员工离职损失大怎么办？知识管理系统来帮忙

编者按：本文从企业知识流失问题出发，介绍了企业知识管理的作用，可以帮助企业解决这些问题，并进一步介绍了天翎知识管理系统是如何解决企业知识流失问题的。

概要：

（1）企业知识流失问题及影响

（2）知识管理系统能做什么

（3）如何解决知识流失问题

企业知识流失问题及影响

很多企业存在这样一种情况：企业员工离职时，带走技术或者客户，重要的知识只掌握在几个关键员工身上，重要能力很容易流失，甚至流向对手。而后来的人又对过去的事情不了解，企业因此造成利益流失，甚至因某些核心员工的流失影响了组织的整合能力。

我们称这种情况为“隐性知识的流失造成组织失忆”。什么是隐性知识？企业隐性知识，是指深植在个人的经验、判断、联想和潜意识的心智模式内，包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等，是属于个人经验与直觉的知识。与隐性知识相对应的是显性知识，是指可以用文字、图形或其他方式清楚表达的知识。隐性知识并不像显性知识那样清楚明确，如果管理不善，不仅造成“组织失忆”，还可能带来一些其他不利影响：

1.“重复发明轮子”造成的隐形浪费

企业内部很多事情其实已经有人做过了，有着宝贵的经验和技巧，但是由于这些经验与技巧没有被发掘或记录下来，新来的员工无法明确了解企业内部存在哪些知识，仍须重头再来，重复劳动现象严重。

2.知识非个性化造成积累利用难

企业的不同人员对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别，很多企业的信息化系统往往是“千人一面”，组织内成员无法按需所取，知识和信息无法分类，知识不能有效积累和利用。

如何将企业隐性知识转化为显性知识，进行累积、分享和交流，对企业来说至关重要，而企业知识管理系统，就可以很好地解决这个问题。

知识管理系统能做什么

知识管理（Knowledge Management），一种最新管理思想与方法, 它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念。知识管理是企业管理的一项重要内容，主流商业管理课程如EMBA及MBA等均将“知识管理”作为一项管理者的必备技能要求包含在内。

知识管理通常用于将企业或组织中隐形知识显性化，完成知识的沉淀、加工、传播、利用，最终应用回企业或组织的生产活动中，比如国内的天翎知识管理系统就可以做到以下四个方面：

1. 内容体系规划，包括知识分类、知识属性、关键词库、安全体系、知识评估、项目知识地图、知识协助体系；

2. 知识流程规划，包括知识管控流程（知识规划、知识优化与创新等）和知识运营流程；

3. 知识管控规划，包括组织、激励和绩效；

4. 技术支持体系，包括平台架构和平台技术（内容管理技术、搜索技术等）

如何解决知识流失问题

天翎以“知识沉淀化、协同共享化、知识应用化、知识赋能化”为设计理念，推出知识管理系统——天翎KMS，帮助企业快速提升团队内容协作与知识管理效率，有效将企业隐性知识转化为显性知识，系统沉淀企业数据资产。

该系统融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。

1.文档分类，便于管理

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

2.数据权限，保证安全

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（4）文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

3.编辑共享，实现协同

（1）直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

（2）支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。

（3）支持文档资料分享。

4.知识管理与流程梳理

（1）知识地图：知识地图作为知识管理系统的输出模块，输出的内容包括知识的来源，整合后的知识内容，知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。

（2）对于市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。

5.学习培训，智能问答

（1）企业员工在微信（或企业微信）上收到培训课程提醒，点击即可学习，同时PC端也可进行课程培训学习；也可以通过考试自动参加一个靠评，还可以把自己的考学习的进度和考评的进度都做好对应的进度，跟绩效挂钩，提高自主学习的能力。

（2）智能问答机器人可以通过PC端，移动端进行系统问答，对查询资料或办理其他业务时起到指引。