2) 预防措施:防止实际绩效与计划之间出现偏差,需要防范;
3) 缺陷补救:产品组件有质量问题,需要修正;
4) 更新:针对受控文件或计划的变更。
如果改变了计划,一定是更新。
前面三者:计划不变。
管理项目知识:
1、过程定义:使用现有知识并生成新知识,以实现项目目标,并且帮助组织学习的过程。
管理显性和隐性知识,重复使用现有知识并生成新知识。重点关注把现有知识条理化和
系统化,以便更好的加以利用。
2、管理项目知识的工具:知识管理(无法脱离人而存在)
促进员工合作创造新知识,分享隐性知识。
比如人际交往、工作跟随和跟随指导。
1)人际交往:在组织、行业或职业环境中与他人的正式或非正式互动。
人际交往在项目初始时特别有用,目的是为了建立关系,增加获取资源的途径,改进人
力资源管理。人际交往的方式有很多种:写信、午餐会、座谈会等等。
2)工作跟随:徒弟跟着师傅实习,徒弟无需承担任何责任,全部责任由师傅承担。
3)跟随指导:师傅跟随和观察新手的工作情况,并给予指导。
3、管理项目知识的工具:信息管理(可以脱离人而存在)
用于促进显性知识分享的各种具体方法。
比如:图书馆服务、文献检索、经验教训登记册编制。
4、管理项目知识的输出:经验教训登记册
会得到更新,最终存入组织过程资产中。
监控项目工作
1、过程定义:跟踪、审查启动、规划、执行、收尾各个过程,来实现项目管理计划中确定
的绩效目标。就是把实际绩效和项目管理计划进行对比,发现偏差、分析原因,提出变更。
2、监控项目工作的输入:工作绩效信息work performance information
从各控制过程中收集并结合相关背景和跨领域关系,进行整合分析而得到的绩效数据。
比如:第一天计划预习PMBOK 到50 页,实际只预习到30 页。对比发现,比计划少预习
20页,20 是工作绩效信息。
3、监控项目工作的工具:数据分析
4、监控项目工作的输出:工作绩效报告 work performance reports
为制定决策、提出问题、采取行动或引起关注,而汇编工作绩效信息,所形成的实物或
电子项目文件。
比如:第一天计划预习PMBOK 到50 页,实际只预习到30 页。对比发现,比计划少预习
20页。第二天少预习10 页、第三天又少预习15 页„„最终写成一份报告,为什么总是不遵
守计划,怎么总是少预习。是工作效率太低、还是懒惰引起的,分析找到原因等等。汇总写
成一份状态报告。
5、监控项目工作的输出:变更请求
是指监控项目工作时会引发变更请求。
通过比较实际情况与计划要求,可能需要提出变更请求,来扩大、调整或縮小项目范围
与产品范围,或者提高、调整或降低质量要求和进度或成本基准。
练习题
1、下列哪一项描述了项目管理信息系统?
A、支持工作分解结构词典开发的应用软件
B、注重联系项目团队成员的社交网络平台
C、用于日程安排、配置管理和连接其他系统的一组工具
D、在项目沟通生命周期内支持项目经理工作的一套模版
答案:C,见PMBOK第六版95页。项目管理信息系统(如自动化工具,包括进度计划软件、配
置管理系统、信息收集与发布系统或进入其他在线自动系统的网络界面)。
2、项目管理计划制定完毕并由利害关系者批准。项目经理接下来应该怎么做?
A. 开始执行项目管理计划中规定的工作
B. 审查风险评估并更新风险登记簿
C. 为承包商制定工作说明书
D. 针对项目设立变更控制委员会
答案:A。计划被批准后,下一步是根据项目管理计划去执行工作
3、某个项目可交付成果所需的设备是旧的且不可靠。工厂经理建议订购一台新机器。工厂
经理向项目经理提交变更请求记录下列哪一项?
