3.4 OCR在RPA中的应用

前文已经介绍过OCR的基本概念，在现阶段的商业实践中，OCR多用于识别格式固定的卡证、票据，如身份证、驾驶证、营业执照、增值税发票等。此类文件多用于企业财务部门，由于在后文的财务流程的章节中会进行更详细、更完整的流程介绍，所以此处仅列举两个比较典型的OCR+RPA的应用场景。如需了解更多相关内容，可直接阅读第6章。

3.4.1　费用报销流程机器人

1.应用背景

随着金税三期工程的深入、企业涉税风险的增加，以及内部管理要求的逐步提升，仅依靠传统的人力审核是难以在有限的时间内进行全面管控的。

对于大型集团公司而言，一方面公司每年都要处理大量的各类发票，更要将大量的时间花费在反复沟通、财务核算等事宜上。一线报销人员也期望能够简化报销流程，缩减审核时间，提升报销体验。

2.费用报销流程自动化

如图3-7所示的是优化前的费用报销流程自动化。

 

图3-7　费用报销流程自动化（优化前）

费用报销场景将会涉及多种原始凭证种类，人眼识别和信息手动录入比较耗时且容易出错；发票验真，发票信息合规性、合理性辨别困难。对于财务人员来说，月末、年底等关键性时间节点，报销数量会大大激增，但关账的及时性要求仍然很高。

如图3-8所示，借助于OCR技术，流程实现了对各类原始凭证数据的自动收集，为自动化处理打下了坚实的基础。机器人财务引擎内预置了大量通用的财务审核流程，并能够根据企业的个性化需求进行定制开发，从而实现各类费用场景的自动化审核。

 

图3-8　费用报销流程自动化（优化后）

3.费用报销流程自动化收益

（1）大幅提高审核的准确性，杜绝工作失误

·税收合规性：假票、错票、套票一览无遗。

·内控合规性：各项费用控制制度全覆盖，不留管控死角。

·化整为零、电子发票重复报销、敏感字段等困扰均得到解决。

（2）大幅提高工作效率

·提高财务审核、账务处理效率。

·降低反复沟通成本。

·减少内审工作。

（3）降低管理成本

·明显降低审核人员数量。

·优化人力结构。

（4）挖掘数据价值

·获得大量的结构化数据，支持生成费用大数据，挖掘数据关联关系。

·完善各类审核规则，指导业务发展，促进财务转型。

（5）便于纳税抵扣

·可按照票类、税率等信息生成各类统计表，以便于纳税申报。

3.4.2　三单匹配机器人

三单匹配是财务部最烦琐、低效且需要重复劳动的日常工作。用户一般需要在多个系统界面中来回切换和查验数据，流程环节多、数据量大、工作烦琐，因此效率低下。三单匹配机器人可以完成如下环节的自动运行。

1）发票的OCR处理：通过自研的OCR工具实现对发票号码、开票方、明细清单、备注、税率等关键信息的准确识别。

2）国税总局发票批量验真。

3）与ERP系统中的采购订单、收货单、采购合同、供应商信息进行匹配核对。

4）若匹配成功则制作凭证，若匹配失败则邮件通知相关人员进行线下复核。

5）批量认证匹配成功的发票。

由于以往经常会出现开票方没有严格按照要求进行开票、企业内没有统一主数据管理等原因而导致原始数据质量差的问题，需要大量财务人员不断进行业务积累，并持续与供应商、采购部门、仓储部门沟通复核，这就导致三单匹配的自动化很难实现。

下面以图3-9中的物料型号名称为例，“Nova”在不同的环节中被填写成了不同的表达形式，大小写不一致、符号（空格、破折号）不统一，甚至还有写成相应中文的。而在进行三单匹配时，需要标准化唯一标识。如果采用传统字典穷举各种表达形式的解决方案，那么面对成千上万种供应链物料时，其维护工作量可想而知。通过NLP模块，可对填写内容进行语义分析，进而判断阐述的内容是否相同，从而使机器人能够快速适应各种异常情况。

 

图3-9　语义归一示例