EXCEL学习笔记——小技巧(持续更新)
我赌五毛:八成的EXCEL使用者连SUM()函数的帮助都没阅读过。我敢再赌五毛:九成的EXCEL使用者没使用过我下文中九成的技巧。写本文的初衷是能让EXCEL初学者有所收获,高手也能温故知新。
本文所用示例均采用2013版EXCEL,老版本并不保证某些功能正常使用。
自动调整列宽
当我们在一个单元格内输入过多数据,EXCEL将自动隐藏超出边框,并不美观。将鼠标置于列与列之间的分割线(比如A列和B列之间),鼠标变化示意可以拖动时,双击即可完成自动调整列宽。
自动输入小数
当我们要输入一大堆小数但烦于极大那些0.
怎么办?
选项卡「文件」->「选项」->「高级」,找到图片中红色圆圈中的内容,将「自动插入小数点」选中。要注意的是,位数为2时,输入98,在EXCEL中显示为0.98,而且如果想显示98,要么输入9800,要么取消选中「自动插入小数点」。
自动校正
设置单元格格式
「设置单元格格式」的快捷键是
Ctrl+1
,最好能记住。
输入多个零
输入6**8
,将得到6.00E+07
,这是系统默认的科学计数法格式。
中文大写数字
在「设置单元格格式」中,调整为「特殊」->「中文大写数字」即可。
数据验证
输入特殊字符
在下图中,我们要图形来为各个方法打分。复制粘贴当然可以,但显然不是好办法。我们可以通过数据验证来方便输入特殊字符。
首先,选中要输入范围,在选项卡「数据」中点击「数据验证」,选择「允许」为「序列」,再用鼠标选择序列的范围(即我们的特殊字符),确定即可。
输入范围管理
避免输入重复值
我们需要COUNTIF()这个函数来帮助我们判断某一单元格里的值是否为重复项。
设置成功后,对输入数据有验证是否重复的功能。但EXCEL并不阻止已存在的重复数据和复制的重复数据。对于上述这类不符合「数据验证」条件的值,EXCEL提供了一个折中的办法,让我们可以用「圈释无效数据」来标识。
定位单元格
「定位」的快捷键是
F5
,是一个熟练后非常好用的功能。
定位和引用位置并非必要条件,可以不填写。
点击定位条件。
我们在其中选择查找公式,可得到下图的返回结果(虽然现实的是汉字,但单元格内容本质是公式)。
锁定单元格
我们想保护我们输入的公式,如果被改动了可就头疼了。
还记得之前提到过的快捷键吗?按F5
呼出「定位」,选中公式,再按Ctrl+1
呼出「设置单元格格式」,点击「保护」选项卡,点确定。
如果有人擅自变动公式,就会使这个结果。
当然,我们还可以在「审阅」->「保护工作表」中设置要保护的单元格和取消保护的密码。是不是非常方便?
排序
筛选
筛选重复项
对于重复项,我们可以在选项卡「数据」->「删除重复项」来删除重复项。有一点要注意,对于多行的重复项筛选,同时选中两个筛选列,表示删除同时满足两项重复的重复项。
也可以在选项卡「开始」->「条件格式」->「突出显示单元格规则」->「重复值」来突出显示重复项。
当然,我们可以在前面的「数据验证」中利用公式来选中重复项(虽然比起前二者更繁琐)。
删除错误值
我们可以通过「查找和替换」功能来,查找范围很关键。
值得一提的是,「查找和替换」功能的快捷键为Ctrl+H
,「查找」功能的快捷键为Ctrl+F
,都非常实用,希望读者记住。
当然,我们也可以通过「定位」功能来查找错误,删除错误值。