项目管理学习笔记之二.工作分解

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项目管理个人能力-- 计划分解的能力
在项目管理里面,计划分解是一种非常重要的能力和技术方法。
它的英文缩写叫做WBS, work breakdown structures,它是教会我们怎么样把一个复杂的问题简单化。
工作分解大体可以分成两种分解方式,分别是按时间分解和按可交付成果分解。

1.1. 按时间分解

所有的项目都会有确定的开始和结束时间,所以,从理论上,每个项目都可以按时间来分解。
根据时间节点来划分项目阶段来进行管理的好处是不会有遗漏的工作。
只要这个项目的时间节点是清晰的,按时间来分解的话,它就是严密的。

1.1.1. 做家务的WBS

下面的表格是比较简单的分配给团队执行用的计划分解表格,
横轴是时间,纵轴是执行者,两者的交战是执行者在对应时间的工作内容。
我们当然也可以用文字描述,但表格更直观;

同样的这件事,给团队分工的表格是上面这样的。
而给领导汇报时是另一个形式,在后面的按交付成果分解中会有展示。
同时,这种表格形式是最简单的,如果要再添加维度,则放不下了。
我们就需要更好的表格形式来描述,后面也会有讲到如何用Excel来实现。

1.1.2. 婚礼的WBS

下面的是一个很复杂的婚礼的按时间分解的WBS。
如果在结婚前做一个这样的工作,保证轻松办完婚礼,这是项目管理的思维. 
1.婚礼筹备计划 
  1.1.决定婚礼日期、地点、仪式及婚宴方式 
  1.2.确定婚礼预算 
  1.3.草拟客人名单 
  1.4.召集好朋友讨论婚礼计划 
  1.5.确定伴郎、伴娘 
  1.6.确定主婚人、证婚人 
  1.7.成立婚礼筹备组 
    1.7.1.召开kick-off项目启动会 
    1.7.2.制定婚礼项目计划书 
    1.7.3.明确筹备组分工
2.婚礼前准备 
  2.1.与婚礼的所有项目干系人沟通 
    2.1.1.就婚礼筹备计划和进展与父母沟通 
    2.1.2.发喜贴给亲友 
    2.1.3.电话通知外地亲友 
    2.1.4.网上发布结婚通知 
    2.1.5.再次确认主、证婚人 
    2.1.6.及时反馈亲友受邀信息 
    2.1.7.对于重要亲友再次确认 
  2.2.结婚物品采购 
    2.2.1.新家布置用品 
      2.2.1.1.家电、家具 
      2.2.1.2.床上用品 
      2.2.1.3.彩色气球 
      2.2.1.4.彩灯(冷光) 
      2.2.1.5.纱 
      2.2.1.6.蜡烛 
      2.2.1.7.胶布 
      2.2.1.8.插线板 
      2.2.1.9.其他物品 
    2.2.2.婚礼用品订购 
      2.2.2.1.新郎新娘婚纱礼服 
      2.2.2.2.结婚戒指 
      2.2.2.3.新娘化妆品 
      2.2.2.4.喜贴、红包、喜字 
      2.2.2.5.彩带、拉花、喷物 
      2.2.2.6.烟、酒、饮料 
      2.2.2.7.糖、花生、瓜子、茶叶 
      2.2.2.8.录像带、胶卷 
      2.2.2.9.预定鲜花 
      2.2.2.10.预定蛋糕 
      2.2.2.11.水果 
  2.3.新郎新娘形象准备 
    2.3.1.新娘开始皮肤保养 
    2.3.2.新郎剪头发 
  2.4.拍婚纱照 
    2.4.1.挑选婚纱影楼 
    2.4.2.预约拍摄日期 
    2.4.3.拍照 
    2.4.4.选片 
    2.4.5.冲印或喷绘 
  2.5.布置新房 
    2.5.1.请清洁公司彻底打扫新房 
    2.5.2.布置新房 
  2.6.确定婚礼主持人 
    2.6.1.就婚礼当天计划与设想与之沟通 
  2.7.婚宴预约 
    2.7.1.估计来宾人数 
    2.7.2.估计酒席数量 
    2.7.3.选择婚宴地点 
    2.7.4.确认酒席菜单、价格 
    2.7.5.确认婚宴现场的音响效果 
    2.7.6.与酒店协调婚宴布置等细节 
    2.7.7.预定酒席 
  2.8.婚礼化妆预约 
    2.8.1.选择化妆地点 
    2.8.2.与发型师、化妆师沟通 
    2.8.3.确认婚礼当天的造型 
    2.8.4.预约化妆具体时间 
  2.9.婚庆车辆预约 
    2.9.1.确定婚车数量 
    2.9.2.选定婚车司机 
    2.9.3.预约扎彩车时间地点 
    2.9.4.确定婚礼当天婚车行进路线及所需时间 
    2.9.5.预约婚车 
  2.10.婚庆摄像预约 
    2.10.1.确定摄影社摄像数量 
    2.10.2.选定婚礼当天摄影摄像人员 
    2.10.3.安排摄影摄像分工 
    2.10.4.准备摄影像器材和胶卷录像带 
    2.10.5.预约摄影摄像 
  2.11.其他 
    2.11.1.调换崭新钞票 
    2.11.2.确定滚床儿童 
    2.11.3.为远道而来的亲友准备客房
3.婚礼前一天准备 
  3.1.与婚礼的所有项目干系人沟通 
  ...
  3.2.确认婚礼当天要发言人的准备情况 
  ...
  3.3.最后确认婚礼当天所有物品准备情况 
  ...
  3.4.新郎新娘特别准备 
 
