项目管理技巧

一. 怎样开一个高效的会议

1.会前就明确主题，目标和议程（每个会议都要有清楚的主题，目标和议程。也就是开什么会，说什么事情，先说什么后说什么谁来说，说多长时间，要达成什么结果。另，不同类型的会议有不同的规范，比如说启动会怎么开，评审会怎么开，汇报会怎么开等等。如果组织有相应的规范，按照规范来就可以。会议的主题，目标和议程在会前就要广而告之，并且一定要明确提出谁负责掌控这个会议，以及有哪些会议上的权利。比如说停止讨论某个议题，休会，散会等等。这些内容不是说发个会议邀请或者是邮件就完了，最好和邀请的参会人员逐一口头明确，保证他们确实已经真的理解了会议的内容）

2.会议不该讨论问题，而应该决策（很多会议之所以低效是因为把本该在会前搞定的事情放在了会上，然后会场就变成了战场，很多人在会上临场发挥，现想方案，现去和其他人PK，而有些人不得不被迫在会上现场表态，而有些人则忙着往会议上拉人，还有的人在不停的打着各种神秘的电话，当然还有些人在隔岸观火，哈欠连天，这样的会议常见的结果也无非就是超时，没有结果或者是还要再次开会。所以，会议的组织者应该在会前就分别和参会的各方进行深度的沟通甚至是谈判，到了正式会议上只需要决策就可以了）高效的会议需要精心的控制，而且会议的成败不在会上，而在会前

二.为什么要做项目汇报？

1.寻求支持

2.澄清问题

3.述职

4.拉近关系

5.交换信息

一份沟通管理计划就可以搞定项目汇报

得到项目授权的时候就和老板约定项目汇报的频率，方式，内容甚至是地点

频率 比如每周五下午
方式 比如：面对面，电话，邮件等。。。
内容 比如：变更，风险，进度，问题等。。。
地点 比如办公室，会议室，远程

三.老板听汇报时的心态

1.老板很忙，没有时间听废话

2.老板要做的事是决策，而不是做你应该做的事情

3.老板喜欢明确而不是含糊其辞

4.老板对细节不关心，除非有特殊的原因

5.老板只关心自己的关注点

6.老板始终在关注你是否有效控制着项目

7.老板始终在评估你是否让他承受了风险

8.老板很希望知道他不知道的一些事情

9.老板不想听抱怨，只想听对策和方案

四.给老板做汇报时需要注意的点：

1.让老板有所准备（即便是口头汇报，也最好在汇报前把项目状态报告发给老板，供他快速参考和备查，在他关注的点上打下明显的标记，例如文字标黄，加上粗体等，让他一眼可以看到）

2.采用总-分-总的结构（在口头汇报时，一开始建议采用总-分-总的结构，用最简要的语言先说项目的整体情况。例如：目前项目整体正常，目前项目有三个小问题等等，然后再做进一步的汇报，在汇报的最后再做总结，在汇报中，对于老板的决策，关注点和建议要及时记录下来）

3.简明扼要 量化成果，优先排序，如实汇报（汇报顺序按照老板的关注点排序，对于问题需要说明是否处于控制之中。如果项目即将失控，一定要如实汇报）

4.不说老板不关心的事情（例如项目过程和细节，但是如果老板主动问起一些细节，那就要非常详细的讲清楚事情的来龙去脉。如果出现这种事情，一般说明你被人在背后捅了，在介绍情况的时候要有理有据，不带情绪。必要的时候可以在汇报后给老板补充一份书面报告）

5.提供多套方案并给出建议（老板是人不是神，对于一些需要老板决策的事情，比如方案，就需要提前把评估好的几套方案发给老板，让老板提前有个准备，在口头汇报时说明每套方案的优缺点，你和相关方的建议，以及建议的理由，另外最好无意的透露给老板，自己作为PM，是整个项目的责任人）

6.不掩盖问题（绝不掩盖事实，绝不推卸自己的责任，绝不打小报告，从一定问题上说，项目出现问题是正常的，老板一般不会因为项目出问题对你诸多不满，除非你确实出现了不应该有的重大失误，这里更重要的是，你作为PM，是否可以很好的解决问题，让项目回到达成目标的轨道上来）

7.主动汇报老板交办的事情（老板叮嘱和交代的事情到底做到了哪一步，要主动汇报，不要等老板问到）

8.和老板分享项目信息（尺度要把握好，一定不要在老板面前无中生有，打小报告，而是在如实反映情况）

以上是口头汇报。
书面汇报要注意报告内容会被公开（要设想，如果全公司的人都看到了这份报告会有什么样的结果，因为很有可能，老板在看了报告后会转发给其他人。所以在做书面报告时，一定要慎之又慎）