我们都知道,项目经理有90%的时间都会用来沟通,包括来自组织内部、外部的相关方、项目组成员、供应商等等。不同相关方可能有不同的文化和组织背景,以及不同的专业水平、观点和兴趣,甚至大家的做事思维沟通方式都不一样,所以有效的沟通就显得尤为重要,可以快捷有效的促进项目的高效运作和成功。
首先,我们了解到在项目中,有效沟通的关键要素包含:
1、分析所有利益相关者的沟通需求。
2、确定所有利益相关方的沟通方式,渠道,频率和详细程度。
3、制定详细的沟通计划并有效地沟通项目信息和更新。
4、确认沟通是否有效,并收到确认反馈,通过反馈对沟通计划做实时调整更新。
在项目实施过程中,首先在项目组成员内部的沟通上,我们需要根据项目的具体情况来分析大家的沟通需求以及沟通手段,保证大家能够及时信息共享,协作完成工作,上述案例中其实只要更换一些大家的通信设备,那问题就顺利解决了。
其次,在各个分队信息对接方面,跟大家及时统一沟通频率和沟通的内容,让大家能够在一个稳定的节奏中,对项目信息及时掌握,保证信息及时更新,从而促进项目健康发展。
再次,在项目干系人众多,沟通渠道复杂的情况下,我们一定要统一沟通渠道和沟通方式,并且要让项目成员意识到,信息有没有传达到位,信息传递者需要对此负责任。这样才能够确保关键信息不被遗漏。
最后,确定好沟通需求和沟通方法后,还需要确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置。
总而言之,制定一份合理的沟通管理计划,基于相关方参与计划,我们要梳理出不同相关方的沟通需求,从而选定不同的沟通技术、模型和方法,制定出详细合理的沟通管理计划。同时呢,也要提高自身冲突管理、人际交往等一些软技能,从而能够更好的落实沟通计划。