  3.5.准备闹钟 
    3.5.1确认一只正常工作的闹钟 
    3.5.2将闹钟调到5点半
4.婚礼当天流程 
  4.1.化妆 
    4.1.1. 5:30 起床 
    4.1.2. 7:00 新郎发型做好后到达新南门女方娘家附近等待 
    4.1.3. 7:45 新娘妆完成,通知新郎 
    4.1.4. 化妆师、美发师红包 
  4.2.婚车 
    4.2.1. 6:30 开始扎彩车 
    4.2.2. 7:00 专车送新郎至新南门 
    4.2.3. 7:30 彩车完成 
    4.2.4. 7:45 专车送新娘回新南门娘家(8:30前到达) 
    4.2.5. 9:00 所有婚车到达新南门 
    4.2.6. 司机红包 
  4.3.抢新娘 
    4.3.1. 8:00 伴郎准备好鲜花、红包 
    4.3.2. 8:30 新娘回到娘家,藏好新鞋 
    4.3.3. 8:40 新郎带领兄弟们开始抢人 
    4.3.4. 8:45 敲门、盘问、塞红包、挤门 
    4.3.5. 8:55 新郎找新鞋,向女方家人承诺 
    4.3.6. 9:00 彩带师到位气球到位 
    4.3.7. 9:05 新郎背新娘出门,彩带,踩气球 
    4.3.8. 9:10 车队出发 
  4.4.迎新娘 
    4.4.1. 10:00 车队到达化成小区男方家 
    4.4.2 10:05 新郎抱新娘进门,彩带,踩气球 
    4.4.3 10:10 小孩子滚床 
    4.4.4 10:15 伴娘准备好茶 
    4.4.5. 10:20 新娘给男方父母敬茶 
    4.4.6 10:40 新郎新娘出发至酒店 
  4.5.酒店准备 
    4.5.1 10:00 将糖、烟、酒、茶、饮料等带至酒店 
    4.5.2 10:10 最后检查酒席安排、音响、签到处等细节 
    4.5.3 10:30 准备好新郎新娘迎宾香烟火柴糖 
    4.5.4 10:45 彩带师到位酒店门口 
  4.6.酒店迎宾 
    4.6.1 10:50 新郎新娘到酒店,彩带 
    4.6.2 11:00 签到处人员就位 
    4.6.3 11:00 引导人员门口就位 
    4.6.4 11:00 新郎新娘伴郎伴娘门口迎宾 
  4.7.婚礼仪式 
    4.7.1. 12:15 主持人准备 
  4.7.2 12:15 音响准备 
    4.7.3 12:15 结婚证书、戒指准备 
    4.7.4 12:15 气球、彩带到位 
    4.7.8 12:20 奏乐,新人入场,彩带、踩气球 
      主持人自我介绍 
      主婚人致词 
      证婚人宣读结婚证书 
      新人父母上台 
      新郎新娘交换戒指,三鞠躬 
      新人给父母敬茶 
      双方父母代表讲话 
      双方父母退场 
      双方领导致辞
      双方朋友讲话
      双方朋友退场
      新人开香槟、切蛋糕、喝交杯酒 
      游戏 
    4.7.9. 13:00 婚宴正式开始 
    4.7.10. 13:00 新郎新娘退场、速食,新娘换礼服 
    4.7.11. 13:15 新郎新娘逐桌敬酒 
    4.7.12. 14:00 宴席结束,宾客与新人合影 
  4.8.下午休息 
    4.8.1. 14:00 宾客离开或到棋牌室娱乐 
    4.8.2. 14:30 新郎新娘进餐、休息 
    4.8.3. 14:30 清点所剩烟酒糖等 
    4.8.4. 14:30 统计晚餐人数 
  4.9.晚餐 
    4.9.1. 17:00 通知酒店晚餐准备数量 
    4.9.2. 18:00 请宾客进晚餐 
    4.9.3. 20:00 清点所有物品,离开酒店 
  4.10. 闹洞房 
    4.10.1. 21:00 开始闹洞房 
      女方藏结婚证 
      新郎找结婚证 
      它节目自由发挥 
    4.10.2. 22:30 宾客离开 
  4.11.摄像摄影 
    4.11.1.摄像A从新娘化妆开始全程拍摄新娘 
    4.11.2.摄像B从新郎抢亲开始全程拍摄新郎 
    4.11.3.摄像C拍摄婚礼仪式全过程 
    4.11.4.摄影适时拍摄 
    4.11.5.摄影摄像人员红包 
5.婚礼项目结束
  5.1 23:00 伴郎伴娘率筹备组另寻别处进行项目总结

