[探讨]如何正确的组织一个会议

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《罗伯特议事规则》“文明表达原则”：

（1）不进行人身攻击；
（2）不质疑他人动机；
（3）就事论事，以解决当前问题为范围，不扩大范围；

遇到的问题

• 经常会遇到老板随时随地找你去开会，也许老板要说的事情很急，但是让我放下手里正在做的事情切换思路去开会，在心理上是比较抗拒的。
• 开会漫无目的，一会儿说解决方案，一会儿又说组织架构，一会儿又说公司愿景。导致大家很难专心代入场景，不得不跟着主持人的思维来回跳跃，导致的结果是会议之后没有人记得这个会议的目的是什么，到底说了什么，核心精神是什么。
• 开会频率很高，实际要解决的问题很少。

目的

高效会议

如何解决

• 会议流程

正常的组织会议应该是由主持人发起，制定会议主题，会议时间，会议规模，参会部门，参会人员。

1. 确定会议主题，讨论范围
2. 确定会议级别
3. 确定参会部门，参会人员
4. 商定会议时间，预估时长
5. 发起会议公告
6. 主持人主持会议开始
7. 主持人引导围绕会议主题，注意会议时长
8. 会议总结
9. 会议结束

• 会议内容

  • 确定会议主题
  • 确定会议范围
  • 会议纲领
  • 全程围绕主题，不要过度发散
  • 尽量抓住重点讨论，如果有其他问题要讨论，组织另一场会议

• 会议时间

  • 与参会人员商定会议开始时间
  • 控制会议时长

• 会议频率

  • 会议内容需要提前准备好，更高效的达到组织会议的目的
  • 尽量减少会议频率

• 会议级别

  • 公司层面的会议

  该级别的会议涉及到公司与公司之间对接的会议，需提前准备好开会主题和内容，会议时间可能会比较长。

  • 公司各部门之间的会议

  各部门之间组织会议，应该有各部门负责人商定会议时间，参会人员，提前准备好内容，这样的会议不宜过多，需要考虑充分，以免影响各部门的工作节奏。

  • 部门内部的会议

  这里大多数是部门内部配合的会议，因为这样的会议可能会比较多，具体事宜由部门负责人安排。