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顶级管理者是怎样管理时间的

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发掘个人的高效时段,利用而非控制变化,以实现工作效率的提高。

斯蒂法妮·温斯顿(Stephanie Winston)



  编者按:成功的管理者是如何探索适合自己的工作策略、方法和手段,并在此之上开辟出一条个人效率之道呢?本文提出的“个人高效时段”、“灵活地时间管理艺术”都是成功管理者的经验之谈,他们不仅实用,而且提供了我们思考时间管理的新角度,非常值得借鉴。

  一位管理者曾经对我说:“你是知道的,我们那时候从来没有受过什么工作方法方面的训练。我们桌子上的东西总是多得让我们喘不过气来。”

  这一点我的确知道,不过随之而来的问题却是:CEO难道常常被工作压得喘不过气来吗?他们究竟是如何精心组织周密安排一天的时间与工作任务的?顶级人士井井有条的一天究竟是个什么样子?他们对各层次的管理者与专业人士的工作会有哪些启示?

  下面我们将看到这些顶级管理者是如何找到各自有用的卓越之道。

  顶级管理者的时间切换策略

  如果你去问一些普通的管理者,在他们的头脑里组织良好的一天应该是什么样子,大多数的人可能会回答说:“我想应该把时间控制得比现在紧得多,9:00的时候,我随随便便;10:00的时候,仍然没能理清头绪”或者说:“我想应该关上门潜心工作,那样的话很多事情都已经完成了。”

  多数人心目中组织好,效率高的一天是通过严紧的控制实现的,他们还认为CEO肯定也是这样做的。但是令我最惊讶就是,CEO组织工作的首要前提竟然是时间安排高度灵活。他们所注重的不是去控制自己的时间,而是越过一天中无穷的变化因素专心去控制那些应该完成的事情。

  利用个人高效时段的办法

  你一天当中究竟存不存在一个可以称之为高效时段的最佳时间呢?答案当然是肯定的。大多数人早上最为清醒,也有些人下午的状态最好。讨论这一点的目的是把那些最具挑战性的工作分配到你最能胜任的时间里去完成。

  利用清早与深夜的安静时间 有些人仍然信奉18世纪一位思想家马修·亨利(Matthew Henry)的话:“成大事者必起大早。”

  迪士尼的老总罗伯特·爱格尔(Robert A. Iger),每天4:45起床,到健身房锻炼,6:00进入办公室阅读各种资料,直到7:00举行一天当中的第一次会议。“我想人们都有会有自己的生理节奏,”他说,“不过对我来说,早晨是巅峰时刻,那时候比较心平气和一点。”

  霍华德·鲁宾斯坦每天早上4:30之前就来到家中的书房快速浏览电视新闻,然后就开始处理他带回家中的用不同颜色区别的文件,确定要回的电话,签署支票,确定当天的日程,这样暂告一段落之后,他会舒展舒展身体,然后去跑步。

  播音员兼“讨厌鬼”唐·伊姆斯(Don Imus)总是在4:17分醒来开始“琢磨怎样才能把人烦死。”

  纽约市雅诗兰黛集团公司董事会副主席珍妮特·瓦格纳(Jeanette Wagner)喜欢把一些例行公事如:签署信函、开支票等安排在一天快要结束,自己感到疲倦的时候处理。瓦格纳说:“另一个方面,如果我真要解决什么重要问题,无论是复杂的人事问题也好,还是像考虑如何开好中层管理人员会议一类的需要动脑筋的事,我会选择周末的专门的个人时间或大清早的安静时间来处理。有时候深夜3:00可能会是一个非常有创造力的时间。”“我不要睡太久,”瓦格纳接着说,“我经常会在半夜醒过来,拿出便笺薄把自己认为重要的想法记下来……有时候,我甚至能够解决之前很难解决的某个问题或草拟出一份之前很难想出的完整的项目策划书的提纲。”

  清早5:00起床可能令许多人不敢想像。但是如果你正常情况下6:30起床,你可以逐渐提前半个小时,然后再提前一个小时,很多人通过这种方法发现,砍掉一些睡眠时间也没那么可怕,而由此而获得的益处,如完成更多工作,全天的工作节奏可以因而舒缓等,却是巨大而又持久的。

  利用路途中的安静时间 另外一个在办公室之外的安静时间是上下班的路途,许多管理者之所以能够向路途时间要效率,是因为他们有专门的司机接送他们上下班,一般人也可以动用下面两种办法达到这种效果。

  1. 利用公共交通工具。玛丽·巴恩比曾经说:“我早上的工作效率很好,我上地铁的时候总会带上一摞文件去处理,我在路上要花1小时20分钟,的确是一个非常好的机会。”

  每当我清早离开曼哈顿去机场的时候,我就想到最最浪费时间的事莫过于坐在堵塞在另一侧通往曼哈顿去长岛的高速路(被当地人士戏称为“全世界最长的停车场”)上一动不动的车子里无聊等待。我问自己,为什么他们宁愿在那里不停地鸣喇叭,忍受这种烦恼和时间上的极大浪费,也不愿意乘坐地铁并好好地利用路途中的大把时间呢?我真是想不通。

  实际上很多上班族除了私家车之外,还有地铁和公交车两种选择。试想一下,你不坐私家车所牺牲的自由和舒适与乘坐地铁利用路途上安静不受打扰时间所获得的效率相比,哪一样要划算呢?

