修炼可信的大脑副本：《Get Things Done》

武林高手被偷袭时，能迅速反应，反败为胜，这是因为他练出了能自动发挥的身体副本。

 

我们的大脑也需要这样的副本，让我们对信息的洪流既脱离，又控制，Get Things Done.

 

Scrum中的各种列表，是集体的大脑副本。

 

 

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焦虑是由于缺乏控制力、组织管理、准备和行动不足所造成的。

 

 

我在这里所介绍的方法主要基于两个目的：（1）抓住所有一切需要处理的事情（现在的、以后的、将来某时的；大的、小的、或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。（2）训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来，在任何时候，你都把下一步行动计划掌握在手，可以实施或者进行再议。

 

横向和纵向的行动管理

 

你需要从横向和纵向两个角度出发来控制各种任务、工作和行动。“横向的”控制保证了所有行动都具有连贯性、逻辑性，让我们把你的神智想像成警察局的雷达吧，它一刻不停地对你周围的一切事物进行扫描监测。它可能捕捉到 24 小时内吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：药店、管家、玛萨姑妈、战略计划、午餐、办公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顾客、需要擦的皮鞋，买邮票、存一张支票、预订旅馆、取消一次员工会议、今晚去看一场电影等等。你也许会对自己在仅仅一天的时间里需要考虑和处理如此之多的事情而感到惊异不已，因此，你需要配备一个完善的系统来辅助你记录尽可能多的工作，并在需要时及时地提供必要的提示，确保你能够快速而轻松地从一件事情过渡到另一件。

 

相比之下，“纵向的”控制则是指针对每个具体的主题和工作所进行的思考。比如，吃晚饭时，你和你的配偶谈论起下一次度假，这时，你内心深处的“监控雷达”开始锁定这一信息—你们将去哪里，什么时候去，将做些什么，要作什么准备等；或者你即将对部门进行重组，你和老板需要商讨一些决策；或者你仅仅需要挑选一个日期，在那天给一位顾客打一个电话。从广泛的意义上讲，这就是“工作计划”，它的重点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序，至少在目前是这样的。

 

横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。恰到好处的行为管理能够令你轻松自如地游历于工作和生活的广阔领域之中。同时，适度的工作计划能够使你清楚地认识到所需的具体环节，并且紧抓不放。

 

主要的变化：把一切赶出你的大脑

 

如果你把一切事情仅仅存储在大脑里，那么，你就无法真正地获取我所承诺的那种轻松的控制感。你将发现，本书中所描述的这些独立的行为正是目前你正在按部就班进行的事情。我与其他人迥然不同的做法是，我将所有的“材料”百分之百地存入一些实实在在的工具篮中，而不是遗留在我的头脑中，并且利用这些工具进行处理。这一方法适用于一切事务—重大事件或者微不足道的小事，个人的私事或者工作中的问题，突发事件或者不甚紧急的情况，无一例外。

 

横向管理工作进程的 5 个阶段

 

如何掌握既轻松又不失控的知识工作，我所教授的这个技巧的核心部分就是征服工作进程的 5 个阶段。无论在什么情况下，我们在工作时都将经历这 5 个阶段：（1）收集一切引起我们注意力的事情；（2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；（3）组织整理得出的结论；（4）把它们列为我们行动的选择方案；（5）行动，这就构成了我们生活中的“横向”管理层，随时添加新事务。

 

 

一、收集

 

收集工具

 

有几种类型的工具，包括科技含量较低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面几种形式的工具可以用于捕捉你的想法以及从外部获取的资料：

z 实实在在的工作篮

z 纸制的记事簿

z 电子记事簿

z 录音设备

z 电子邮件

 

 

我们一起来看看成功收集的三个必要条件：

1．每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统之中，而不是在你的大脑

里。

2．你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。

3．你必须定期地清空这些设备。

 

在你动手处理有，搜集一切信息资料。这样做的原因是非常现实的：

1．这有助于你认识到自己面对的工用量。

2．同时让你清楚“隧道的终点”在哪

3．当开始加工处理这些环节时，你并不希望自己在心理上还对某些可能藏匿于“某处”的、尚未确定的事情纠缠不休。一旦你已经把所有的吸引注意力的事务归拢到一起，就会自然进入到思想高度集中的状态，并具有良好的控制能力。

 

 