A、 纠正措施
B、 缺陷补救
C、 预防措施
D、 更新
答案:C。工厂经理建议订购一台新机器,这是为了防止出错工厂经理而建议订购新的。
实施整体变更控制
1、过程定义:审查所有变更请求,批准或否决变更,并管理对可交付成果、项目文件和项
目管理计划的变更,并对变更处理结果进行沟通的过程。
这个过程的作用,就是对这四种提出来的变更请求,批准或否决,然后更新相应的计划
或文件。
提出的变更到底是同意,还是拒绝?需要在这个过程做判断。
实施整体变更控制过程贯穿项目始终,项目经理对此负最终责任。
这句话说明PM对变更负最终责任,万一哪个变更变得不好,责任都在PM没有把控好。PM
要对变更请求跟踪负责到底。
2、配置管理系统:
包含在配置管理计划中,由一系列正式的书面程序组成,用于对以下工作提供技术和管
理方面的指导与监督:
1)识别并记录产品、成果、服务或部件的功能特征和物理特征
2)控制对上述特征的任何变更
3)记录并报告每一项变更及其实施情况
4)支持对产品、成果或部件的审查,以确保其符合要求
配置管理系统明确了为核准和控制变更所需的批准层次。
配置管理活动包括:
1)识别配置项:选择与识别配置项,从而为定义与核实产品配置、 标记产品和文件、管理
变更和明确责任提供基础。
——相当于编号,version 1.0,version 2.0
2)记录并报告配置项状态:关于各个配置项的信息记录和报告。
——相当于记录版本的说明,1.0 版本拓展了场景文字„„;2.0 版本优化了bug,解决了
闪退问题„
3)配置核实与审计:保证项目的配置项组成的正确性,以及相应的变更都被登记、评估、
批准、跟踪和正确实施,从而确保配置文件所规定的功能要求都已实现。
——确保配置项组成的正确性,确保变更都被记录、评估、批准、跟踪和正确实施。现在2.0
的版本要变更到2.1 了,要确保这个变更符合流程。
也可以用五大过程组的关系来理解这三个活动:
识别配置项、记录并报告配置项状态属于执行过程组的活动;
配置项核实与审计属于监控过程组的活动;
简单理解配置管理包含了变更管理和版本管理。
3、变更控制委员会 (CCB:Change Control Board)
1)CCB 是正式的团体,但不一定是固定的团体;
2)组成:项目发起人、客户、项目经理、相关专家、其他主要干系人;
3)任务:审查、评价、批准、推迟或否决项目变更,记录和传达变更处理请求;
4)设立原因:项目经理权力有限,对于涉及计划基准的变更不能自做主张;
一句话概括CCB 设立的原因:PM 一个人决定不了的大事需要通过CCB 来群体决策。
4、变更控制系统:Change Control System
包含在变更管理计划中
1)是指包括变更管理的一系列正式的书面程序,包括文档、跟踪系统和变更的批准层次等;
2)该系统不仅说明什么样的变更需要哪个层次的批准,而且也说明在什么情况下可以不经
批准就实施变更;
3)该系统说明CCB 的组成、权力与责任;
4)紧急情况下的变更可以不经CCB 批准就实施,但事后需补办相关变更手续;
5、变更的批准权限:
每项记录在案的变更请求都必须由一位责任人批准或否决。这个责任人通常是PM 或者
发起人,在项目管理计划或组织流程中会指定批准责任人。必要时由CCB 开展实施整体变更
控制过程。
1)PM:一般批准不涉及基准的变更请求,紧急情况可批准特殊的变更请求。
比如有客户老板的连环夺命call,要求马上、立即、立刻进行一个变更,不变就解约,
非常紧急。那就PM 自己决定要不要变吧。因为如果走流程的话,时间来不及。
注意:一些很简单的变更,不涉及基准的,比如说干系人登记册里一位干系人的名字写
错了,这种小问题,PM 也可以自行决定,不用走流程
2)发起人:一般批准章程的变更;
章程写的不清楚,要进行变更,由发起人来决定要不要变;
3)变更控制委员会CCB:批准或否决基准的变更请求;
4)客户:批准按合同实施的项目的某些变更请求
虽然影响基准的变更必须要通过CCB 的批准,但并不意味着CCB 只能批准影响基准的变
更,有一些在变更控制系统中指定需要CCB 批准的变更但并没有影响基准。
6、完整的变更管理流程:
0)PM 对可能引起变更的因素施加影响;
——注意!是“施加”影响,而不是第2 步的“评估”影响。看看是否是不必要的变更,
