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高项 - 项目干系人管理
干系人管理ITO
启动
规划
执行
监控
管理基础
干系人：会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响的人。
项目干系人管理：包括识别能够影响项目或会受项目影响的人员、团体或组织，分析干系人对项目的期望和影响，制定管理策略有效调动干系人参与项目决策和执行。（对干系人，要早识别，早分析，早引导参与）
干系人满意度应作为项目目标加以识别和管理。
识别干系人和引导干系人参与的过程需要迭代开展。至少要在以下时点开展这些活动：
- 项目进入其生命周期的不同阶段。
- 当前干系人不再与项目工作有关，或者在项目的干系人群体中出现了新的干系人成员。
- 组织内部或更大领域的干系人群体发生重大变化。
项目干系人管理的发展趋势和新兴实践主要包括：
- 识别所有干系人，而非在限定范围内。
- 确保所有团队成员都涉及引导干系人参与的活动。
- 定期审查干系人群体，可与单个项目风险的审查工作并行开展。
- 应用“共创”概念，咨询受项目工作或成果影响最大的干系人，视其为0。
- 关注干系人有效参与程度的正面与负面价值。
敏捷型方法提倡高度透明。例如，邀请所有干系人参与项目会议和审查， 或将项目工件发布到公共空间，其目的在于让各方之间的不一致和依赖关系， 或者与项目有关的其他变化问题，都尽快浮现。
5大过程组与干系人管理
过程概述
识别干系人
识别干系人：定期识别项目干系人，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。
本过程的作用：使项目团队能够建立对每个干系人或干系人群体的适度关注。
识别干系人管理过程通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展，之后在项目生命周期过程中必要时重复开展，至少应在每个阶段开始时，以及项目或组织出现重大变化时重复开展。
输入
- 在首次识别干系人时，项目管理计划并不存在；不过，一旦编制完成，可作为识别干系人的输入。
- 沟通管理计划：沟通与干系人参与之间存在密切联系。沟通管理计划中的信息是了解项目干系人的主要依据。
- 干系人参与计划：确定有效引导干系人参与的管理策略和措施。
- 立项管理文件、项目章程、协议。
工具与技术
数据收集
问卷和调查：一对一调查、焦点小组讨论，或其他大规模信息收集技术。
头脑风暴：通用的数据收集和创意技术，用于向小组征求意见。
识别出干系人的身份信息
数据分析
干系人分析：会产生干系人清单和关于干系人的各种信息，包含在组织内的岗位、在项目中的角色、与项目的利害关系、期望、态度（对项目的支持程度），以及对项目信息的兴趣。
识别出干系人的评估信息
数据表现
干系人映射分析/表现：利用不同方法对干系人进行分类的方法。对干系人进行分类有助于团队与已识别的项目干系人建立关系。
把干系人分类，以便制定有效的管理策略。
干系人映射分析/表现
-
权力利益方格、权力影响方格， 或作用影响方格：基于干系人的职权级别（权力） 、对项目成果的关心程度（利益）、对项目成果的影响能力（影响）。
-
干系人立方体：作为一个多维模型，它将干系人视为一个多维实体，更好地加以分析，从而有助于沟通策略的制定。
-
凸显模型：通过评估干系人的权力、紧迫性、合法性对干系人进行分类。基于对干系人重要性的测量 ，并帮助组织确定哪些干系人是最重要的，用于确定已识别干系人的相对重要性。适用于复杂的干系人大型社区，或在干系人社区内部存在复杂的关系网络。
权力（职权级别或对项目成果的影响能力）
紧迫性（因时间约束或干系人对项目成果有重大利益诉求而导致需立即加以关注）
合法性（参与的适当性）
-
优先级排序：适用于如果项目有大量干系人、干系人群体的成员频繁变化、干系人和项目团队之间或干系人群体内部的关系复杂，则有必要对干系人进行优先级排序。
-
影响方向：可以根据干系人对项目工作或项目团队本身的影响方向，对干系人进行分类。
向上（执行组织或客户组织、发起人和指导委员会的高级管理层）。
向下（临时贡献知识或技能的团队或专家）。
向外（项目团队外的干系人群体及其代表，如供应商、政府部门、公众、最终用户和监管部门）。
横向（项目经理的同级人员，如其他项目经理或中层管理人员）。
输出
干系人登记册
干系人登记册：记录已识别干系人的信息，主要包括：
- 身份信息：姓名、组织职位、地点、联系方式，以及在项目中扮演的角色。
- 评估信息：主要需求、期望、影响项目成果的潜力，以及干系人最能影响或冲击的项目生命周期阶段。
- 干系人分类：用内部或外部，作用、影响、权力或利益，上级、下级、外围或横向，或者项目经理选择的其他分类模型进行分类的结果等。
变更请求：首次开展识别干系人过程，不会提出任何变更请求。随着在后续项目期间继续识别干系人，新出现的干系人或关于现有干系人的新信息可能导致对产品、项目管理计划或项目文件提出变更请求。
