要想给人做管理软件,首要的事情自然是把人家现在的业务内容、管理方式弄清楚。即使你是这个领域的业务专家,也要明白一点,无论业务内容是否相同,管理方式一定是不同的,业务可以复制,技术可以复制,管理不能复制。例如,要给仓库做管理系统,需要先了解这个仓库是怎么管理的,怎么出库,怎么入库,怎么盘点,怎么核算;需要给采购部做管理系统,需要先了解采购部是怎么运作的,怎么制定采购计划,怎么下采购单,怎么签订采购合同,等等。
开发信息管理系统,首当其冲的需求来源就是如何将现在的手工业务电子化,没有这一步,说什么资源整合,说什么提高效率,说什么降低成本,说什么智能决策,都是浮云。对于管理软件来说,需求获取重点在如何理解客户业务,这是需求获取阶段最重要,也是最困难的事情,当然,对于需求分析者来说,理解业务与需求获取往往是交错进行的,很难割裂开来。
需求获取一般包括这几种方式:观察法、体验法、单据分析法、报表分析法、问卷调查法、访谈法、需求调研会法。这是需求调研的“七种武器”,它们各有优缺点,无论你想要了解的是什么需求,都需要将这些方式组合应用,针对你想要了解的内容,以及需要了解的对象的工作特点,采用不同的方式。学会并坚持使用这七种武器后,我想你很快就会成为需求调研的真正高手。
观察法
观察法,就是你自己跑到工作现场,看!这个看上去相当简单,貌似走马观花,有些不在行的兄弟会弄得跟公费旅游一般,车间里走走散散心,撩撩HR妹子,就认为是观察法调研了,其实不然。这种方法,关键是要看人家是怎么工作的,拿了什么,干了什么,用了什么工具,送出去什么,什么时候填写了什么单据,制作了什么报表,等等。
体验法
体验法,就是你自己亲自到相关部门去顶岗,做一段时间的业务工作,有了亲身体验自然更容易理解这个岗位的工作。这种方法,最大的优点就是理解业务比较深刻。一旦你几乎成了某岗位的一员后,想想,还有什么比自己帮自己做软件更能够把握需求呢?要给超市收银员写个软件,先到超市卖几天东西,要给仓库做软件,先到仓库发两天货,你的软件偏离用户需求的可能性会大幅度降低。
问卷调查法
问卷调查法,通过编写调查问卷收集需求。通过调查问卷进行需求收集是个效率非常高的方法。对于调研者,不必跑到工作现场,不必跟一个又一个用户一遍又一遍地沟通,只要编写调查问卷、分析回答的内容就可以获得大量的有用信息;对于被调研者,不需要打断自己的工作,可以合理安排回答的时间,还可以更仔细地思考。越是大规模的调研,越能体验这种方法的优越性。
访谈法
访谈法,通过交谈的方式获取需求。需求调研最常见的入手方式是访谈,用得最多的也是访谈。你看电视里经常有谈话节目,两个人或一堆人在一起穷聊,这里所说的访谈跟这种节目有些类似,当然形式、内容比电视中的访谈要丰富得多。访谈可以非常正式,提前约好访谈对象、访谈时间、访谈地点,准备好访谈话题、访谈提纲等;也可以非常随意,电梯上,餐桌上,车上,都可以进行一次偶遇访谈。访谈也未必都需要面对面,通过电话、QQ、邮件、视频聊天等方式进行的沟通咨询,都可以归入访谈的范畴。
单据分析法
单据分析法,分析用户当前使用的纸质或电子单据,通过研究这些单据所承载的信息,分析其产生、流动的方式,从而熟悉业务,挖掘需求。一个组织,在没有信息化管理系统时,它的单据体系其实就是它的信息体系,填写单据的过程就是信息录入的过程,单据传递的过程就是信息流转的过程,最终单据进入的档案室就是数据库。因此,通过分析单据来获得关于信息管理的需求可以收到事半功倍之效。单据分析法是获取需求过程中使用得相当普遍的方法,值得仔细研究下。
报表分析法
报表分析法,通过分析用户使用的报表获取需求。报表跟单据是有本质区别的。单据是在业务处理过程中用户填写的纸质文件,往往是一个信息采集、传递的过程,而报表则是根据一定的规则对批量数据进行检索、统计、汇总,是一个信息加工、分析的过程。分析好现在使用的这些报表,可以深入到管理者的管理神经,弄清楚当前公司管理者感兴趣的信息,最终给各级管理者带来真正的价值。报表是一个信息系统的集大成者,提前做好报表分析,可以加深理解管理脉络,理解信息系统的最终需求。
需求调研会法
需求调研会法,召集相关人员开会了解需求。当需要讨论的问题牵涉到的相关人员较多时,可以组织需求调研会。相对于需求访谈,需求调研会参与的人员较多,需要做的准备也更麻烦,对会谈过程的把握也更困难,我们并不推荐滥用这个方法。如果人员太多,而你又没有足够的主持能力,或者准备得不够充分,对会议的进程把握不力,很容易把事情搞砸,不但得不到你需要的结论,还会把自己弄得威信扫地,真是大大的划不来啊。
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作者:杨长春
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