避免因个人的主观臆断随意进行变更。
1)干系人正式向PM 提交变更请求,并记录变更请求;
——书面记录变更、创建变更请求。
2)PM 评估变更对项目的影响;
——记录后,评估如果实施变更会对项目产生什么影响。
3)PM 与干系人沟通并寻求处理变更的备选方案;
——寻找处理变更的解决方案
4.1)PM 自主决策;
——如果变更不影响基准,PM 自主决策,之后更新到变更日志中。
4)PM 提交含解决方案的变更请求给CCB 审批;
——如果变更影响基准,PM 将变更请求提交给CCB。
——如果CCB 否决了变更请求,将结果更新到变更日志中。
5)更新项目管理计划与项目文件;
——如果CCB 批准了变更请求,就需要更新项目管理计划/文件。
6)通知受变更影响的干系人;
——通知会受到变更影响的干系人。
7)项目团队执行批准的变更;
——项目团队执行、实施批准的变更请求。
8)跟踪确认变更的实施情况;
——被批准执行的变更,跟踪、记录实施情况如何。
练习题
1、项目经理向客户提交可交付成果以供批准。客户称可交付成果没有达到验收标准,并要
求项目经理对可交付成果进行返工。客户还希望查看返工进度的相关信息。项目经理接下来
应该执行哪一项活动?
A. 配置识别
B. 配置核实与审计
C. 配置状态记录
D. 配置控制
答案:B。项目经理应进行配置核实与审计,属于监控,查看配置文件所规定的功能要求是
否已经实现。
结束项目或阶段:
1、定义:完结所有项目管理过程的所有活动,正式结束项目或阶段。结束项目也叫项目收
尾、行政收尾、阶段收尾。
项目有明确的起点和终点,起点是项目章程获得批准。终点是:
1)目标达成
2)不能达到目标项目终止
3)项目需求不复存在
4)客户或发起人希望终止等等
如果项目在完工前就提前终止,本过程还需制定程序,来调查和记录提前终止的原因。
2、结束项目或阶段的输入:项目章程
记录了项目成功标准、审批要求,以及由谁来签署项目结束
3、结束项目或阶段的输入:项目管理计划
结束项目时,项目经理需要审查项目管理计划中的范围基准,确保所有的项目工作均已
完成,才可以进行收尾。
4、结束项目或阶段的输入:商业文件
商业论证:用于确定项目是否达到了经济可行性研究的预期结果
收益管理计划:用于测量项目是否达到了计划的收益
5、结束项目或阶段的输入:验收的可交付成果
正常收尾的验收的可交付成果包括批准的产品规范、交货收据和工作绩效文件;
分阶段或被取消的项目中,包括未全部完成的可交付成果或中间可交付成果。
6、结束项目或阶段的工具:会议
用于确认可交付成果已通过验收、确定已达到退出标准、正式关闭合同,评估干系人满
意度,传递项目知识和信息,以及庆祝成功。
参与者:团队成员、参加项目或受项目影响的干系人
会议类型:收尾报告会、客户总结会、经验教训总结会,以及庆祝会等
7、结束项目或阶段的输出:最终产品、服务或成果移交
项目收尾,移交项目所产出的最终产品、服务或成果;
阶段收尾,移交该阶段所产出的最终产品、服务或成果。
8、结束项目或阶段的输出:最终报告
用最终报告总结项目绩效,可包括以下信息:
a) 项目或阶段的概述
b) 范围目标、范围的评估标准,以及证明达到完工标准的证据
c) 质量目标、项目产品和质量的评估标准,核实信息以及偏差原因
d) 成本目标,包括可接受的成本区间、实际成本,以及偏差原因
e) 最终产品、服务或成果的确认信息的概述
f) 进度目标,包括成果是否实现项目所预期的收益,以及未来实现情况
g) 最终产品、服务或成果如何满足商业计划所述业务需求的概述
h) 项目过程中发生的风险或问题及其解决情况的概述
9、行政收尾活动:
1)为达到阶段或项目的完工或退出标准所必需的行动和活动;(确认该做的已经做完,怎
么确认?通过什么确认?审查项目管理计划中的范围基准)
- 确认卖方的工作已通过正式验收,并处置未决索赔;(确认供应商交付的产品已通过
验 收,并处理采购工作涉及的索赔);
3)为向下一个阶段或向生产和/或运营部门移交项目的产品、服务或成果所必需的行动
和活 动;(最终成果做移交)
4)总结经验教训并存档;
5)收集关于改进的建议;
6)测量干系人满意程度;
接下来
7)庆功会;
8)释放资源;
练习题
1、客户提前终止了项目,下列哪种说法是正确的?
