，是否是真实的反馈等，然后根据初步判断，再打电话跟责任人沟通，一是确认下他反馈的进度是否是真实的进度，目前他对需要完成的任务是否清楚，询问下当前的具体问题，并给出初步的解决方案，如果对方仍然解决不了，判断下这个问题的严重程度，必要时把这个问题升级，分配移交给下一个责任人，并指定他需要完成的工作，并跟进后续的问题。
收集汇总所有项目成员的情况后，开始整理自己的日报，也是主要写三句话。第一句是项目目前的进度情况，每个省目前是什么进度。第二句话是最近两天的工作安排，每个部门每个人需要他们完成那些省的什么任务。第三句话是目前需要各个领导层处理的问题，需要领导帮忙与其他厂商沟通一个分工分解，需要领导帮忙催促采购部门加快某些省份的采购发货等等，通过日报让公司领导层，项目团队成员了解项目目前的进展和存在的风险，以及后续项目的安排。写日报切记：不要演绎，忠实反馈。
项目管理的过程其实是一个细心跟进和快速判断决策的过程，项目经理要迅速思考并给出一个初步的解决方案。跟进项目进展其实是跟进人，有些人反馈的进度，不用核实直接采纳，有些人的反馈可能需要再详细确认。管理多并发群组项目，一定要做好知识的共享和传递，减少二次犯错的可能。”
王烨看了看似懂非懂的肖逸，说：“没事，一会我帮你梳理第一版日报，不过后期你需要独立完成了。”
肖逸连忙点了点头。王烨说，“首先要调查下省份的情况，”说完整理了一封邮件，发给所有的电信资源管理省份项目经理和省份销售。

各位好：
请各位电信资源管理项目经理确认几件事，尽快，产品线根据反馈情况然后分配资源调测，如不反馈，则调测时间押后，请务必即时反馈，谢谢。
1、请提供本省的规定检查时间，
2、请提供本省的传输厂家、厂家接口人、版本
3、请提供预计本省割接完成时间，即研发可以开始调测时间。
4、到货如有问题，请即时联系采购部朱宗博，并告知本省销售、王烨和肖逸。
5、请提供本省服务器列表。
6、请确认并补填《电信推荐表20161227》
7、请反馈各个机房流量全不全、是否通公网、是否我们自己部署的，是windows还是linux。
以上事宜请各位项目经理，及各位销售重视并及时反馈，谢谢。

发完邮件后，王烨开始打电话给浙江、陕西、新疆、河北询问下进度情况，挨个询问项目现在的进度，最近他们要开展的工作，和需要协助的事情，写了这四个省的工作日报。

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请查收1月28号电信IRMS项目内部日志，研发会根据这个日报进行相应资源配置，日志如与现场情况不符，请即刻与我联系，以免耽搁现场自测及抽测，谢谢。
风险省份：

浙江：温州全到，金华全到，宁波少LB， 滨江缺100G板卡–设备到货情况
浙江准备月底前完成9个机房的割接，1月初完成其余机房割接。1月底检查（具体时间未定）
目前我们与传输系统各自在实验室环境中部署新版本，对接测试。

陕西：全部到货。张家堡机房流量全，可以封堵；联建机房没有流量，@陕西-张坤正在处理，28号局方检查。
研发支持人员：李宁、张明亮

新疆：机房还没入驻，不在检查范围内。（刚收到一部分设备）

河北：全部到货，流量全，封堵成功；局方要求28号完成与传输系统对接，29号联调，1月6号局方检查。”

然后叮嘱肖逸：“群组项目经理写日报时，一定要务实不要务虚，不要写套话、废话，一定要用精炼的词语反馈省份的情况，告诉大家需要干什么。”
顿了顿又说，“其他省的你打电话统计吧，顺便统计下省份反馈的《电信推荐表20161227》。”
过了一会，王烨看肖逸统计表格时手动设置颜色，说 ，“在excel进度表中设置颜色确实会显眼一些，但是19个省份，二十多项统计项，你一个一个的设置，不嫌麻烦么，而且每天都要更新。”
肖逸说，“那怎么办呢？”
王烨直接分享给肖逸一个链接，说这是我之前整理的《EXCEL如何做单元格下拉和自动变色》的文档。

笔者经常做一些统计表，比如各省完成情况，省份进度等，其中不同的情况进度使用不同的颜色标注，这样方便自己和其他审阅者阅读，但是一个个调整颜色太麻烦，而且很容易出错，如果做成根据调整情况进度后，颜色自动变更，就会减少很多工作量。所以就查了下方法，现在分享给大家。
1、 制作单元格的下拉选项，在“数据”-“数据验证”中，在设置栏中，允许里选择“序列”，在数据有效性窗口中，在有效性条件下拉列表中选择序列。在来源的输入框中，将下拉选项的按钮名称键入到框中。如有多个选项则以“，”分开。

2、 在完成下拉选项框的制作后该单元格就具有了下拉功能。但文字没有底部颜色。需要再添加底部颜色，同样选择要添加颜色的单元格。在“开始”-“条件格”中选择“新建规则”（如已设置过底色可选择管理规则），新建格式规则中选择“只为包含以下内容的单元设置格式”，在“单元格式”中选择“等于”，然后填写你要的状态，如：已完成、进行中、未开始、有问题等。然后为每种状态设置不同的颜色。

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