如何召开有效会议

在发起一场会议前，别着急，先思考一下“我真的需要会议吗？”

• 我自己思考过这个问题？

• 我需要从外部输入才能有进展？

• 进展需要实时沟通？

• 沟通需要面对面？

如果确认要进行会议，就必须做好会前、会中、会后的过程管理，切实保证会议有效。​

在整个流程中，会议发起人的角色非常关键。一名合格的会议发起人，应该履行以下职责。

会议流程	会议发起人职责	重点
会前准备	明确会议主题、议程	每个会议都需要议程 明确定义目标和期望结果（即使是信息分享） 会议的24小时前发出 加入到行事历中 要求与会者审查和挑战议程
	发送会议邀请	提前发送会议邀约（最晚提前2-3天） 发会议邀请的时候可以没有议程（但是需要在会议前24小时补上） 明确需要做决定或承诺会后执行的人（也许需要咨询你的上级经理） 注明哪些人是required(干系人)，哪些是optional
会中控制	开始会议	会议准时开始 主持人提前到场，并确认会议所需设备完善可用 因为各种原因，需要考虑取消会议，分以下两种情况： 1）会议当天前，明确延期或取消，直接改期或取消会议 2）会议当天，迟到十五分钟以上，可取消会议 开场白 确立会议目的 描述期望的结果 介绍议程 询问与会者是否要加其它议程（需考虑会议时限）
	控制节奏	好的会议通常是有压力的 控制时间保证可以涉及所有议程 最后的议程应该包括核心要点和后续需要跟进的任务 建议偏题的讨论在会后再议 控制“霸占”会议的人，点名让沉默的人有机会发言
	结束会议	时间不够意味着会议失败（排除有临时增加重要议题的情况） 会议完整结束且达到效果，主要分：1）所有的议题都讨论过 ；2）明确会后跟进的任务
会后跟进	写好会议记录	主持人负责会议记录，除非有其它委派 写会议记录是非常有效权力，不要放弃 人们会忘记会议本身，只有记录（包括跟进任务）会被记住 如果会议是关于项目，需更新项目文档页面 啰嗦的记录毫无用处
	跟进后续任务	分发会议记录email或工作群给到参会者及相关人员，邀请大家更正错误 及时更新文档和会议记录，记录里面要明确TODO的责任人（owner）和完成时间 跟进TODO