1.2 按可交付成果分解

通常,领导交办给你一件任务之后,领导并不想看时间和任务的安排,
他通常只关心什么时间完成了什么事情,做出了什么成果。
所以,你如果把按时间做的WBS交给领导,领导并不太满意。
这时,你就需要做按可交付成果进行分解的WBS,
当你把领导的想法分解成几块,做出WBS后,
你说:“领导,我是不是只要把这几块都做了,你就满意了。”
领导一看,到了什么时间点,什么成果就出来了,就很满意了。

因此,把一个项目的大的交付成果,分解成几个细化的可交付成果,
然后逐项地把这些可交付成果完整地描述出来。这也是一种很好的WBS方法。

1.2.1. 家务的WBS

下面的表格是家务给领导看的按可交付成果做的分解


1.2.2. 装修的WBS

住宅装修WBS
1 选择装修公司
1.1.了解装修公司设计流程
1.2.看样板房
1.3.向装修公司提要求
1.4.了解装修公司收费计价方式
1.5.反复比较,选定合适的装修公司
2 装修方案洽谈
2.1签订委托设计合约(初谈)
2.1.1 装修公司进行实地测量记录
2.1.2 装修公司提供平面、顶面初步方案
2.1.3 设计初步方案沟通、定稿
2.2全套方案设计(深谈)
2.2.1 装修公司提供工程设计详图
2.2.2 设计详图沟通、定稿
2.2.3 拟定建材表
2.3建材、预算讨论定稿(细谈)
2.3.1 讨论建材适用性
2.3.2 确认工程预算书
2.3.3 确定建材表
3 装修合同签订
3.1工程预算书确认
3.2正式签订装潢合同书
3.3支付部分装修费
4 施工进场准备
4.1 对居室进行检测对墙、地、顶的平整度和给排水管道
4.2 电、煤气畅通情况进行检测,并做好记录,交付业主(代理人)签字认可
4.3 材料准备列材料清单,与配货中心协调
4.4 人员调度确定施工人员,并明确工地负责人
4.5 工场与现场放样展示施工图,施工制作要求
5 装修施工流程
5.1拆除工程
5.1.1 拆除:如是结构性的要办妥手续
5.1.2 搬运:拆除的垃圾及废旧物资
5.1.3 清理:施工场地清扫工作
5.2水电煤工程
5.2.1冷热水管的排放及供水设备的安装
5.2.2电源、电器、电讯、照明各线路排放,确定装暗盒位置,线箱开关插座定位安装
5.2.3煤气管道和煤气器具的排放安装
5.3泥工工程
5.3.1砌砖、隔墙、门窗
5.3.2粉刷(水呢黄沙和纸筋石灰)
5.3.3晒衣架安装
5.4金属工工程
5.4.1铝合金门窗、塑钢门窗安装
5.4.2防盗门窗、雨棚安装
5.4.3晒衣架安装
5.5木工工程
5.5.1木制品的制作:门窗套、护墙板、顶角线、吊顶隔断、厨具、玄关等
5.5.2软卧家具制作(衣橱、书架橱、电视柜、鞋箱等)
5.5.3铺设地板、踢脚线(板)
5.5.4玻璃制品的镶嵌配装
5.6饰面工程
5.6.1 裱糊贴墙、顶纸(布),软装饰制作
5.7油漆工程
5.7.1批嵌墙、顶面腻子、油漆
5.7.2木质制品批嵌腻子油漆
5.7.3地板、踢脚线(板)油漆
5.7.4墙顶面粉刷乳胶漆
5.8安装工程
5.8.1电器开关、插座面板安装、灯具安装
5.8.2门锁、门铃
5.8.3卫生洁具三件套及五金配件(水龙头、皂缸、毛巾架、纸盒、浴缸扶手、镜面玻璃)
5.8.4油烟脱排器、热水器、排气扇
6 竣工总验收
6.1清场,已装潢的居室逐室逐项进行清理打扫
6.2按验收标准进行验收(如需整改,再进行检验)
6.3提供管线电路图,设备产品的保修卡
6.4根据实际装潢工程量进行总结算,开具发票
6.5发给装潢工程信誉工程保修卡
7 尾款结算

