[管理与领导-54]：IT基层管理者 - 扩展技能 - 1 - 时间管理 -1- 时间管理的基本理念和五大原则

前言：

管理学大师彼得 ·德鲁克曾说过:“不能管理时间，便什么也不能管理” 。论语中说：逝者如斯   夫!不舍昼夜。时间对任何一个人来说都是十分重要的，对于惜时如金的管理者来说更是如此。

时间也是一种资源，对所有的人都是一样的资源，差别在于如何使用时间以及时间使用的效率。

本文要探讨管理者的时间管理！！！！

时间管理的本质：分时调度的最优算法问题！

一、大多数遇到时间不够的困境

 二、时间管理的五大原则

2.1 原则一：效能优先

2.1.1 什么是效能

效能：单位时间内做更多的事情 vs. 单位时间内产生的价值。

效能：实现价值，开拓视野，提升能力，维系关系，兼顾了当下与长远

效能（Efficiency）是指在给定资源和时间内以最少的浪费完成任务的能力。提高效能意味着更有效地利用资源和时间，实现更高的生产力和成果。

之所以为第一优先级，就意味着时间管理的根本目的是提升时间资源的使用效率！！！包括：管理者自己的时间使用效率，还包括团队成员的时间使用效率，最终体现在团队的时间的使用效率上。

2.1.2 效能优先的本质

效能优先的本质：用正确的方法做正确的事。

2.1.3 效能优先策略

在时间管理中，优先关注效能意味着专注于提高工作效率和生产力。

以下是一些时间管理策略，以便优先考虑效能：

1. 使用时间管理工具：确保时间管理本身的效能，借助各种时间管理工具和应用程序，帮助你组织和追踪任务。例如，待办事项清单、时间表、提醒应用程序等，可以帮助你管理任务、设置提醒和追踪进度。

2. 设定明确的目标和优先级：确保你明确自己的目标，并根据重要性和紧急性设定优先级。将时间和精力主要投入到最重要的任务上，以实现高效的成果。

3. 学会委托和分派任务：了解团队成员的能力和兴趣，合理地委托一些任务给他人，以减轻自己的负担。合理分配任务，发挥团队的协同作用，提高整体的工作效能。

4. 时间分块和集中注意力：将类似的任务组合在一起，集中精力进行处理。使用时间块，分配专门的时间段来专注于特定任务，以最大化效率和质量。

5. 设定时间限制和截止日期：给自己设定合理的时间限制，以避免任务拖延或花费过多的时间。设定适当的截止日期，激励自己并保持工作的动力和紧迫感。

6. 寻求自我提升和改进：保持持续学习和自我提升的态度，不断改进自己的技能和知识。探索和采用更高效的工作方法和技巧，以提高工作效能。

7. 休息和调整：不要忽视休息和调整的重要性。合理安排休息时间，让大脑和身体得到恢复和放松，以保持持久的高效工作状态。

通过关注效能优先，你可以更有效地管理时间，提高工作效率和生产力。同时，记住时间管理也需要灵活性，根据具体情况和需求进行调整和优化。

2.2 原则二：角色清晰、理清和明确角色、合理分配时间

高层管理者：找到新思路、制定战略、目标、方向、线路

中层管理者：发现问题、查找原因、制定解决方案、配合战略目标

基层管理者：遵守规定，落实、执行、日常运营

如果基层管理者大部分的时间都花在战略方向，或高层管理者的时间都花在日常事务上，这就是错误的时间搭配上。

高层管理者、中层管理者和基层管理者在时间分配上可能存在一些差异，这取决于他们的工作职责和责任范围。以下是一些常见的时间分配原则，适用于不同级别的管理者：

高层管理者：

1. 战略规划和决策：高层管理者需要花费较多的时间和精力参与战略规划和决策制定，以确保企业的长远发展和业务目标的实现。

2. 资源管理和关键决策：高层管理者负责管理组织的关键资源，如财务、人力和项目资源。他们需要在不同的项目和需求之间进行权衡和决策，并分配资源以实现最佳效果。

3. 策略沟通和影响力建立：高层管理者需要与内外部利益相关者进行沟通，并建立有效的关系和影响力。他们可能需要参加会议、演讲和代表组织参与战略伙伴关系等活动。

中层管理者：

1. 执行和监督工作：中层管理者负责执行组织的战略和决策，监督团队的工作进展和绩效。他们需要在不同团队成员之间进行协调和沟通，确保任务按时完成。

2. 团队管理和发展：中层管理者需要投入时间和精力来管理团队，包括任务分配、团队建设、绩效评估和员工培训等方面。

3. 上下级沟通和反馈：中层管理者扮演着信息传递和沟通的桥梁角色，需要与高层管理者和基层员工进行有效的沟通和反馈，确保信息流动和团队的有效协作。

基层管理者：

1. 任务执行和协调：基层管理者负责具体任务的执行和协调，确保工作按照计划进行，并解决日常的问题和挑战。

2. 员工管理和指导：基层管理者需要投入时间来管理和指导直接下属，包括任务分配、培训、绩效管理和员工发展等方面。

3. 沟通和问题解决：基层管理者需要与团队成员进行沟通，解决问题和提供支持，确保团队能够顺利开展工作。

在时间分配方面，不同层级的管理者应根据自身职责和优先事项来进行调整和安排。关键是明确目标、确定优先级，并灵活地分配时间来满足工作需求，同时也要注重沟通和团队合作，以打造高效的工作环境。