集体收益

 

当团队中的每一个人（在婚姻中、在同一个部门中、在一个家庭中、在同一家公司里）都承诺他们将养成收集和自省的习惯。不允许任何一件事从空隙逃走，又会怎么样呢？坦白地说，一旦达到这种境界，你几乎不再费心思考哪里会出现漏洞了，精力会放在更加重大的事情上。

 

然而，如果在沟通交流这一环节上还存在隔阂，就往往导致在团队文化中产生某种挫折感和普遍的紧张情绪。大多数人认为，没有持续不断的、像对婴孩一样的呵护和关怀，某些还未解决的问题很可能就销声匿迹了，但又会在某一时刻突然爆发出来。他们并没有认识到，之所以会体会到这种感觉是因为他们长久以来一直身处在这种环境中，使他们误认为这就是一条永恒不变的规律，就像万有引力一样，但事实上情况并不总是如此。

 

 

 

二、加工

 

当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：

1．丢弃你不再需要的一切；

2．完成任何用不了 2 分钟就能搞定的事情；

3．把任何可以委托他人处理的事情交代出去；

4．为所有需要走过 2 分钟时间的工作注明提示信息，并分类纳入你的管理系统之中；

5．根据获取的信息，明确你目前一些较为重要的工作和任务。

 

 

 

加工处理的方法指导

学习这种模式的佳途径就是行动起来。但是，还是有几个基本原则可以遵循：

 

1．从上面的一项开始处理。

2．一次只处理一件事情。

3．永远不要把任何事情再次放回工作篮

 

 

 

再说一次，清空“工作篮”中的内容并不意味着你已经解决掉了所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档管理，搞定了所有那些不需要 2 分钟就能解决的事情，并把你正在等待回复以及全部都可以会计划行动的电子邮件统统地装入你的提示信息文件夹。

 

 

 

 

三、组织管理

 

从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为 7 大类：

z 一个“工作”清单

z 工作的辅助性资料

z 记录在日程表中的行动和信息

z 各种“下一步行动”的清单

z 一个“等待”清单

z 参考资料

z 一个“将来某时/也许”清单

 

当我提及一个“清单”时，请记住，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面 3 种形式中的任何一种：

1．一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；

2．在一张有标题的纸上列出的真实的目录；

3．一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如 outlook 软件中的任务或者一个掌上电脑中的清单。

 

 

 

以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：

z 电话

z 在电脑旁

z 跑腿

z 在办公室时

z 在家时

z 议事日程

z 阅读/回顾

 

你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息。

 

日程表的三个用途之一就是记录具体某一天的信息。它所包括的事物范围广泛、种类繁多，然而具有的使用方法是，在那里记录下你希望从大脑中清除出去、日后再重新评估的事情。你会有数不胜数的事情要考虑、下面是其中的几项：

1．激活计划的启动器

2．你可能希望参与的活动

3．促进作出决定的催化剂

 

 

 

 

四、回顾

 

整个工作流程管理方法的宗旨并不是让你的大脑偷懒，而是想尽办法增进你的工作品质，提高行动的效率。然而为了获取这份自由，你的大脑必须时刻忙碌着。你必须获得这份承诺：目前实施的行动是你必须这样做的，而你未进行的那些工作，对你来说也无关紧要。遵循一定的规律回顾检查你的管理系统，并使其内容不断地更新，功效正常发挥，这是赢得控制权和支配的权的先决条件。

 

例如，你手上有一堆电话要打。一旦你的清单并不能包括你所有需要打的电话，你的大脑就不再信任这个系统了，因此，它也不能从低水准的脑力劳动中解脱出来了。

 

结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任，也就会像以前一样低效率的运转。

 

所有这一切意味着，你的系统绝不能处于静止不动的状态。为了帮助你作出正确的选择，这个系统必须时时更新，紧跟事态的发展。此外，它还应该从不同的角度针对你的生活与工作进行持续不断并且恰当的评价。

 

 

回顾检查的 6 个层次：

 

5 万英尺以上：生活

4 万英尺：3~5 年的计划

3 万英尺：1~2 年的目标

2 万英尺：责任范围

1 万英尺：当前的工作

跑道：目前的行动

 