规划干系人参与
规划干系人参与：根据干系人的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目干系人参与项目的方法的过程。
本过程的作用：提供与干系人进行有效互动的可行计划。
应在项目生命周期的早期制订一份有效的计划；随着干系人群体的变化，定期审查和更新该计划。
触发该计划更新的情况包括：①项目新阶段开始；②组织结构或行业内部发生变化；③新的个人或 群体成为干系人，现有干系人不再是干系人群体的成员，或特定干系人对项目成功的重要性发生变 化；④当其他项目过程（如变更管理、风险管理或问题管理）的输出导致重新审查干系人参与策略等。
输入
- 资源管理计划：包含团队成员及其他干系人角色和职责的信息。
- 沟通管理计划：用于干系人管理的沟通策略以及用于实施策略的计划，既是项目干系人管理中的各个过程的输入，又会收录来自这些过程的相关信息。
- 风险管理计划：可能包含风险临界值或风险态度，有助于选择最佳的干系人参与策略组合。
- 干系人登记册：提供项目干系人的清单、分类情况和其他信息。
工具与技术
干系人参与度评估矩阵：用于将干系人当前参与水平与期望参与水平进行比较。
干系人参与水平可分为如下：
- 不了解型。不知道项目及其潜在影响。
- 抵制型。知道项目及其潜在影响，但抵制项目工作或成果可能引发的任何变更。
- 中立型。了解项目，但既不支持，也不反对。
- 支持型。了解项目，支持项目工作及其成果。
- 领导型。了解项目，积极参与以确保项目取得成功。
输出
干系人参与计划：制订了干系人有效参与和执行项目决策的策略和行动。
基于项目的需要和干系人的期望，干系人参与计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。
管理关系人参与
管理干系人参与：与干系人进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题，并促进干系人合理参与的过程。
本过程的作用：尽可能提高干系人的支持度，并降低干系人的抵制程度。
在管理干系人参与过程中，需要开展多项活动
- 在适当的项目阶段引导干系人参与，以便获取、确认或维持他们对项目成功的持续承诺（引导支持，获得承诺）。
- 通过谈判和沟通管理干系人期望（谈判沟通，管理期望）。
- 处理与干系人管理有关的任何风险或潜在关注点，预测干系人可能在未来引发的问题（处理风险，预测问题）。
- 澄清和解决已识别的问题（澄清和解决问题）。
输入
- 沟通管理计划：描述了适用于项目干系人的沟通计划和策略。
- 干系人参与计划：定义了管理干系人需求和期望的计划。
工具与技术
沟通技能
沟通技能：根据沟通管理计划，针对每个干系人采取相应的沟通方法。包括正式与非正式对话；问题识别和讨论；会议；进展报告；调查。
人际关系与团队技能
- 冲突管理：项目经理应确保及时解决冲突。
- 文化意识：有助于项目经理和团队通过考虑文化差异和干系人需求，来实现有效沟通。
- 谈判：用于获得支持或达成关于支持项目工作或成果的协议，并解决团队内部或团队与其他干系人之间的冲突。
- 观察和交谈：及时了解项目团队成员和其他干系人的工作和态度。
- 政策意识：通过了解项目内外的权力关系，建立政策意识。
基本规则
基本规则：根据团队章程中定义的基本规则，来明确项目团队成员和其他干系人应该采取什么行为去引导干系人参与。
输出
- 沟通管理计划：更新沟通管理计划，用来反映新的或已变更的干系人需求。
- 干系人参与计划：更新干系人参与计划，用来反映为干系人管理策略的变化。
监督干系人参与
监督干系人参与：监督项目干系人关系，并通过修订参与策略和计划来引导干系人合理参与项目的过程。
本过程的作用：随着项目进展和环境变化，维持或提升干系人参与活动的效率和效果。
输入
- 资源管理计划：确定了对团队成员的管理方法。
- 沟通管理计划：描述了适用于项目干系人的沟通计划和策略。
- 干系人参与计划：定义了管理干系人需求和期望的计划。
- 项目沟通记录：根据沟通管理计划和干系人参与计划与干系人开展的项目沟通记录。
工具与技术
- 干系人参与度评估矩阵：跟踪每个干系人参与水平的变化，对干系人参与加以监督。
- 积极倾听：减少理解错误和沟通错误。
- 文化意识：有助于项目经理依据干系人和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。
- 领导力：成功的干系人参与，需要强有力的领导技能，以传递愿景并激励干系人支持项目工作和成果。
- 人际交往：了解关于干系人参与水平的信息。
- 政策意识：有助于理解组织战略，理解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些干系人沟通的能力。
输出
- 工作绩效信息
- 变更请求
- 项目管理计划(更新)
- 项目文件(更新)
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