2.4 原则三：价值导向、目标清晰、优先级分明、以终为始

2.4.1 优先做有价值的事

 在管理中，最有价值的事情可以因上下文和具体情况而异。

然而，以下是一些被广泛认为是管理中最有价值的事情：

1. 发展和培养人才：管理者应该投入时间和资源来发展和培养团队成员的能力和潜力。通过提供培训、指导和反馈，帮助他们成长，同时建立强大的团队。

2. 有效的沟通与协作：管理者应该建立良好的沟通和协作机制，确保信息的流动和团队成员之间的合作。有效的沟通能够促进理解、减少误解，并推动共同目标的实现。

3. 战略规划与目标设定：管理者应该参与和推动组织的战略规划和目标设定过程。通过清晰的目标和明确的规划，帮助团队成员明确方向，并与组织的长远目标保持一致。

4. 制定决策与问题解决：管理者需要具备决策能力，并能够在复杂的情况下做出明智的决策。他们应该运用分析和判断能力，解决问题，并确保决策的有效执行。

5. 促进创新与改进：管理者应该鼓励团队的创新和改进，提供支持和资源，帮助他们通过新思路和方法来解决问题，提高效率和质量。

6. 建立积极的工作文化：管理者应该努力营造积极的工作氛围和文化，建立团队精神和凝聚力，并激励员工积极参与、发展和取得成果。

7. 持续学习与个人成长：管理者应该持续学习和提升自身的管理和领导能力。通过不断学习和反思，管理者可以不断发展自己，并为团队带来更好的指导和支持。

当然，管理者在实践中还会面临各种挑战和任务，需要根据具体情况来调整和优先考虑。

但以上列举的事情通常在管理中被认为是最有价值且最有长远意义的。

2.4.2 目标导向

管理者的目标导向是指管理者在工作中注重设定和追求目标的重要性，以确保组织和团队的成果和成功。以下是管理者目标导向的一些关键特点：

1. 明确和具体的目标设定：管理者应该帮助团队成员明确和设定具体的目标，确保每个人都清楚地知道他们的职责和所要达到的结果。

2. 追求卓越和绩效：管理者应该鼓励团队追求卓越，设定高标准的绩效目标，并提供支持和资源来实现这些目标。

3. 可量化和可衡量的目标：管理者应该设定可量化和可衡量的目标，以便能够评估和追踪团队的进展和绩效。

4. 基于战略和长远的目标：管理者应该确保他们的目标与组织的战略和长远目标相一致，以促进组织的发展和成功。

5. 与团队协商和共享目标：管理者应该与团队成员协商目标，并与他们共享组织的目标，以增加他们对目标的参与感和责任感。

6. 目标的优先级和权衡：管理者需要根据重要性和紧迫性来设定目标的优先级，并在资源有限的情况下进行权衡和决策。

7. 目标的沟通和解释：管理者应该清楚地沟通和解释目标，以确保团队成员理解目标的意义和重要性，并激发他们的动力和参与度。

8. 目标的追踪和评估：管理者应该定期追踪和评估目标的实现情况，提供反馈和指导，以及调整和改进目标和行动计划。

管理者的目标导向对于组织和团队的成功至关重要。它鼓励团队成员朝着共同的方向努力，并帮助他们理解工作的意义和对组织的贡献。通过目标导向，管理者能够促进团队协作、激发士气，并实现组织的长远目标。

