sap进阶系列(5)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付 ( 3）

2.2.3 应收帐款
2.2.3.1 客户主记录
如图18，与会计科目类似，应收帐款中客户的主记录也是分层维护的。对于客户信息，从公司总部层面上来说，每一个客户有唯一的编码、名称、地址、纳税登记号等，是共用信息。对每个公司代码来说，他可以维护该客户一些特殊的信息。同样的道理，客户的利息计算控制，催款控制，对帐控制等控制信息也是在公司代码层次维护的。
和会计科目不同的是，客户信息的维护还有一个层次－销售区域层。对于客户的订单币别，交货方式等和销售相关的信息是维护在各销售区域层次的。销售区域是指销售组织、分销渠道和产品组的一个组合。
 
图19 客户发票手工输入

2.2.3.2 总帐和明细帐
客户的编码就是客户的明细帐号。图19 是客户发票手工录入的标准屏幕。如果集成销售模块，发票一般不是这样输入的，而是从销售开票清单自动生成的。这里展示这个屏幕是说明在SAP 中直接用客户的编码进行帐务的处理，也就是说如果一个分录是 借：应收帐款－客户明细 贷：销售收入，客户明细这条分录行是直接用客户编码录入的，也就是图19 中红色箭头所指的地方。那SAP如何自动记录总帐科目。
 
图20 总帐与明细帐
图20 显示的是明细帐与总帐的关系，假如A集团企业公司有一个客户－XX 高速公路工程公司。对它的应收帐款、预收帐款、应收票据、预收款请求、担保都是直接记录到客户明细帐下的，如图中左边。但是这些业务对应总帐的不同科目。首先，在SAP 中把该客户最经常的业务对应的总帐科目称为统驭科目，在该客户主记录的公司代码层中维护，比如该XX 高速公路工程公司的统驭科目是“应收帐款”总帐科目，如非特别说明该科目的业务都会自动计入“应收帐款”总帐科目。而一旦一个总帐科目作为“统驭科目”，它就只能接收来自明细帐的分录，而它本身不能直接录入会计分录。而对于其他的业务，比如预收帐款，应收票据我们定义“特别总帐标志”，比如“A”指预收帐款业务，“B”指应收票据业务，系统根据业务输入时的“特别总帐标志”直接记录到相关的总帐中。如图20 中的黑色箭头。特别总帐标志还可以用来核算表外业务，比如“预收款请求”是要求该客户预付帐款的请求单，不是复式记帐的分录，是一笔单边的凭证，它会在客户预付货款时被清帐。再比如“担保”等表外业务也可以用特殊总帐标志来核算。总之SAP总帐和明细帐的关系，保证了最少的输入量和两者的高度一致。
客户信用控制
SAP 应用“信用控制范围”来进行客户信用控制。在公司总部内，有些公司它们在会计核算上是分开的，但是对于客户的信用有可能是统一管理的。因此在SAP 中不同的公司代码可以分配给相同或不同的信用控制范围。对于业务和客户相似的公司信用可以统一管理。

例如：某一客户在信用范围“公司总部信用控制范围”中，信用限额为400,000，已使用的信用限额为29％，风险类别低，信用代表组001（指信用控制员的分组），DSO（应收帐款回收帐期）为8 天。同样一个客户在其他信用控制范围（如“中下游信用范围”、“基地公司信用范围”）中相关的信息的信用控制是不同的。
如图21 在SAP 中有下述这些信用限额：1.总信用限额，同一个客户在所有信用控制范围里的信用限额加总不能超过“总信用限额”, 如图中1,000,000。 2. 单个信用范围最高限额, 同一个客户在单个信用控制范围中的信用限额的上限, 如图中500,000。 3.已分配限额, 同一个客户在所有信用控制范围中信用限额的总额, (是不能超过总信用限额的)。
如图中900,000(=400,000+250,000+250,000)。 4.本范围信用限额, 一个客户在某个信用控制范围里的信用限额(是不能超过单个信用范围最高限额的)。如图中400,000, 250,000和250,000。 5. 已使用限额，是一个客户在一个信用控制范围中未清的发票，销售订单等的信用占用额。
 
