项目采购管理

1. 项目采购管理：为完成项目工作，从项目团队外部购买或获取所需的产品、服务或成果的过程。
2. 采购：采购是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程。
3. IT项目采购的对象一般分为工程、产品/货物和服务三大类，有时工程或服务会以项目的形式通过招投标程序实施采购。
4. 对采购的基本要求：必须要满足技术与质量要求，同时应满足经济性或价格合理的要求。
5. 采购管理包括如下几个过程：
   1. 编制采购计划，决定采购什么，合适采购，如何采购，还要记录项目对产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商；
   2. 实施采购，从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、投标书或建议书。选择供方，审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判最终合同；
   3. 控制采购，管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况，审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考；
   4. 合同收尾，完成并结算合同，包括解决任何未解决的问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。
6. 编制采购计划输入：
   1. 项目管理计划；
      1. 范围说明书；
      2. 工作分解结构WBS；
      3. WBS词典。
   2. 需求文档；
   3. 风险登记册；
   4. 活动资源要求；
   5. 项目进度；
   6. 活动成本估算；
   7. 干系人登记册；
   8. 事业环境因素；
   9. 组织过程资产；
7. 编制采购计划输出：
   1. 采购计划，描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程，采购计划内容如下：
      1. 拟采购的合同类型；
      2. 风险管理事项；
      3. 是否采用独立估算作为评估标准，由谁来准备独立估算、何时进行独立估算；
      4. 如果项目的执行组织设有采购、合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动；
      5. 标准的采购文件；
      6. 如何管理多个供应商；
      7. 如何协调采购与项目的其他方面，例如确定进度与绩效报告；
      8. 可能对计划的采购造成影响的任何约束和假定；
      9. 如何处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项目进度制订过程；
      10. 如何进行 自制/外购 决策，并与活动资源估算过程、制订进度计划过程联系起来；
      11. 如何确定每个合同中规定的可交付成果的日期安排，并与进度制订过程、进度控制过程相协调；
      12. 如何确定履约保证金或者保险合同，以减轻项目的风险；
      13. 如何为卖方提供指导，以帮助其制订与维护工作分解结构；
      14. 如何确定用于采购或合同工作说明书的形式和格式；
      15. 如何识别通过资格预审的卖方；
      16. 如何管理合同和评估卖方的衡量指标；
   2. 采购工作说明书，对所购买的产品、成果或服务来说，采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围。每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
   3. 采购文件。采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。
      1. 当选择卖方的决定给予价格时，通常使用标书、投标或报价 而不是报价建议书这个术语；
      2. 如果主要依据其他考虑来选择卖方时，则通常使用建议书这个术语。
      3. 采购文件为未来实施采购、控制采购和结束采购等过程提供了依据。
      4. 常见的采购文件有 方案邀请书RFP、报价邀请书RFQ、征求供应商意见书RFI、投标邀请书IFB、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。
   4. 供方选择标准：这个标准用于从潜在的卖方中选择符合要求的、合格的卖方。
   5. 自制/外购 决策；
   6. 变更申请；
   7. 可能的项目文件更新；
8. 用于编制采购计划过程的技术和方法：
   1.  自制/外购 分析；
   2. 专家判断；
   3. 市场调研；
   4. 会议；
9. 工作说明书SOW：是对项目所要提供的产品、成果获服务的描述。
10. 实施采购：
    1. 从潜在的卖方处获取如何满足项目需求的答复，如投标书和建议书。通常这个过程中由潜在的卖方完成大部分实际工作，项目或买房无需支付直接费用；
    2. 接受多个潜在的卖方的标书或建议书后，运用供方选择标准选择一个或多个合适的卖方，并与选中的卖方签订合同。
11. 实施采购的输入：
    1. 采购计划，记录了买什么、不买什么、什么时间买等信息，为整个采购过程的安排提供指南；
    2. 采购文件，来自潜在的卖方，是他们的报价建议书；
    3. 供方选择标准；
    4. 卖方建议书；
    5. 项目文件；
    6. 自制/外购 决策；
    7. 采购工作说明书；
    8. 组织过程资产；
12. 实施采购的方法和技术：
    1. 投标人会议；
    2. 建议书评价技术；
    3. 独立估算；
    4. 专家判断；
    5. 刊登广告；
    6. 分析技术；
    7. 采购谈判；
13. 实施采购的输出：
    1. 选中的卖方；
    2. 合同；
    3. 资源日历；
    4. 变更请求；
    5. 项目管理计划更新。
14. 招投标，招投标是实施采购的一种常见形式；
15. 招标人的权利：
    1. 招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。
    2. 自主选定招标代理机构并核验其资质条件；
    3. 招标人可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格预审；国家对投标人资格条件是有规定的，应按照其规定。
    4. 在要求提交投标文件截止时间至少15日前，招标人可以以书面形式对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改。该澄清或者修改内容是招标文件的组成部分。
    5. 招标人有权也应当对在招标文件要求提交的截止时间后送达的投标文件拒收。
    6. 开标由招标人主持。
    7. 招标人根据评标委员会提出的书面评估报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。
16. 招标人的义务：
    1. 招标人委托招标代理机构时，·应当向其提供招标所需要的有关资料并支付委托费。
    2. 招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
    3. 招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者，以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。
    4. 招标人不得向他人透漏已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量，以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。招标人设有标底的，标底必须保密。
    5. 招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的的合理时间。但是，依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。
    6. 招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。
    7. 招标人应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。