2.5 原则四：计划先行

2.5.1 计划与时间管理的关系

时间管理和计划密不可分，它们是相互依赖和相互促进的。

时间管理是指有效地管理和利用时间，以完成任务和实现目标。

而计划则是在时间管理的基础上，提前做出安排和决策，确保任务和目标能够按计划顺利完成。

以下是时间管理与计划的关系：

1. 目标导向：时间管理和计划都是为了实现明确的目标和结果。时间管理帮助我们有效地利用时间资源，而计划则帮助我们制定目标和确定行动步骤。

2. 优先排序：时间管理和计划都涉及确定任务和活动的优先级。时间管理有助于我们判断哪些任务是重要且紧急的，而计划则帮助我们将任务按照优先级进行排序和安排。

3. 时间分配：时间管理和计划都涉及将时间分配给不同的任务和活动。时间管理帮助我们合理分配时间量，而计划则帮助我们确定每个任务所需的时间，并将其纳入日程安排。

4. 风险管理：时间管理和计划都需要考虑潜在的风险和障碍。时间管理帮助我们应对时间上的压力和限制，而计划帮助我们评估任务执行中的风险，并制定相应的应对策略。

5. 监控和调整：时间管理和计划都需要持续的监控和调整。时间管理帮助我们追踪时间的使用情况，而计划帮助我们监控任务的进展，并根据需要进行调整和优化。

总之，时间管理和计划是紧密相关的，相互依存的概念。时间管理提供有效的时间利用和任务执行的方法和技巧，而计划提供了预先制定的行动方案和安排。通过将时间管理和计划结合起来，我们可以更好地组织工作，提高效率，实现个人和组织的目标。

2.5.2 计划的关键点

计划是在事前制定目标、确定行动步骤和资源分配的过程。它帮助我们规划未来的活动，并提供指导，确保我们朝着预期结果迈进。以下是一些关于计划的关键要点：

1. 目标设定：明确和具体地制定目标，确保目标可以衡量和可实现。目标应该是明确的、可衡量的、可达成的、相关的与时间绑定的（SMART原则）。

2. 任务分解：将大目标分解成具体的任务和子任务。每个任务应该包含明确的行动步骤和时间估计，帮助我们理解任务的复杂性和实施细节。

3. 优先级排序：评估任务的重要性和紧急性，确定优先级。将任务按照优先级顺序排列，确保时间和资源的最佳利用。

4. 时间计划安排：根据任务的时间估计和优先级，制定日程表和时间表。将任务安排到适当的时间段，留出空闲时间来处理紧急情况和灵活应对变化。

5. 资源分配：确定所需资源，如人员、资金、设备等，并将其合理分配给相应的任务。确保有足够的资源支持计划的执行。

6. 风险评估与应对：评估潜在的风险和障碍，制定相应的风险应对计划。这有助于识别和解决潜在的问题，减少计划执行过程中的不确定性。

7. 监控与调整：定期监测计划的进展，并根据实际情况进行调整。灵活性和适应性是计划中重要的因素，必要时进行调整以确保计划的有效性。

8. 沟通与协作：将计划与相关人员共享，确保所有相关方对计划的理解和接受。促进协作和沟通，确保任务分配明确并能够顺利执行。

通过有效的计划，我们可以更好地组织工作和资源，优化时间利用，提高生产力，实现个人和组织的目标。但要记住，计划是一项动态的过程，需要根据实际情况进行调整和优化。

原则五、精力专注

我们的大脑有个切换时间成本，就是你在处理一件需要脑力思考的事情的时候，如果停下来去处理另一 件事，再返回来的时候，你需要重新找你刚才的思路。  这对重度脑力工作者尤其是一个挑战：想想你现在高度集中精力做一件事，这时突然有人跑过来叫你帮个忙解决个问题，等你把这个问题解决之后，再回过继续做事，你可能要花上几分钟甚至十几分钟才能找回刚才的思路了。

时间管理和专注是相互关联的，它们共同帮助我们更有效地利用时间和提高工作效率。

以下是时间管理和专注之间的关系：

1. 任务优先级：时间管理帮助我们确定任务的优先级，将精力集中在最重要和紧急的任务上。通过清晰地了解任务的优先级并合理安排时间，我们可以更有目的性地专注于当前最重要的工作。

2. 时间分配：时间管理可以帮助我们合理分配时间，确保每个任务都有足够的时间来完成。当我们知道某个任务的时间限制时，我们更有动力专注于任务并确保在规定时间内完成。

3. 任务批量处理：时间管理鼓励我们将类似任务或相关任务批量处理。当我们集中处理相似的任务时，我们可以更快地进入工作状态并保持专注，减少因频繁切换任务而造成的思维碎片化。

4. 消除干扰：时间管理也旨在减少和消除各种干扰因素，从而帮助我们更好地保持专注。通过创造一个专注的工作环境，例如关闭社交媒体通知、设置专属的工作时间和工作空间，我们可以减少干扰并更好地专注于当前任务。

5. 心流状态：心流是指在全神贯注状态下专注于当前任务，产生高效和满足感。时间管理可以帮助我们创造适合心流状态的条件，如合理安排时间、设置清晰的目标和提供挑战与技能平衡等。

6. 自我管理：时间管理也涉及自我管理，包括管理注意力、控制冲动和延迟满足感等。通过培养自我管理能力，我们可以更好地控制和引导注意力，避免分心，并保持专注于当前任务。

综上所述，时间管理有助于规划和合理利用时间，而专注则是在任务中全神贯注的状态。通过将时间管理和专注相结合，我们可以更高效地完成工作，提高个人和团队的生产力。

总结：