项目经理的安全感——从项目监控过程中建立

“项目经理也需要安全感？”这不是废话吗！经常有人调侃，作为项目经理难以平衡工作和家庭：在家人、伴侣面前要事事回应，工作中更需要事事有回应，让领导放心。家人和领导都有安全感了，但是我们作为项目经理的安全感就没在线过。时常跟朋友分享（吐槽）一些工作心得，**发现最难掌控的永远是项目监控过程，每个环节都像“定时炸弹”，因为项目具有“临时性、独特性和不确定性”等特点，**所以一个受控、省心的项目，能让我们安全感十足，但现实总是很残酷的。

1. 项目监控过程中的痛点

在项目监控过程中，我们都认为，人的因素是难把控。比如：
 因研发人员技能不够引发重大bug、或核心人员突然离职，造成进度延误；
 客户方一版又一版的优化方案，需求不断，无限蔓延；
 因项目中有超过项目经理个人能力的专业项，错估了任务的工时和难度，导致延误；
 等等……
对，不光团队成员、客户坑人，还有咱项目经理自己都会坑自己。

虽然被坑了不少次，咱也得持续优化自己的管理技能，有针对性的解决问题。后面结合公司新引进的项目管理工具来分享我的项目监控管理历程（血的教训），自从合理有效的利用工具后，自己安心、领导也放心多了。

2. 从三方薄弱环节着手，针对性解决问题

1.1 团队成员方——保持团队内信息透明化
团队内部的问题除了因离职、技能不足等会引起问题，还会面临因进度掌握不及时、任务分配和责任不明确等原因导致进度延误。

在项目监控过程中，能有效避免这些问题的最重要的方法是：
明确个人工作任务和职责的前提下，保持团队内的信息透明化，不仅能密切监控项目的进度，还能有效提升团队协作能力。团队内的成员清楚知道自己的任务，可以提升责任感；清楚知道其他人的工作，可以提升协作。

在之前的工作中，最主要的方式，是通过团队成员的日报、周报、月报来掌握项目进度信息，但这会消耗成员的大量时间，配合度低，效果一直不是很好。现在工作的公司有专业的项目管理工具辅助，从公司领导、PMO到团队经理和项目经理都同步使用，并针对不同的角色做了权限控制，每个人的可视化界面根据角色需要展示，非常方便监控和管理。对于上述提到的项目监控难题，也有相应的针对性解决方案。

 项目任务按责任人实时跟进，扼杀团队成员方风险
在易趋系统中制定项目计划后，项目任务模块可以查询到项目所包含的所有任务，我可以实时查询每个项目的进度。但要避免因团队成员发生的项目延误风险，易趋系统支持按责任人进行分组监控管理。每位成员负责的所有的任务都集中展示，每个任务又关联了风险、问题、交付物等模块，项目任务进展数据透明，我管理起来简单不少。

（易趋项目任务——按责任人分组视图）

 团队成员快速进行工时填报、进度汇报，代替日报、周报、月报
一般上这种系统，团队员工会存在一些抵抗心理，认为操作更繁琐复杂，增加了不必要的流程。我刚开始使用时也会觉得有点困难，但是对团队员工很友好了。正式使用上系统后，对于员工的日报、周报，逐渐取消，替代的是系统上的轻松拖动滑块汇报进度，给团队成员节约了不少时间，项目推动起来更轻松。

在完成项目计划后，团队成员就会收到来自我分配的任务。大家会根据自己的手里的项目情况，进行合理的计划，填报工时，报给我审批。通过审批后，进行进度跟进时，每日下班前拖动滑块即可完成工作汇报。

（易趋工时填报视图）

如果对于该任务预测会发生一些风险，也可以在系统中新建，提交后，便于我及时干预解决。团队成员方由被迫准备各种汇报，转为5分钟轻松汇报；这样收集到的数据也更准确及时。

（易趋任务风险新增视图）

1.2 客户方——变更管理规范化
客户这边最容易出问题的方面就是不断变更的需求，这也是项目进度缓慢的“罪魁祸首”。他们总能变着各种花样改需求，加需求；一个不起眼的电话或者会议，就有可能让你今晚加班。我作为小白项目经理时，总是被迫答应客户方的“无理要求”，还犯了大忌，口头答应。后来终于学会了正式邮件确认、抄送核心干系人。

但上了软件管理后，才明白规范的项目范围变更流程的重要性。所有的需求提出和计划变更经过规范的流程后，干系人需要接受综合评审，一些无理的要求自然而然就消失了。而在变更通过后，系统还支持计划的版本比对；删除、添加、变更的部分通过颜色标记一目了然，这也是后续battle的有力证据。

（易趋项目计划版本对比视图）

1.3 项目经理方——巧妙进行委托和授权
对，最后就是咱项目经理自己，项目经理虽然总是充当“全能型选手”，但我们总有薄弱的能力点，比如一些专业的工作项，由于不懂具体的流程，会出现工期估算失误、沟通困难的情况。在这种情况下，如果能将这些工作项委托专业的人员进行管理，反而可以提升项目的效率，降低项目风险。

借助易趋系统，我可以将这些工作打包成子项目委托子项目经理负责，我只需对子项目的进度状态监控跟进，对项目结果负责。在系统中，子项目的计划制定和监控跟项目计划一样，根据项目的实际需求进行任务分解，各个任务之间也可以设置合理的依赖关系。

（易趋子项目视图）

3.总结

对于项目管理来说，人的因素往往是最难把控的，这也是我们作为项目经理的安全感消失的重要原因之一。但是从项目早期就识别出影响项目进度问题的相关方，针对性解决问题，即可有效进行项目管控。如团队成员—保持信息透明化、客户方—变更管理规范化、项目经理—学会有效委托和授权；同时搭配工具管理，安全感十足。

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