邮件合并保存为一个个单独的文档_秒杀众生———WORD邮件合并

 秒杀众生——Word邮件合并

在实际工作中，人们有可能会向多人发送主体内容和格式相同，仅姓名、称谓、地址等几处内容不同的请贴、邀请函、通知信件等。如果分别为每个人制作一份Word文档，修改一张打印一张，会相当烦琐。Word提供了“邮件合并”功能，只需制作一个Word文档，然后根据表格进行合并即可生成分别要发送给每个人的文档，每个文档中自动编辑好属于每个人的不同信息，提高了工作效率。该功能具有极佳的实用性和便捷性。

一、 什么是邮件合并

邮件合并的原理是：将一个主文档和个数据文件合并批量的生成系列文件。

1.创建主文档

主文档就是将多份输出文档中相同内容制作为一个Word文档，相同内容如信件的信头、主体以及落款等。另外还有一系列指令(称为合并域)，用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，如收件人姓名地址等。

2.数据源

数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据，通常它保存了姓名、通讯地址、电子邮件邮址、日期、时间、号码等数据字段。

3.邮件合并的最终文档

邮件合并的最终文档包含了所有输入结果，其中，有此文本内容在输出文档中都是相同的，而有些会随着收件人的不同而发生变化

二、邮件合并步骤

当主文档和数据源文档分别制作完成后，就可以进行邮件合并了。邮件合并最主要的操作就是在主文档中添加邮件合并的域。其具体合并的操作方法如下：

知识锦囊：邮件合并三步曲

前提：一个文档模板和一个表格(可以Word或Excel表格等)。

1.“邮件”——“开始邮件合并”——“开始邮件合并”——“邮件合并分步向导”。

2.在邮件合并分步向导中点“下一步”，“下一步”……直到第3步停止。①选择“浏览”(打开表格)，在计算机中相应位置找到邮件合并所用的表格(注意：如果表格是Excel的表时，要选对应的工作表)。②在“编写和插入域”子菜单中选择“插入合并域”，在文档相应位置插入表中相应的域名。③如果要设置相关要求(规则)时，在“编写和插入域”子菜单中选择“规则”。

3.第三步完成后，点“下一步”，“下一步”……到第6步停止。此时会生成一个文档，此文档称为邮件合并的主文档，以文件名保存；在“邮件”菜单下，选择“完成”子菜单(最后一个子菜单)，“完成并合并”——“编辑单个文档”——“全部”，此时会生成表格中所有记录的文档(多页文档)，此文档称为邮件合并后的可以单独编辑的单个文档，将此文件以文件名保存。

知识锦囊：

• 邮件合并到第四步插入合并域时可使用邮件选项卡——邮件选项组——规则按钮——在下拉列表库中选择相应规则设置(例如：如果/那么/否则；跳过记录；下一条记录)。

• 邮件合并到第五步时单击编辑收件人列表可对收件人信息进行排序和筛选等操作。

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