手接手 Excel 多表格高效预览 (快速切换工作表,同时隐藏,同时查看,同步滚动)

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引言

此技能建议结合大表格的浏览操作食用更佳,当然,直接学习本知识也完全没问题。

Excel 浏览大表格的坑 – 这几个快捷键与技巧,轻松避坑,效率加倍(金融实战)

  平时我们的电脑里都会有许多一个文件中含有多个工作表的 Excel 文件,如下图:
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  这便引发了如下业务需求

业务需求 & 实现效果

常见的工作表烦恼

  • 很多工作表时怎么快速切换
  • 怎么快速隐藏和取消隐藏多个工作表
  • 如何同时查看大表格的不同数据区域
  • 如何同步滚动查看 2 个不同数据区域

逐个击破

Q1: 很多工作表时怎么快速切换

多种方法

  1. 点击左右箭头,滚动一个工作表
  2. ctrl + 箭头,滚动到第一个或最后一个工作表
  3. 按住 shift 键,选择连续的工作表
  4. 右键,鼠标滚动选择指定的工作表

方法1,2
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方法 3
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方法 4


Q2:怎么快速隐藏和取消隐藏多个工作表

  我的这篇博客详细叙述了 Excel 保护表格方面的知识,其中就包含了如何 普通隐藏 和 密码隐藏 两种方式。

Excel 保护、移动和备份表格 --绩效统计表操作

  这也便引申出一个问题,如何同时隐藏多个工作表,又如何同时取消刚才的批量隐藏操作?当然 ctrl + z 撤回是不可能撤回得了的了。

其实自定义视图可轻松破之!!其作用如下:

  • 工作表隐藏状态
  • 缩放比例
  • 当前位置
  • 打印设置
  • 工作表顺序等等等等

实际操练
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什么都不做的操作我将这个 视图(可以理解为临时状态) 称作 “ 显示全部未隐藏的工作表 ”,然后使用刚才说到的批量选中(shift) 来同时隐藏多个工作表。这里我只是示范隐藏四个,效果图是我们的客户需求:只保留汇总和最新日期的两个工作表
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客户需求效果图如下
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这个时候不用再尝试什么取消隐藏了,直接再次点击自定义视图即可
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点击显示,刚刚被隐藏掉的那么多个工作表瞬间恢复,还是有点刺激的。

注意

  这自定义视图可以不止一个,我们还可以尝试选中 9 月份所有的工作表,给个自定义视图名称 “ 9 月报表 ”,十月同理,总之还有许多功能等待我们去发掘和尝试。

Q3:如何同时查看大表格的不同数据区域?

这个技巧真的骚得不行,虽然很简单,但学会后完全可以给人以一种财报会计老手的感觉。
先来引入一个场景,我需要对比大表格中的顶部标黄的数据和底部标蓝的数据。
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不要跟我说什么 ctrl + 箭头快速跳动,snipaste 截图贴图工具,这些在日常效率中当然完全没问题,但如果我们把目标放长远,就会发现如果需要同时对比四段不同的数据呢?多段呢?如果能在一个页面内将这个大表格拆分成下面这样,岂不很酷且很快?
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看起来很酷,实则不难。拆分窗格即可
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再点击以下拆分,就可消除刚才生成的横竖拆分线啦

如何同步滚动查看 2 个不同数据区域?

有时候我们会需要同时查看两个表格的内容
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  这个我会,按下键盘上的 windows 然后加 上下左右的箭头,这样有惊喜!但如果我们想要垂直并排 3 列怎么办??就像下面这样
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其实也很简单,用到的还是视图
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  注意,这里的作用效果并不是对同一个 excel 中的多个工作簿进行的,而是对你同时打开的多个 excel 文件进行。

效果图 & 精益求精

  哪怕并排成功,我们还希望能够同步滚动,这样对比起来也更有效率,别左边的表滚动以下,鼠标又要移动到右边的表滚动一下,手指得累死。将效果图中的并排查看和同步滚动都勾选了就行。
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  当然,建议先勾选,然后再根据自己的需求选择全部重排的方式。因为重排后再点击并排查看可能会改变排列方式。

后记

  工作中看似不起眼的小问题,不知道方法,就会拖慢效率。慢慢来比较快,积累到一定程度自然会发现许多共通之处。

  Office 的使用跟写程序中用到的循环一样,贯通了 3 个核心,我们才能省时省事,成为别人眼中的高手。

  • 大量重复的工作懂得批处理
  • 反复要做的固定操作固化成 " 模板 “,” 套路 "
  • 碰到异常情况,知道准确高效的解决。

数据分析,商业实践,数据可视化,网络爬虫,统计学,Excel,Word 各种专栏后续疯狂补充

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