    8. 中标人确定后，招标人应当向中标人发送中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人；
    9. 招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起 30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
17. 招标代理机构，事独立于政府和企业之外的，为市场主体提供招标服务的专业机构，属于中介服务组织。它的招标代理资格需经国家招标投标主管机关的严格认证。
18. 招标代理机构的权利：
    1. 组织和参与招标活动；
    2. 依据招标文件规定，审查投标人的资质；
    3. 按规定标准收取招标代理费。
19. 招标代理机构的义务：
    1. 维护招标人和投标人的合法利益；
    2. 组织编制、解释招标文件；
    3. 接受国家招标投标管理机构和有关行业组织的指导、监督。
20. 招标方式：
    1. 公开招标：招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；
    2. 邀请招标：招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标；
21. 招投标程序：
    1. 招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力的、资信良好的特定的法人或其他组织发送投标邀请书；
    2. 招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人踏勘项目现场；
    3. 投标人投标；
    4. 开标；
    5. 评标；
    6. 确定中标人；
    7. 订立合同；
22. 投标：
    1. 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出实质性响应。
    2. 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送到投标地点；
    3. 投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人；
    4. 投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。
23. 开标：
    1. 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；
    2. 开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
    3. 开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。
    4. 开标时，由投标人或者其推选的嗲表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。
    5. 在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读；
    6. 开标过程应当记录，并存档备查。
24. 评标：
    1. 评标 由招标人依法组建的评标委员会负责。
    2. 评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。
    3. 评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较；
    4. 评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并推荐合适的中标候选人。
    5. 招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。
    6. 中标人的投标应当符合以下条件之一：
       1. 能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；
       2. 能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。但是，投标价格低于成本的除外。
25. 中标：
    1. 中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投资人。
    2. 招标人和中标人 应当自中标通知书发出之日起 30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
    3. 招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议；
    4. 中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。
26. 供方选择：价格对于现货供应、同质的物品可能是主要的决定因素。不过如果卖方不能及时供货的话，最低的价格并不能保证最低的成本。对于大型的或重要采购事项，这一过程或招标评标过程可能要重复多次。通过这一过程的过滤，得到一个精简的、合格的卖方清单，然后根据更详细的和更全面的建议书展开更详细的评估，最后会挑出一个或若干个中标人。
27. 相关法律责任：
    1. 投标人相互串通投标或者与招标人串通投标的，投标人以向招标人或评标委员会成员行贿的手段谋取中标的，中标无效，处中标项目金额千分之五以上千分之十以下的罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接负责人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款；
    2. 有违法所得的，并处没收违法所得；
    3. 情节严重的，取消其一年至两年内参加依法进行招标的项目的投标资格并予以公告，直至由工商行政管理机关吊销营业执照；
    4. 构成犯罪的，依法追究刑事责任；
    5. 给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。
    6. 投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，中标无效，给招标人造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
28. 控制采购：控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。
    1. 对买方来说，控制采购过程的主要目标如下：
       1. 保证合同的有效执行；
       2. 保证采购产品及服务质量的控制；
    2. 控制采购的输入：
       1. 项目管理计划；
       2. 采购文件；
       3. 合同；
       4. 批准的变更请求；
       5. 工作绩效报告；
       6. 工作绩效数据。
    3. 控制采购过程使用的工具与技术：
       1. 合同变更控制系统；
       2. 检查与审计；
       3. 采购绩效审查；
       4. 报告绩效；
       5. 支付系统；
       6. 索赔管理；
       7. 记录管理系统。
    4. 控制采购的输出：
       1. 工作绩效信息；
       2. 变更请求；
       3. 项目管理计划更新；
       4. 项目文件更新；
       5. 组织过程资产更新。
29. 结束采购，是完结本次项目采购的过程。是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，他把合同和相关文件归档以备将来参考，因为项目收尾或阶段收尾过程已核实本阶段或本项目所有工作和项目可交付物是否是可接受的。合同的提前终止是合同收尾的特殊情况，它产生于双方的协调一致、或一方违的或者合同中提到了买方有权决定。合同的终止条款中明确了提前终止情况下各方的的权利和基础。
    1. 输入:
       1. 合同；
       2. 合同收尾程序；
       3. 项目管理计划；
       4. 采购文件。
    2. 结束采购的工具与技术：
       1. 采购审计；
       2. 采购谈判；
       3. 记录管理系统。
    3. 结束采购的输出：
       1. 合同收尾；
       2. 组织过程资产更新。