其中每一个层次都应该不断地提高，并与上一级一脉相承。换句话说，所有的事宜应该在这个等级中自上而下地排列。如果你打算打某个电话，而这与你的生活目标或者价值观发生冲突，这时你应该毫不迟疑地维护自己所立场，取消这个行动。如果你的工作安排与你所设立的目标背道而驰，如果你真心希望快速有效地达到目标，就应该重新定义重点和意图。

 

 

应该如何防止撕毁同自己签订的协议呢？

 

如果你的消极情绪来自于毁约，那有 3 种方法来对付这种局面，消除负面影响：

 

1．不签订协议

2．完成协议

3．重新协商协议

 

 

所有这些方法都有助于摆脱不良的情绪。

 

我们必须对每一个协议都做到心里有数，这就意味着我们必须在头脑完全清醒的状态下，捕捉每一个协议，使之具体化，并进行定期的回顾检查。这样一来，你就可以把它存放在自我管理体系中的相应位置上了。如果事情不是这样发展的，那么它将占用你更多的心思，比其应用的要多的多。

 

 

五、行动

 

选择当前行动的 4 个标准

 

记住，当你决策下一步行动方案时，是依据下面的 4 重标准进行的：

1．环境

2．时间

3．精力

4．重要性

 

 

 

在一天的工作中，在任何一个时间点，你所做的下面的 3 种活动之一：

1．处理预先明确的工作

2．处理随时出现的新工作

3．安排下一步的工作。

 

 

 

 

这些紧急的决断都是可以理解的。然而，当你没有对清单上的其他工作进行检查，重新审议时，你的焦虑情绪就会不断增加了。清单上定义出的工作接二连三地被牺牲掉，而只有当你清楚地认识哪些工作还没有完成时，才可能忍受这种牺牲。这就要求对工作篮进行定期处理明确你的工作，并且始终坚持检查预定工作的完整清单。

 

当你已经处于“黑带水平”时，你可以像闪电一样从一只脚转换到另一只脚，并再次回到原位，比如，当你处理工作篮时，助手走进来，告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别着急！你的那份工作还在那里，连同其他所有需要处理的事件堆放在一起，当你回来时还可以随手捡起来。在你打电话的等候空隙中，可以扫一眼你的行动清单，了解一下打完电话后可以着手办理的下一步工作。当你等候会议开始时，可以下你随身携带的“阅读/回顾”文件袋。当你与老板的谈话打乱你原有的安排，让你去参加下一个会议前的时间缩短到 12 分钟时，你仍然可以不费力地把一段时间的功效发挥得淋漓尽致。

 

人们常常抱怨说是接二连三的干扰阻碍了他们完成工作。然而，在现实生活中干扰和打断原本就是难以避免的。当你能够熟练地“消灭”掉刚刚冒出来的新问题，并且将组织管理工作落实到位，充分地利用随时出现的“不可思议的时间空隙”时，你就能够敏捷地周旋于一个又一个任务之中。比如，你可以在等待电话会议接通的时间里浏览一下电子邮件。但是你必须要学会在多种不同的工作之间跳跃，保持一种健康的平衡。你还可以根据你对工作性质和认识程度加以校正和调整。

 

应付意外事件的是你的竞争优势。但是如果你无法加紧弥补耽误的工作，使局势处于你的控制之下，而仅仅被手头上的工作纠缠不清，这将严重地损害你的工作成效。

 

为了弄清楚是否应该停止手上的工作而去处理其他的事情，你需要对这项工作的要求以及如何将它融入其他场合中心中有数。而可以达到这一水准的惟一就是：立足于多个层面，对生活和工作进行正确的评估。

 

当特殊的情况出现时，去解决它们。这并不是因为在这条道路上的抵触情绪少，而是因为相对于其他的事情而言，这是你需要处理的问题。

 

 

 

纵向管理

 

1．定义目标和原则

2．展望成果

3．集思广益

4．组织管理

5．明确下一步的行动方案

 

 

在明确大多数任务的预期结果时，你并不需要进行某种形式的前期计划，只需要在脑子里想一下，这些事情的一步方案就会自然产生了。比如，“检查汽车”所需要的惟一计划就是查询电话本，找出近的一家检查站的电话号码，然后打电话，约时间。

 

然而，有两种类型的工作至少值得我们进行某种形式的安排策划：1、即使你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；2、还有一些情况，有关它们的具体潜在价值和帮助的想法和细节刚刚出现。