费用预算管理系统

费用预算管理系统

1. 模块概述

《费用管理》以企业费用管理为核心，围绕费用支出审批流程，从费用发生前的事前申请，报销单据审批、付款单据审批，再到出纳付款、会计记账等所有工作流程都在系统中全员、协同完成；并且能够实时生成各种费用支出报表，为企业决策层提供实时、准确的费用支出数据。《费用管理》适合各行业企事业单位。

2. 费用类型

根据众多企业的费用支出方式，系统中费用的支出方式，大致可以分成三种，日常付款、日常报销、日常借款。

1.日常付款，公司直接打款到员工、供应商、客户，或者采购等，该费用不需要员工先垫钱，不需要员工事后报销。比如员工工资、员工福利费用、物品采购等。

2.日常报销，员工先是自己出钱、支付费用，事后向公司报销。比如各种交通费用、差旅费用、业务招待费用等。

3.日常借款，员工向公司借款，公司把钱直接打款给员工。因公或因私，员工向公司借款，日后员工借款能和员工报销冲销。

3. 费用科目

1.费用科目是指企业为组织和管理企业生产经营所发生的各种费用。

2.一般有固定费用、变动费用、混合费用、专项费用等。

3.例如:办公费、管理人员工资、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销、待业保险费、劳动保险费、资询费、诉讼费、印花税、邮电费、汽车费、差旅费、交通费、业务招待费等，

4.可根据企业自身的运营情况，自行设立实际费用科目，并导入系统，长期有用。

4. 单据类型

每个费用类型都对应不同的单据类型，以下各种费用类型的费用单据，都在《页》查看、新建。

1.事前申请类

1)事前申请类单据包括，《差旅申请单》，《机票酒店申请单》，《采购申请单》，《其他申请单》。

2)事前申请类单据，是在费用发生之前进行填写、提交、审批。

3)事前申请类单据，能和《报销申请类单据》关联。

2.报销申请类

1)报销类单据包括，《一般费用报销单》，《差旅费用报销单》，《交通费用报销单》，《业务招待费用报销单》，《通讯费用报销单》，《其他费用报销单》。

2)报销类型单据，是在费用发生之后，进行填写、提交、审批、付款、统计；

3)报销类单据，能和《事前申请类单据》关联；

4)报销类单据，能和《借款申请类单据》关联，进行借款冲销。

3.借款申请类

1)借款申请类单据包括，《日常借款单》，《其他借款单》；

2)借款申请类单据，是费用发生之前，进行填写、提交、审批、付款、统计；

3)借款申请类单据，能和《报销申请类单据》关联，进行和报销单冲销或者向公司还款。

4.日常付款类

1)日常付款类单据包括，《日常付款单》《日常多币种付款单》；

2)日常付款类单据，能是费用发生之前或之后，进行填写、提交、审批、付款、统计；

3)日常付款类单据，能和《事前申请类单据》关联；

4)日常付款类单据，能和《借款申请类单据》关联，进行借款冲销。

5. 功能描述

5.1 费用控制

1.费用控制，是依靠事前的费用预算实现；主要通过单据在新建、提交、审批过程中进行执行、控制。

2.控制类型，包括弹性控制和硬性控制。

1)弹性控制：

a)单据中的费用科目在事前的预算之中，且单据金额小于预算金额，单据能够进行提交、审批；审批人能看到单据的金额和剩下的预算金额的对比；

b)单据中的费用科目不在事前的预算之中，或单据的金额大于预算金额，单据依然能够提交、审批，此时系统自动在单据中进行预警提示（单据的费用科目不在预算当中、剩下的预算金额不够等），审批人根据实际实际情况审批。

2)硬性控制：

a)单据中的费用科目在事前的预算之中，且单据金额小于预算金额，单据能够进行提交、审批；审批人能看到单据的金额和剩下的预算金额的对比；

b)单据中的费用科目不在事前的预算之中，或单据的金额大于预算金额，系统自动锁定单据不能提交。

3.控制对象：

控制对象包括部门、项目、人员，每个对象都可以进行弹性、硬性控制。

4.控制时间：

控制时间包括月度、季度、半年、年度控制。

5.2 单据管理（普通用户角色）

1.新建单据

1)新建事前申请类单据

a)在系统页中，选择相应的事前申请类型单据，填写单据的详细内容。

b)单据中，带有*的选项，是必填选项。

c)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

d)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

e)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

2)新建借款申请类单据

a)在系统页中，选择相应的借款类单据，填写单据的详细内容。

b)单据中，带有*的选项，是必填选项。

c)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

d)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

e)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

3)新建报销申请类单据

a)在系统页中，选择相应的报销类单据，填写单据的详细内容。

b)报销类单据能够和事前申请单关联，追溯和该报销单相关的事前申请单据。

c)报销类单据能够和借款单据关联，并能进行报销和借款金额冲销。

d)单据中，带有*的选项，是必填选项。

e)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

f)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

g)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

4)新建一般付款类单据

a)在系统页中，选择相应的付款类单据，填写单据的详细内容。

b)单据中，带有*的选项，是必填选项。

c)单据中，带有的选项，可选择系统已有的数据。

d)在单据中，能够上传各种格式的文件作为附件。

e)单据内容填写完成后，可对单据进行提交、加签并提交、存为草稿。

2.修改单据

1)修改本人已经新建且还没提交的单据；

2)修改本人已经提交且已被驳回、已经撤销的单据；

3.查看单据

查看本人所有的单据，包括新建的、已经申请的、审批结束的、已经驳回等单据。

4.提交单据

1)如果费用管理模块和预算管理模块关联，单据的费用科目、金额、部门、人员等信息必须符合事前的预算控制内容，才能提交单据。

2)提交刚新建的单据，即新建单据后，立刻提交

3)提交《我的草稿》中的单据；

4)提交修改后的单据。

5)所有单据，只要符合预算、流程规定条件、在完成内容填写后，点击【提交】，即可成功提交。

5.撤销单据

1)撤销本人已经提交、且还没被所有审批人审批结束的单据。

5.3 单据审批（审批用户角色）

费用单据的审批过程，系统默认审批顺序包括事前审批、业务审批、会计审核、财务审批四个环节，每个环节可以包含加签审批；管理员可以自定义审批流程。

审批用户除了有普通用户的权限功能，都能查看本人待审批、已审批的等单据，对单据进行审批的操作，包括补正修改、同意、不同意、加签。

审批人在审批单据当中，可根据预算模块中的预算数据提示信息，进行审批操作。

具体功能如下：

1.事前审批

1)审批的单据是，《事前申请类》单据；

2)审批人可对单据，进行批量审批通过；

3)审批人通常是是部门经理，非财务人员；

4)审核事前发生费用，是否可以支出。

2.业务审批

1)审批的单据是，《报销申请类单据》、《一般付款类单据》、《一般借款类单据》；

2)审批人可对单据，进行批量审批通过；

3)审批人通常是部门经理，非财务人员；

4)审核申请人的费用，是否可以支出、报销。