项目文档管理的基本指南

项目文档是一种关键的项目管理资源，它可以提供清晰度，保证参与项目的每个人都在同一页面上，从而确保项目按时、按预算完成。

本文将讨论项目文档的重要性、如何在项目中使用项目文档以及选择好合适的项目文档管理软件的技巧。

什么是项目文档？

项目文档是收集项目信息的数据和文档。项目经理通常会收集项目每个阶段的所有相关文档，包括与提案、目标、需求、设计、实施、预算、测试、部署和支持有关的文档。

项目文档的目的是将所有文档集中在一处，以便于参考和沟通。

项目文档的好处

收集项目的所有文档有助于提高工作效率，这一点不足为奇；当你需要参考预算或利益相关者要求查看项目建议书或设计时，不必浪费时间搜索文档或打乱团队的工作流程。以下是项目文档管理的一些好处：

1.改善沟通

项目文档化可确保项目保持透明，确保所有利益相关方都在同一起跑线上，从而更容易更新不同的里程碑、时间表和交付成果。

2.加强协作

通过记录所有文档，不同团队的成员都能获得相同的信息，协作变得更加容易。项目文档可确保每个人都为共同的目标而努力。

3.增强责任感

项目文档使你能够清楚地说明谁被分配了哪些任务，以及谁负责哪些可交付成果。当有人想询问有关项目的问题时，他们可以很容易地看到谁在负责相关方面。

项目文档的类型

根据项目的范围、类型和参与成员的不同，每个项目可能会有不同的文档。尽管如此，任何类型的项目都可以从使用项目文档中获益，因项目文档可以提供组织性和清晰度。让我们看看常用的项目文档有哪些：

● 项目章程：概述项目范围、目标、组成部分和利益相关者的文档，是指导完成阶段性目标的总依据。
● 工作说明书（SOW）： 双方之间的正式协议，概述项目的范围和目标，通常在与外部方合作时使用。
● 项目状态报告： 这些报告可帮助项目经理跟踪任务的最新进展，了解项目的进展情况。
● 风险管理计划： 项目中潜在风险和障碍的概述，以及如何减轻或应对这些风险和障碍的计划。
● 财务计划： 预算的细目，以及如何将预算分配给不同的任务和里程碑。
● 技术文档： 包含使用、设计或开发技术系统的详细信息以及功能和安全信息的文档。

如何创建项目文档

以下是项目文档流程的分步说明，可以让你正确地开始：

第 1 步：收集所有必要文档

文档可能分散在不同的平台上，如电子邮件、硬盘、Word 文档、PDF 文档、内部信息等。项目文档流程的第一步就是将所有这些文档集中到一个空间，比如像 8Manage PM这样的项目管理平台，让团队成员和其他利益相关者都可以轻松访问。

第 2 步：确保文档具有描述性

项目的每个阶段都需要不同的文档，确保项目从头到尾都有所需的文档。当然，随着项目的进展，会产生更多的文档，但一开始就准备好正确的文档将有助于任务按部就班地进行。

第 3 步：调整文档结构，方便搜索

现有文档可能充满不必要的信息或注释，在搜索特定数据时可能会分散注意力。为了节省团队时间，可以考虑在每份文档中添加内部链接、目录或子类别等功能。

第 4 步：协同工作

让团队参与到项目文档流程的早期阶段，帮助贡献或审查和改进重要文档。这样可以确保任何缺失、不清晰或过时的内容都能得到更新。

第 5 步：发布和维护文档

文档定稿后，在文档平台中添加标签和索引等功能，以便随时搜索。项目文档管理是一项持续性工作，需要随着项目的发展进行定期维护。请确保定期审查项目文档，以保证其相关性和最新性。

选择正确的项目文档管理软件

如果你正在参与项目的文档编制，则需要合适的工具来存储以及共享文档。那么选择项目文档软件时，请考虑以下因素：

● 有直观的导航，易于使用
● 项目经理应该能够设置访问控制
● 具有内置项目文档模板
● 提供即时、可靠的搜索功能
● 确保软件和模板均可根据需求定制

8Manag PM 电子文档管理是项目文档和其他项目管理工作流程（如进度、成本、风险等）的理想选择。该软件内置有电子文档管理系统（EDMS），你可以随时浏览各种不同类型的文档（如 CAD, CAM 等），按需进行文档检入与检出管理、版本控制、全文检索与知识管理。

以下是 8Manag PM 为项目文档目提供的一些出色功能：

● 为每个项目分配状态、所有者、部门、截止日期和审阅者
● 就不同文档进行内部沟通，以始终了解最新的任务
● 与所有相关利益相关者实时协作处理任务
● 使用甘特图和看板视图监督项目的状态
● 创建审批和任务自动化，以减少手动审查项目

无论你有什么项目文档需求，都可以使用 8Manag PM 这样的工具，它可以帮助你创建文档并与团队共享。你可以将所有文档集中存放在一个位置，团队成员可以利用强大的搜索功能找到所需的内容。