图22 静态信用额度检查
结合销售和分销模块，SAP 系统可以实现各种各样的静态和动态的信用检查。这里我们举两个例子。

如图22 阐述了静态信用额度检查。假设A集团企业的客户XX 公司的信贷限额为100,000RMB。但该客户已经有两张未清订单227（35,000 RMB）和 253（64,900 RMB），如果销售人员要追加一张758.16RMB 的订单，未清订单和这张销售订单的总额将超过信贷限额100,000 RMB。那么新的这张订单将被冻结，销售员无法要求发货。只有经过特殊的审批流程，可能包括风险管理部和高级管理者的例外审批（根据A集团企业的管理流程设定），才能将订单解冻进行发货以及其他后续操作。
A集团企业A集团企业对XX 农资公司限定的还款期为一个月，逾期最大未清项目的百分比为15％，截止到2 月13 日，前两项应收帐款的帐龄已超过一个月，其占总额的百分比达26.5%,超过了规定的15％。那么XX农资公司之后所下达的订单将全部被冻结A集团企业在项目实施的过程当中可以灵活应用SAP 信用的组织结构和各种检查方法满足企业不同的风险管理的需求。总之 通过SAP 应收帐款的信用管理和下文将介绍的各种工具，企业可以最大程度地控制销售坏帐的风险。
2.2.3.3 催款和自动信函往来
催款和自动信函往来是SAP 应收和应付中又一类主要的业务公司。 催款是指在客户有逾期帐款的情况时，通过运行催款程序，如图24 中左上的屏幕，系统会自动选择客户和逾期帐项，打印催款函（图24 中右下的屏幕），并更新客户主记录。催款函的格式可以自由定义，系统可以动态的获取相关信息，包括地址、未清项目、负责人等。此外可以设立了不同的催款等级，比如对于逾期不久的客户，催款函中的措辞较为温和；而对于逾期时间较长，已经催款数次无效的客户，催款函中的措辞将比较强硬，甚至直接通知内部法律部门，进入法律程序。
 
图24 自动信函往来
除了催款以外，SAP 中还可以灵活定义各种和客户供应商的信函往来，比如定期的对帐函，余额确认函等等。信函往来通过“信函往来类型”来进行配置和管理。
此外，SAP 对于客户和供应商还可以灵活地计算利息。利息可能是对于逾期帐款的罚息，也可能是配合企业的收款和资金政策的。比如有些公司为了加快资金流转，降低应收帐款的风险，要求客户预付部分甚至全部帐款，而作为补偿，给客户结算利息。
此外，应收帐款其他的功能，比如帐龄分析，自动计提坏帐准备，重分类调整，汇兑损益等等不再详述。
由于我们在前文介绍了自动付款流程，同时应付帐款的有些功能和应收帐款是类似的，比如总帐和明细帐的关系，催款和自动信函往来，利息计算，帐龄分析等等。所以下文只做简要介绍。
2.2.4.1 供应商主记录
与客户管理类似系统对供应商也是分层管理的。

公司总部层的供应商信息，包括名称、地址、语言、电话等对于每一个分子公司来说都是统一的。在公司代码层各个公司可以根据与供应商的业务往来单独定义供应商信息。比如付款条件，付款方式，开户银行，利息计算，统驭科目。和客户不同的是对于和采购相关的供应商信息，在SAP中是在“采购组织层”来维护的，具体参见采购模块的功能介绍。
2.2.4.2 员工费用核算
员工费用的核算，包括差旅费的管理，在SAP 系统中用“差旅管理”来实现。“差旅管理”管理从差旅申请，订票订房到审批，结算，分析等差旅的全过程管理。但是如果仅做财务上的核算和报销，可以用应付帐款模块来管理。
 
图 26 员工费用核算
如图26，这时候在SAP 中为员工设立一个专门的供应商组别，并为每个员工开立明细帐，核算员工的出差备用金、代垫费用和应付款项（费用报销）等等。同时应付帐款中的所有功能都可以应用于员工费用的核算，如帐龄分析、内部催款、信用卡自动付款等等。

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