企业BPM业务流程管理的重要性

文章来源：红海eHR人力资源管理系统
企业人才管理体系建设的关键要素之一是业务流程化，其中涉及到BPM业务流程管理（Business Process Management，BPM）的概念。那么，BPM究竟是什么?BPM又涉及哪些步骤呢?应该要注意哪些细节?BPM业务流程管理系统在其中又扮演着什么样的角色?
1.浅析业务流程管理
从前有个老板，他创办了一个公司，公司的公章由老板本人管理。随着公司的壮大，不可能每次老板都能亲自出马盖公章了，于是老板决定用两个锁将公章锁在保险箱中，老板助理能解开一个，其他部门负责人能解开另一个，当部门负责人需要使用时，就上报给助理，特殊情况下助理再上报给老板，二人开锁方可取出公章。这就是业务流程的一种。所谓流程，就是企业处理事项的步骤，与企业架构、管理制度等息息相关。而业务流程管理就是将生产流程、审批流程、行政申请流程、人事处理流程等需要两人以上协作实施的任务全部或部分由计算机处理，使其自动化的业务过程。

与BPM类似的概念还有办公自动化系统（Office Automation，OA）等，但OA系统是相对静态的，没有考虑流程，仅用于协助员工完成某一特定任务。

2.PDCA循环
一个完整的业务流程管理包括流程设计、流程执行、流程评估和流程优化，也是一个PDCA闭环的管理过程。

2.1计划（Plan）
流程设计的主要分为两步：①明确业务流程想要获取的成果；②开发和计划流程系统，获得上述成果。

一个设计良好的流程，会让以下五个要素产生流动：工作任务、资源、信息、目标和绩效指标、责任。应保证这五个要素同时产生流动，否则可能会出现授权不到位、资源不充分、信息不完整和责任不到位等情况。同时，在设计之初，设计者就应建立流程规范和说明，如作业指引、制度流程、岗位授权等，清晰地描述流程，明确权责。

流程应具有连续性和必要情况下的关联性，单个流程不应出现中断的现象，单个流程也可联动其他流程。

流程建模的有力工具是可视化流程图，可供快速构建路径，清晰展示流程结构。

可视化流程图，图源：红海eHR人力资源管理系统

2.2执行（Do）
流程执行，即系统和人员执行流程系统。执行过程应关注效率和效果，应重点注意以下方面：
1)执行过程中管理层的批准是否有形成制度化的文件和指令
2)该流程相关联的其他环节是否有效衔接，信息是否有效获取
3)执行人是否有不理解或是操作困难
4)每个业务流程是否有流程控制人，维护、监督流程的进行

2.3评估（Check）
对流程进行评估的基础是监视、跟踪业务流程，并收集数据，产生报告。在此基础上，对流程执行数据报告进行分析和评估，评估的内容主要分为以下三部分：

1)遵循性评估：评估执行人是否按照流程进行操作
2)有效性评估：评估任务分配的合理性、任务是否完成以及任务完成效率
3)绩效评估：评估流程设计的项目指标完成情况

其中，流程执行状态的监视，流程数据统计表单的生成和分析评估均可借助流程管理系统，自动生成报告，统计流程当前状态、各步骤及项目完成所需时间等信息。从数据出发，可对流程有更深度的认识。

流程数据统计表单，图源：红海eHR人力资源管理系统

2.4优化（Action）
在对流程性能进行了评估后，根据评估报告发现了问题，我们要对流程性能进行优化和改进。针对各环节进行优化时，我们可以思考以下几个问题：

1)流程本身设计是否过于繁琐，是否有精简、合并的可能性？
2)流程各环节的先后关系可否作调整以提高合理性？
3)流程执行者可否做调整使得流程更有效率？
4)流程的实现方式可否更改？是否有更高效的工具来实现该流程？

然后通过整合、增减、调整等方式对流程进行改进，使流程更加精细化。

BPM业务流程管理不仅规范了业务流程，提高了效率，简化了工作，减少了重复，而且细化了工作，明确了权限和责任，解放了管理人员。由此衍生出的BPM业务流程管理系统、流程引擎等功能，可以大大方便企业流程的运行，真正实现智能化办公。