给国外老师写邮件

参考链接一:http://blog.csdn.net/jzwong/article/details/51705662

参考链接二:http://www.cnblogs.com/wei-li/archive/2012/07/24/2606152.html


前几天导师请一位在国外任职的教授来学校做暑期课程,期间导师安排我和一位同门做一个小报告,期间和国外教授沟通的时候出了一点问题,导师特意提醒我们俩“书信礼仪要学习一下”,今日正好周六,有时间系统学习一下。以下部分内容来自网上搜索,可能做部分小修改,特此记录。如有侵权,联系 jzwang@bjtu.edu.cn 立马删掉!


1.        邮件主题(subject)不必写自己的名字,但是一定要写!老师可能一天会收到数十封邮件,没有主题的邮件可能根本就不会打开看。我认为邮件主题就好比paper的摘要,应该尽可能“简短有效”,即通过精简的文字概述邮件的内容。比如说你打算向国外的老师请教一个学术问题,那么邮件的标题就可以写:

Question regarding...

2.        在第一次联系对方的时候一定要注意称谓礼仪,两种稳妥的称谓方式可以总结如下:

Dear Prof. LastName / Dear Dr. LastName

需要注意的是,第一个称谓是教授,即使对方是副教授也不必写Dear Associate Prof. ...这其实是一种最为稳妥的方式;第二种方式是称呼尊敬的...博士,这时候需要注意的是一定要保证对方的确具有博士学位,否则这时候就会很尴尬了,毕竟有些知名教授因年代久远可能并未获得博士学位。还有一点需要注意的是,如果对方是老师而自己是学生,尽量避免使用“Hi, Prof. ...”,原因在于Hi开头用于比较熟悉或者平级的非正式场合。这是导师告诉我的。

3.        上一条是说初次联系对方时称谓的注意事项,当对方与你有邮件往来的时候可以根据对方的落款来决定下一次的称呼。如果对方的落款只有FirstName,那你在回复其邮件的时候就可以直接称呼对方的FirstName了,这样有拉近距离之感,而不是过分的生疏,应用场景比较适合平级的情况;如果对方落款是全名或者名字缩写,这时候你一定还是要像上面第二条一样正式地称呼对方。当然,任何时候正式称呼对方都是没有问题的,也是最为稳妥的,可当对方同样是博士在读或者一名和你年纪相仿的普通研究人员的时候,适时直接称呼对方的FirstName以拉近彼此距离也是值得尝试的,比如你可以写:Jianzhu,                       

I'm writing to you ...

4.        正文的第一句话是需要格外注意的,主要可以分为两种场景。第一种场景是普通的向对方请教,这时候第一句话务必开门见山,直接表明自己写这封邮件的目的,比如说你想问“猪为什么是胖的”,这时候就可以写“I am writing to you as I amwondering why pigs are fat”。第二种场景则是你打算申请去国外做访问学者或博后拟联系国外老师做合作导师时,这时就是一封正式的套磁信了,可能需要专门的训练学习,不过第一句话必应是介绍自己,你可以写:

My name is Jianzhu Wang, and I am a Ph.D candidate atBeijing Jiaotong University balabala....

5.        正文礼仪。不论是问题咨询请教还是出于其他目的,保持礼貌总是给邮件加分的利器。根据自己的经验和向导师的学习,主要有三条。第一是注意措辞,还记得当年语文课文里的傅雷家书吗?虽然不至于过分深沉凝重,但邮件书写还是与社交聊天有明显区别的,应该用尽可能精简干练的话清晰描述自己的问题,拒绝问答式、吞吐式的邮件往来,对同一个问题你问对方邮件次数越多,说明你的邮件沟通越无效。这时候可以插播一个小故事,类似的故事有好多:

张三和李四同时受雇于一家店舖,拿着同样的薪水。可是一段时间以后,张三青云直上,而李四却仍在原地踏步。李四到老板那儿发牢骚。老板一边耐心地听着他的抱怨,一边在心里盘算着怎样向他解释清楚他和张三之间差别。“李四,”老板说,“您去集市一趟,看看今天早上有什么卖的东西。”李四从集市上回来向老板汇报说,今早集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖。“有多少?”老板问。李四赶快又跑到集市上,然后回来告诉老板说一共有40袋土豆。“价格是多少?”李四第三次跑到集市上问来了价格。“好吧,”老板对他说,“现在请你坐在椅子上别说话,看看别人怎么说。” 老板打电话给张三说:“您去集市一趟,看看今天早上有什么卖的东西。”张三很快就从集市上回来了,向老板汇报说,到现在为止,只有一个农民在卖土豆,一共40袋子,价格是多少;土豆质量很不错,他带回来一个让老板看看。这个农民一个钟头以后还会运来几箱西红柿,据他看价格非常公道。昨天他们舖子的西红柿卖得很快,库存已经不多了。他想这么便宜的西红柿老板肯定会要进一些的,所以他不仅带回了一个西红柿做样品,而且把那个农民也带来了,他现在正在外面等回话呢。

故事虽然有些鸡汤,但现实工作的时候可能真是如此,写邮件你更应该做级联有效的“张三”而非吞吐问答的“李四”,毕竟大家的时间都是宝贵的。第二是要学着换位思考,考虑对方收到邮件时的感受。这并不是厚黑学或蛔虫论,我把它归为礼仪这一部分是有我自己的道理的。试想一下,当你在繁忙的工作中收到的一封邮件,问你能否把代码发一份时“Can you send the code to me?”这样表达你会舒服吗?我认为英语是十分讲究语气的,上例就语气偏硬,给人有一种压迫感。虽然表达的是“请问”,但实际上默认给人的感觉是你“要”发一份代码给我。如果换一种表达方式"I was wondering if it would be possible for you to share thecode with me ",这样读起来是不是就舒服多了呢?所以要将自己置身为收件人,考虑如果是自己收到这样的邮件会是什么感受,倘若自己都觉得生硬那么对方阅读起来也一定不会舒服,相应地,回复你的概率也就很小了。归结起来就一句话:在邮件正文里不要用虚假的礼仪潜意识地胁迫对方!类似的例子还有用很多的please,表面上是“请”,实际上暗含了自己的期望,你已经无意识地给对方造成了压力。第三是要留给对方台阶下。还是前面的例子,比如说你向对方要代码,而对方可能出于商业或学术上的目的并不打算开源,你直接要求共享就显得很不礼貌了。所以你可以在邮件中加一句:

 If the code is not available for public, I shouldthank you likewise.

这样是不是就好多了呢?同理在工作中也是如此,可能对方正忙于工作或者出于其他原因不能答复你,所以你应该预先在你的邮件中表达出“如果不能...我还是要同样的表示感谢”的这层意思。

6.        致谢。单独成段,比如说“Your help is highly appreciated ”"Thanks, and I look forwardto hearing from you"等等,这时候注意时态语法问题别出错就行了,一般没什么大问题。

7.        落款礼节。这里还是容易出问题的,比如说“Yours sincerely”和"Your sincerely"是有区别的,所以为了保险可以用Best regards, Best wishes等代替。

总结起来,我认为最重要的是学会换位思考,要让对方阅读起来舒服,让彼此的沟通更加有效。


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