采购管理怎么做（详解采购工作流程）

阅读本文您将了解：1.采购管理的意义；2.采购工作流程（中小企业）；3.采购管理未来发展趋势。

一、采购管理的意义

采购管理是指企业为满足生产经营需要，对外部供应商进行的采购活动的规划、组织、实施和控制。采购是企业日常经营中不可或缺的环节，采购管理则是企业经营管理的一个重要方面，具有以下几个方面的意义：

1. 降低采购成本：企业采购的成本是企业成本的一部分，采购管理可以通过谈判、竞价等手段降低采购成本，减轻企业的财务压力，提高企业的盈利水平。
2. 确保供应品质：采购管理可以对供应商的品质水平进行管理和监督，确保采购品质符合企业要求，从而降低生产成本，提高企业的产品质量。
3. 优化供应链管理：采购管理紧密关联着供应链管理，它可以协调供应链的各环节，提高供应链的效率，降低库存成本，减少滞销率，提高产能利用率。
4. 保持竞争优势：在激烈的市场竞争中，优秀的采购管理可以帮助企业保持竞争优势，通过采购活动引入新技术、新产品和新方法，增加生产经验和市场竞争力。

二、采购工作流程（中小企业）

中小企业的采购流程一般是这样的：

确定采购需求——货源确定——选择供应商——采购订单处理——采购订单跟踪——签订合同——收货/库存管理

 

那么采购管理其实要做到的就是对采购业务进行全流程跟踪、监督与控制。

从采购流程来看，在采购管理中，主要由三大部分组成：

• 对采购需求的管理
• 对采购流程进行把控管理
• 对供应商进行管理

下面将以简道云采购管理系统为例，向大家详细介绍采购管理具体流程：

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1.采购需求管理

其实就是主要对各个方面的采购需求的管理，也就是对【采购需求提报】——【请购单申请】——【采购接单申请】这方面的管理。

（1）部门需求

通常情况下，企业中有采购需求时，各部门按需求提报采购申请单。

作为采购管理者，要做到的就是及时收集采购信息，统计好信息数据，比如物料名称、产品型号、数量、需求日期等等。接着就要分析采购需求是否合理，对采购需求进行分析审核并确定。

（2）库存管理

想要做好采购管理，还有一方面的内容就是对企业的库存情况有实时的了解，有效地控制采购库存，避免由于调整采购需而导致库存空缺与积压，也可以潜移默化地控制自己企业的采购需求与采购费用。

2.采购全流程把控管理

• 前期：对采购需求进行管理。（参考前文）
• 中期：寻找供应商——制作采购订单与发起——订单跟踪——到货检查
• 后期：报检——退换货/入库——对账付款

（1）选择供应商

在统计好采购需求之后，就要开始选择供应商了。

• 评估供应商的能力和信誉：需要评估供应商的能力和经验，了解其在市场上的声誉和信誉。
• 比较不同供应商的价格和服务：比较不同供应商的性价比，以确定最适合组织需求的供应商。
• 选择最适合需求的供应商：企业需要根据自身需求和预算，选择最适合自己的供应商。

接着就是要综合多种渠道和方式来查找供应商资料，联系供应商，最终达成合作。

• 与供应商保持沟通和合作：帮助企业及时了解市场信息，以及与供应商共同解决问题。
• 与供应商建立良好的关系：可以促进供应商与企业之间的长期合作关系。
• 寻求共同的机会和利益：可以促进双方之间的合作，实现共同的机会和利益。

（2）报价比价

在采购管理中，对于价格的把控是非常有必要的，可以多选择几个供应商，发出报价流程，将多个供应商的报价进行比对，选择合适的供应商来合作。当然，采购人员的谈判技巧也是非常重要的，也是控制采购成本的一个重要环节。

（3）订单跟踪

采购员接到企业的采购需求，要制作成订单给供应商，那么就要将订单内容确认无误，审核通过之后再选择合适的供应商发出。订单发出之后，就要制作合同并签订，跟踪、监督订单合同的运转。

 

（4）到货管理

在签订订单合同时，要确定好到货时间与货物数量，同时签订发货单。在货物入库的时候，要配合仓库管理方协调好入库流程，核实货品到达时间、数量等。

（5）货物检验

在货物到达之后，确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，并处理后续检验问题，对于有问题的货物要及时退换货。

（6）对账付款

整理、统计各类货物到货的各种书面资料和数据。货物入库之后，就要实施对账与付款，对于流程要进行监督与跟踪。

作为采购方，在这里要注意的是，需要建立采购信誉，对于付款这种问题，绝对不可以推迟拖延。

3.对供应商进行管理

在采购过程中，采购与供应商管理都是密不可分的，除了把供应商管理纳入到采购管理体系中来，在日常管理与考核方面上的管理也是尤为重要的。

（1）日常管理供应商

比如：在采购过程中，如果有重要通知，通过公告下发给对应供应商，督促供应商优化改进。

（2）到货问题反馈

在采购后期，主要就是对供应商供货情况做核查与反馈，当供应商发货后，打印出发货单，采购方收货时对数据进行核对与确认。同时对有问题的货品问题及时反馈给供应商，进行退货或换货，这也是为与供应商长期合作打下基础。

（3）考核评分

在采购过程中，通过一些软硬性的指标来帮助选择、评估和监测供应商，比如说商品合格率、到货及时率、质量问题重发率等等。可以通过这些指标来发现供应商的系统、流程、员工培训、技术等方面的不足，协助其整改，从而使供应商达到优质标准。

三、采购管理的发展趋势

1. 信息化管理：采用信息化手段进行采购管理，例如电子采购平台、人工智能辅助采购等，可以提高采购效率和准确性。此外，信息化管理还可以帮助企业实现供应链的全面数字化，更好地掌握供应链的动态变化。
2. 采购外包：将采购工作外包给专业的采购公司，可以降低企业的采购成本。一些采购公司拥有更丰富的采购经验和更广泛的供应商网络，可以为企业带来更多的采购机会和优惠。此外，外包采购还可以让企业专注于自身的核心业务，提高企业的竞争力。
3. 采购战略：制定科学合理的采购战略，可以提高企业采购效率和竞争力。采购战略应考虑到企业的整体战略目标、采购品类的特点、供应商的实力等因素。同时，采购战略也应定期进行调整和优化，以适应市场的变化和企业的发展。
4. 采购风险管理：加强采购风险管理，可以降低采购风险的影响。采购风险主要包括供应商的质量问题、价格波动、物流延误等。企业应建立完善的采购风险管理机制，例如建立供应商评估体系、制定合理的采购合同、建立紧急备货计划等。通过科学有效的采购风险管理，企业可以更好地应对市场风险和供应链风险，提高企业的稳定性和持续发展能力。

以上。希望本文对您了解采购工作流程及采购管理怎么做有所帮助~