分享外贸人提高工作效率的六个方法

有一种外贸人叫佛系外贸人 —— 上班时东一榔头西一棒槌，开发信发了N多零回复也能照发两年，感觉每天特别忙，可是又不明白自己在忙什么。
你是不是这样呢？如果是，那也不要紧，只要有计划，把各项工作安排得井井有条：开发客户、维护客户、跟踪客户、寄样品等，每天照计划完成，工作也会充实许多。
今天告诉大家外贸业务员到底如何提高工作效率？

01
好的心态决定工作效率
做业务，心态真的非常重要。因为日常的销售过程中，更多时间是在经历漫长的等待和流单的挫折。
没错，成交只是极小的比例，100个电话99个拒绝，1000封开发信999封没有回复，100个询盘下也
能接到像样的单，但中问波折不断:久而久之，会陷入自我怀疑的心态中，如果不加以调整，容易崩溃……这些都是业务员拿下订单前的正常状态。
所以，每天保持一个积极饱满的心态和情绪，这些都让大大提高工作效率。

02
持续的自我学习能力
对于一个外贸业务员来说，持续的学习能力是首要素质。
因为世界每天都在变化，大事小事每天都在发生，我们需要了解与国家、与政策、与行业、与产品，与相
关技能息息相关的讯息和知识。
所以，每天，我们可以花10-20分钟的时间进行学习，并保持这种习惯。
如果不知道看什么，建议:外贸行业动态，汇率动向(很有必要)、国内原材料价格走势等交
易核心，如果持之以恒，最终会有很大的收获。

03
及时查看客户跟进情况
我们在销售过程中，快速或是一次性谈成客户的几率其实并不高，80%以上的客户成单都是在持
续跟进中完成的。所以，客户的跟进过程管理的重要性不言而喻。
现在很多公司都会购买CRM系统，使用一些功能来管理客户。当然也有很多公司还是习惯性使用
一些表格做管理。不论哪种方式，贸贸想说的是:每天要及时查看客户跟进情况。
每天要及时查看客户跟进情况，浏览客户跟进表，查看一下有哪些客户已经有一段时间没有联系。客户的联系分为很多种，社交软件上可以查看客户动态，可以在适当的时期表示一些问候，找一些当下的话题建立一些联系。
当然，还可以针对不同类型的客户选择合适的周期给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象会有所选择。
邮件的内容需要简洁、轻描淡写，千万别写太长，客户没时问看。有些业务员写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何的内容，这样跟进的时候根本不需要再写了，写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。
和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这一点在客户准备更换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你。

04
制定每日工作计划表
外贸业务是一项具有连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。
对于昨天没完成的工作，要大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始再计划。有些人缺乏计划性，想到什么做什么。每天忙得不可开交，但客户却丢着好几个月没有跟进。
每天先把要做的事情列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类:重要且紧
急、重要不紧急、紧急不重要、既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

05
利用工具高效工作
除了合理安排自己的工作计划，掌握有效的外贸工具也是摆脱低效率"佛系"外贸人的必备技巧。
一天中很多工作都是比较机械、重复、闲杂的工作，如果事事躬身真的会忙的不可开交，加班也不可避免，而有了工具必然会事半功倍，节省出大量时间专心谈客户。
外贸业务工具之一：邮件客户端
充分利用邮件的标签设置功能，你可以先创建好多种标签，比如:“新客户询价，速回"，然后报完价格后，标上另一个标签"已报价，注意跟进”。下面简单展示一下部分内容，算是抛砖引玉。

一般回复客户的邮箱控制在1小时之内~

外贸业务工具之二:即时帖
每天把要做的任务写下来，用序号标明先后顺序，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴，像符纸一样刺激着你。
随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉、慢性子都会得到改变。

外贸业务工具之三:文件夹和笔记本
文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。文件夹我喜欢点选一下地址栏 D:1上方的“文件夹”按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。
另外我的 E 盘清空的很干净，完全当做客户资料盘
1.根据不同市场建立 5 个根文件夹:北美、南美、中东、欧洲和亚洲;
2.在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如“AAA GROUP”;
3.根据订单的年期分为 2018、2019、2020、2021、2022。进入 2022后，逐个建立“包装资料”、“客户PO”、“PI”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”;
4.建立两个 TXT 文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。

这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且熟练后一切都一目了然。

06

利用平台高效工作

开发客户的方法很多，无论是从搜索引擎上还是从社媒上，但是这样单个单个地去打开去查询去验证，有时候不仅关键数据缺失，而且还会耽误我们很多的时间，导致工作效率降低。

俗话说得好掘金还需好铲子，这个时候我们就可以借助一些外贸获客平台来提升自己的办公效率，从而拿到很好的业绩。

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