A、 你必须停止所有的工作并解散团队
B、 你必须与项目团队一起记录经验教训
C、 你必须让项目团队继续在项目中工作,以便让管理层有足够的时间与客户洽谈
D、 你必须更新项目管理计划以及反映这种变更
答案:B。终止了项目,需要收尾,AB 都是收尾要做的,先做B、再做A。
2、项目经理正在准备项目收尾文件。这些文件应包括下列哪些内容?
A. 预算和财务信息、客户验收管理计划以及项目收尾批准
B. 未决风险、关闭项目的原因以及质量保证审计
C. 关闭项目的原因以及完工和未完工可交付成果的移交程序
D. 可交付成果、预算和财务信息以紧急变更请求
答案:C。如果项目在完工前提前终止,则需要在正式的收尾文件中说明项目终止的原因,
并规定正式程序,把该项目的已完成和未完成的可交付成果移交他人。
3、由于对于项目可交付成果有太多互相矛盾的讨论,一个实施新系统的项目在发布时发生
问题。项目经理离开公司,一名新项目经理被分配到该项目中。新项目经理首先应该采取的
行动是什么?
A. 完成项目管理计划,并与相关干系人沟通
B. 上报项目发起人,并寻求支持,来处理正在进行的讨论
C. 正式确定项目章程,并要求获得项目发起人和关键干系人的批准
D. 制作工作分解结构,并与所有相关干系人沟通
答案:C。换了新的PM,要重新确定章程,要把PM的名字改成自己的,新的PM才被正式授权。
4、项目章程和团队任务分派已经完成,计划在下周召开项目启动大会。项目启动大会的目
标是什么?
A. 审查风险登记册,讨论风险管理计划,并确保所有风险均已记录
B. 与所有干系人一起审查项目计划,并收集他们对于项目范围和进度的反馈
C. 与所有干系人一起审查项目的目的和目标,并获得他们的支持
D. 审查最终项目管理计划,并确定是否所有模板都已创建
答案:C。项目启动大会,是务虚的会议,不会探讨具体事情。
不会查看风险登记册,太具体。排除A;
还没有开工,无法收集范围和进度的反馈,而且这个太具体了,排除B;
模板,太具体,排除D。
5、开展实施后项目审查的目标是什么?
A. 分析项目是否达到其目标
B. 发出变更请求
C. 审查项目风险
D. 进行团队成员的绩效评估
答案:A。项目审查的目标就是分析项目是否达到原计划既定的目标,也就是在做监控。
6、在收尾阶段,项目发起人认为项目没有达到原始预期。项目经理应使用什么文件来验证
项目的最终可交付成果?
A. 状态更新
B. 风险登记册
C. 干系人登记册
D. 项目章程
答案:D。项目章程中包含可测量的项目目标和相关的成功标准。
7、市场动态发生变化。由于项目绩效不确定,项目发起人希望终止合同。
项目经理和项目发起人应审查什么?
A. 根本原因分析和技术问题的行动计划
B. 项目的技术和商务目标、可行性和可盈利性
C. 修订项目需求的变更请求
D. 对导致技术问题进行解释
答案:B。从商业论证的角度看项目是否可行
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