  2. 利用合理用车节省下来的时间。许多同一地区的上班族如果能够聚到一处,他们可能也会采用华盛顿特区现在很流行的“接垒”做法。在那里,互不认识的上班族在事先规定的停靠点上搭乘别人的私家车经由多乘客车辆专用的快车道迅速进入市区。最最关键的是,“接垒”的车里面必须保持安静,没有音乐,无人闲聊,没有手机打扰,你大可在里面工作、思考、阅读、或休息。

  在工作中寻找安静时间的5条妙计 这些妙计包括:1、隐退。如果你有随意来去的自由,如果你不在办公桌边,经理也不会问到“盖瑞去哪了啊?”,你就可以隐退到一个空会议室里,或起身绕着办公区隔间散一散步,或者带一些读物去咖啡厅。

  通用食品一位部门经理每天总会悄悄溜进隔壁一个镶嵌毛玻璃的空办公室,这样他就可以不受干扰地想一想问题。

  纽约的一位律师每天上班问候各位同仁之后,就会转身坐另一部电梯下楼到星巴克咖啡凝神思索一个小时。

  2、与上司磋商为自己争取一段安静的时间。如果单纯的隐退行不通的话,你可以与上司商量为自己争取一段安静的时间。从你上司的角度,这样做的好处是可以让你集中全力处理一些他或她自己也认为重要的事。

  硬性规定的集体休息时间通常不会有什么用处,太多意想不到的事情,会使整个工作团队完全脱离自己的使命。

  3、使用写字板。关着门,人们仍然可以找你。许多公司都奉行一条门户开放政策,人们对着关闭的门皱眉头。但是对Niekelodeon,一家最前卫的儿童电视台的一位管理者来说,开与关都可以让别人来找他,他在自己的门上安装了一块写字板和写字笔。当他的门关上的时候,想见他的人只需在写字板写下提示信息。这套办法之所以起作用就在于只要他一出现在写字板前,他就会立即按图索骥去找那些人,这样大家就都知道无需直接闯入他的办公室,同样也能找到他。

  不过话又说回来,去找那些留下信息给你的人的时候,也要保持极端的审慎,这也是惟一一个使自己的“逃避时间”对自己和同事都能够有好处的办法。小窍门:万一你同事关闭的门上没有写字板怎么办呢?可以在门把手上方放一个黄色的报事贴,这样来访者可以用它来方便地写下留言然后贴在门上。

  4、设立无干扰时段。如果你是群体中的领导者,你可以要求同事给你一个不受打扰的时间,我早期所写的书《有条有理的管理者》中提到的一位律师,这样告诉他事务所的同仁:

  5、错开高峰时间。在午餐时间开始前一个小时离开办公室,如果你到得比较早,如11:30,许多餐厅都会允许你提前坐在里面或干点什么工作。

  你是不是不愿意自己争取高效时段呢?许多人的确是即使没有什么妨碍或困难也不愿意这样做,有些人甚至对我说,他们为着那一时段客户和同事找不到自己而自感歉疚。

  如果你也存在这样的顾虑,可以用下面的两个问题来确认一下你的真实处境:1、如果你是你自己的同事或客户,你会去占据你自己的全部注意吗?只有在你的重要时间得到保证的前提下,你对某人某事的关注才会得到保证,谁没体验过没有一点自己的时间的人的难处和苦楚呢?