1.2.3. 交流大会的WBS

再看一个工程交流大会的项目WBS的例子。
这个会议项目是他们需要把公司一些领导、还有一些项目负责人都请过来交流。
与会人员级别越高,会议的筹备工作就越不能出错,下面是他们按可交付成果做的会议WBS。
WBS工作分解结构
编号 工作名称                       负责人 
1 会议策划                  负责人:策划组
1.1 确定会议时间 
1.2 确定参会人员名单 
1.3 确定会议形式 
1.4 确定会议地点 
1.5 成立会务相关组织 
1.5.1 确定总负责人 
1.5.2 成立策划组 
1.5.3 成立接待组 
1.5.4 成立文秘组 
1.5.5 成立会务组 
1.5.6 成立宣传组 
1.5.7 成立应急组 
1.6 开会确定各组职责分配 
1.7 开会讨论会议规划 
1.8 发布会议筹备工作计划 
1.9 确定会议日程安排 
1.10 确定会议预算 
1.11 会议方案审批发布 
1.12 发布会议通知文件或邀请 

2 接待工作                  负责人——接待组
2.1 落实与会人员信息 
2.1.1 了解与会人员的不同需求 
2.1.2 性别、年龄、人数、行政级别 
2.1.3 抵达时间及抵达地点(航班、车次) 
2.2 酒店确定 
2.3 接站安排 
2.4 会议期间车辆安排 
2.5 返程安排 
2.5.1 登记返程回执单 
2.5.2 订票 
2.5.3 送站车辆安排 
2.6 会议礼品 
2.6.1 确定礼品数量、标准、样式 
2.6.2 采购 
2.6.3 发放 
2.7 向与会人员发送当地手机天气预报 

3 会议文件准备                  负责人——文秘组
3.1 各项目汇报材料汇编成册 
3.1.1 确定材料汇编封面、内容 
3.1.2 联系专业公司制作 
3.1.3 收集需制作的各类资料 
3.1.4 电子版审核无误后要求专业公司制作 
3.1.5 专业公司印刷样本 
3.1.6 样本确认无误后制作 
3.2 准备会务指南 
3.2.1 确定会务指南内容 
3.2.2 会务指南制作 
3.3 资料袋准备 
3.4 会议纪要编发 