  2、当你在开会的时候,客户和同事也不能找到你,如果把你的私人时间看成是你正在出席一个重要的会议,你又该怎么想呢?你甚至可以把这一思路应用到工作中的类似事情上去。

  顶级管理者如何组织不断变换的工作时间——基本工作点核对方案

  “我每天开始工作之前都会来一次模拟计划游戏,想像自己应该去做什么事,突然出现预料之外的会议或危急情况,门'砰'的一声打开等等,通过这种游戏,我竭力寻找可以更好地控制自己时间的办法。”

  几乎所有人都被眼下电光石火般的通信速度压得喘不过气来,一位金融业的客户关系经理曾经告诉我说:“最让人受不了的事是,每当我准备处理手头上一大堆事情的时候,就会有客户的咨询电话打过来,同时,电子邮件也来了,让我真是分身乏术。最后到了快下班的时候,我桌子上的东西还没处理完,仍在不断堆积。就这样,非常棒的计划、最良好的意愿全都一下子灰飞烟灭。”

  但是如果你把互动的事当做现实来接受,不再指望它会完全离开你,你反而可能掌握它、驯服它、找到办法来顺应这一现实,并在其中保持良好的工作态度。下面是3个在不平静的工作日中建立秩序、提高效率的好计划。

  定点核对法 你是怎么组织不断变化的时间安排?对我们大多数人来说,组织似乎就是控制,但是对于许多顶级管理者来说,组织时间却不再意味着在自己的优先时间之外,指定明确的时间去完成特定的工作任务,而是意味着无限制的弹性时间安排,几乎没有什么固定的框框。

  在弹性的时间安排中,只需确认一天起码要达到的一些要求是否达到就可以了。

  一般有这3种类型的基本工作点必须查对,即基于功能的工作要求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合性要求。比如:

  1、基于功能的工作要求:

  ·优先事项的时间是否得到保证

  ·打电话与回电话

  ·用TRAF法处理文件、电子邮件与语音邮件

  ·继续关注已进行的工作

  ·用在非优先事项的两个小时(可以零散分布在全天)

  ·MBWA

  ·每天安排对每一个直接报告人的简短的接见

  ·每天安排与上司的摸底性谒见

  2、基于内容的工作要求。内容方面的基本要求一般有以下几种情况:

  ·与老客户的联络

  ·发展新客户

  ·数据处理

  ·授权与员工培养

  ·撰写备忘录、信件、报表、营销策划案、战略计划等

  其他任何正当的事项都可以算做综合性的基本核查点,不要随便放过。注意不要使自己的负荷过重,反应要快,有了这些核查要点作为支架,下面你就可以学习顶级管理者一种独特的工作艺术要求,这种工作艺术是他们之所以能够灵活地安排自己的工作时间的根本原因。

  重组时间——巧用“秘密10分钟”

  所有的顶级管理者都深知,在自己的个人时间需求与制度化、程式化的集体办公模式之间无休无止的讨价还价,是一个无法回避的现实,这也是顶级管理者之所以能成为顶级管理者的真正重要的时间管理艺术。其中的主要挑战是你要有随时调整你专注某一具体工作的习惯,使之可以适应更小块的工作时间单元。

  要把充满讨价还价的工作日看做是由大量10来分钟的小时间单元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”,叫做“马赛克”时间块、“几个字节的时间”等,使你的头脑中留有利用这种10来分钟零碎时间的形象记忆。

  你可以利用下面的虚拟情景比较一下有和没有“毛毛雨”概念会给自己的工作带来多么大的差异。

  你听见马文正沿着走廊走过来,你知道大约3分钟以后,他就会从门口探进头来说:“嗨,有时间吗?”可是,你那时候正在把最后的各种数字填到预算报告上,你已经干了10分钟,估计还有20分钟就可以完成,在这种情况下,你对马文的不期而至的两种反应是:

  如果你的目标是现在就把任务完成,那么就是:“啊呀又来了,什么都做不了,真是乱了套了!”

  如果你怀着“毛毛雨”的思想,那么就是:“哦,没事,我已经做完了1/3。马文走后,我可以赶在下午3点的会议之前再赶出1/3。开完会后找机会溜到一边再完成剩下的1/3。”

  关键是你要灵活机敏地考虑你的时间安排。这样做有两大好处:第一,因为你欣然对待这种不速之客,立即投身其中,受害者的愤怒情绪会大大减少,被这种不满情绪"堵塞"的能量因此能释放出来;第二,如果你一边像被磁铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单,一边不断地寻找各种可能的机会来完成这些基本任务,久而久之,你会养成一个非常好的利用时间的习惯,工作效率也会大大提高,据我所知,这是为许多资深管理者和CEO所运用的成功法宝。

  我也不知道这种围绕一根固定旗杆(查对要点清单)灵活的时间管理策略为什么这么有用,但是事实上的确收效非凡。因为就我所知,那些努力爬到组织顶层的管理者无一不是遵循这一套路。下面是我首次接触这种策略的经过。