4 会议执行准备                 负责人——会务组
4.1 会场准备及布置 
4.1.1 会场选择 
4.1.2 会场确定 
4.1.3 签定会场使用协议 
4.1.4 准备会议条幅 
4.1.5 设置会场指示牌 
4.1.6 确定人员就坐位置摆放桌牌 
4.1.7 准备好演讲台(公司徽标、花) 
4.1.8 测试麦克风、音响 
4.1.9 准备好电脑 
4.1.10 准备好投影仪 
4.1.11 会议桌椅摆放布置 
4.1.12 开会前及休息期间的背景音乐、视频(公司宣传片) 
4.1.13 领导讲话稿及会议主持词 
4.2 服务相关 
4.2.1 桌布、椅子清洁 
4.2.2 会场地面清洁、吸尘 
4.2.3 准备好笔、本并保证能用 
4.2.4 准备好茶水、饮料 
4.2.5 准备好休息期间的果盘、糕点 
4.2.6 会议期间茶水服务准备
4.2.7 会议前音响师就位 
4.2.8 会议前电脑专业人员就位 
4.3 合影留念 
4.3.1 留念时间、场所确定 
4.3.2 摄影师确定 
4.3.3 领导座次确定 
4.3.4 打印领导名签并张贴在椅子上 

5 会议期间活动安排                      负责人——接待组
5.1 现场参观 
5.1.1 参观路线确定 
5.1.2 讲解词准备 
5.1.3 劳保用品准备(工作服、鞋、安全帽) 
5.1.4 讲解工具准备 
5.1.5 车辆准备 
5.1.6 换衣间准备 
5.1.7 现场参观 
5.1.8 陪同人员确定 
5.1.9 办理出入证 
5.1.10 现场参观 
5.2 参加项目举办的联谊活动 
5.2.1 确定晚会时间,并确定出发时间 
5.2.2 晚会现场布置(水、水果、桌椅、桌牌) 
5.2.3 征求参会人员是否出节目,并与晚会负责人联系,调整节目表 
5.2.4 征求参会领导是否讲话,并与晚会主持人联系,调整顺序 
5.2.5 车辆准备 
5.2.6 参会人员去会场(陪同) 
5.2.7 晚会后返回酒店 

6 宣传工作                             负责人——宣传组
6.1 会场摄影、摄像 
6.2 宣传稿件编写 
6.3 会议期间的采访 
6.3.1 确定采访人,被采访者 
6.3.2 确定采访话题时间、地点 
6.3.3 准备采访的摄像机 

7 应急准备                             负责人——应急组
7.1 应急预案准备 
7.2 应急资源准备 
7.2.1 备用车辆准备 
7.2.2 备用电脑准备 
7.2.3 备用投影仪准备 
7.2.4 空白桌牌、打印机、纸 
7.3 应急演练 

从上面的表格我们可以看到,他们做的WBS不像前面婚礼的WBS,没有写成会议前两天做什么,会议前一天做什么,会议当天做什么,
他们不是按时间顺序做的分解,而是按可交付成果做的分解。
这里面的可交付成果一共有七大项,
包括会议策划、接待工作、会议文件准备、会议执行准备、会议期间活动安排、宣传工作、应急准备,
并且指定了每个项目的负责人。
这个表的意思是说,只要我把这个七个内容都做完了,这个会议的筹备就算完成了,所以它是严格按交付成果来分解的。

一个项目来了以后 ,我们把这个项目分解成几个可交付成果,把可交付成果落实到具体的工作,
然后每项工作我们把它分配到不同的部门和人身上,它就是Owner,他就要负责把它完成好。
所以,按交付成果做WBS的好处是可以将任务真正落实到这个组织里的每个人身上。

1.3 项目管理过程

上面列出了两种工作分解方式的多个例子,但实际操作起来还是很有难度的。
需要特别提醒的是,不要在第一层工作分解中使用多于一种的逻辑关系,
即,要么按时间,要么按可交付成果。
当有多于一种逻辑关系时,就无法确保工作分解中会有重复或遗漏。

例如,如果要你负责一个很重要庆典活动的文艺演出,你在做工作分解时,
是按时间,分解成演出前一月,前一天,当天,结束;
还是按可交付成果,相声,小品,歌曲,舞蹈,来分解呢?
实际上,按可交付成果做分解更好。

但是,分解成可交付成果就够了吗?但实际上还有很多事情没有做,人员,灯光,现场,道具等等。
所以,你要分解的远不止这些,一个项目有很多过程都需要管理,
下面就是项目管理的42个过程的流程图:


项目组合管理的过程框架(14个过程)
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北雨南萍

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