  国际度假咨询有限公司董事会主席(ResortQuest International, Inc.)约瑟夫·维特利亚(Joseph Vittoria),当我访问他的时候,那一天他在黄色的便条上已经记下了5个他要打的电话。但是当他打完一个电话之后,就有人探进头询问某事,或叫他去和谁商量一件事。对于这种情况,我们的维特利亚都是来者不拒,笑脸相迎,等他们一走,他就接着打第2个电话,打完第2个电话后又去拜访同一楼层的一个人。总而言之,看起来就像是一团旋风在地上到处转。但是每当他从突然袭击的意外交际中脱身出来,他就又马上回到自己的办公桌边,接着打其余的电话。就这样,几个小时过去之后,他原先计划要打完的电话终于实实在在地打完了,“线索”虽然一直未断,但却是见缝插针完成的。

  维特利亚先生的一天是固定时间与不固定时间的混合体,这是大多数资深生意人对待时间的观念。

  在甘乃特报业公司CEO约翰·科里那里,同样的现象在他处理文书工作的时候格外明显。正如我们在第1章中提到的,科里更倾向于亲自审阅处理那些送到办公室的信件或其他材料,这样一来,他手上的文件材料常常是堆积如山。但是他一定要把他们处理完。于是同样的一幕又出现了,办公室里人来人往,电话也响个不停,临时会议也少不了——不管怎样,别的事情一完,他又要重新回到桌边一件接一件地处理好撂得高高的文件。从早上8:30开始,一般到午饭之前,就可以处理完所有函件。

  无论是柯利还是维特利亚都绝不会花力气把自己的时间定为“电话时间”或“文案时间”。他们反而把这些事“撒”在几个小时的范围内,然后以在时间方面极其经济的方式来完成,一点也不觉得受压。

  事业进步的金言——如何掌握灵活的时间管理艺术

  为了帮助你掌握灵活安排工作日程的方法,本书下面将为你提供6条时间管理技术。但是让我们从博思咨询公司的前合伙人,独立咨询师桑德拉·克莱什(Sandra Kresch),一位工作方法极其得当的咨询师的故事开始,这故事描述了她自己典型的一天,其中充满了职业与个人的特色。

  我今天有一系列的事要去做,要带猫咪去看兽医,我自己也想去看医生;办公室的工作也排得满满的;另外我还要为一家我担任会长的非营利组织物色一名新的执行董事;最后还要帮一群朋友的忙。

  在考虑如何处理好如此众多的事情的时候,我认为最重要的是制订出一份全天的日程安排。猫咪惟一可以去看兽医的时间是早上7点。于是我早早把它送了去,并且想好下午怎么顺道带它回家。

  此后,我就必须呆在家相当长的时间。有两个生意人,一个在伦敦,一个在另外一个地方,需要我去联系,所以清早我还得先给他们的办公室打电话通知一下,让他们能够在我离家外出之前给我来个电话。

  我在办公室的工作日程,总是安排得非常紧凑,有力地集中在本星期必须完成的3件大事上,绝不枝节旁蔓。

  从这位繁忙的专业人士对自己一天生活的叙述中,我们可以提炼出6种她用以保持对时间的某种控制的方法,我把这6种方法推荐给各位读者。

  1、使用一张写有本周必须完成的三四项主要待办事项清单。要记住它,每天念叨几次。还可以把这张单子贴到工作日程计划本上,或把它录入电子日程中,方便自己反复查看。这种方法能够帮助你集中全力实现每周的工作目标。

  2、标注工作日中的固定点,即每天的工作框架。拿前面的故事来说,猫必须早一点送到兽医那里去,因为这样可以在当天就把它接回家,打往伦敦的电话最好在中午之前完成,否则恐怕会与意想之外的会议和其他工作任务相冲突。框架搭好后,填充具体内容也就舒服和容易得多了。安德鲁·格罗夫(Andrew Grove)在《高产出管理》(Hign Output Management)一书中说:“我们必须找出有限制性的步骤……如果我们能够确定什么事是不可更改的,并且能围绕这些事安排其他'好说'的事,我们的工作效率就会高得多。”

  3、估计好“变动”的因素,在选定哪些工作应该全力以赴的时候,特别要注意那些有限制的或没有任何余地的事情。比如说,准备当天下午两点会议的备忘录,是一件没有多少变动因素的事,然而如果是下周的会议,则情况可能完全不同。

  4、拉长工作日的两端,在克莱奇的例子中,我们会注意到与兽医的约会是在早上7点,同样,我们也应该把个人私事、琐事安排在工作日的两头,比如早上7点去见你的造型师,下午7点理发和购物。

  5、简化与支持。你应该常常问自己:这件工作中哪些事是可以授权他人去做的?怎样才能使这件工作变得更简明易行?

  6、对那些没完没了的要求,就像格罗夫所指出的:“如果你对一件事说了是,你就很难再对另外一件使你更远离目标的事说不。”

  ——本文经机械工业出版社华章分社授权,摘自该社2005年9出版、由斯蒂法妮·温斯顿著的《有序才能成功》一书。

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