Excel 数据录入秘籍，让你效率起飞

m0_67404904

于 2024-12-25 11:40:55 发布

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分类专栏： Excel小白基础专栏文章标签： excel

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【Excel小白基础系列之四】

在使用 Excel 处理数据时，录入数据的效率至关重要。掌握一些快速录入数据的方法，能够大大节省时间，提高工作效率。下面就为大家介绍几种实用的 Excel 快速录入数据的技巧。

一、自动填充：规律数据一键生成

嘿，自动填充在 Excel 里那可是录入有规律数据的神器！像 连续的数字 或 日期序列 ，它都能轻松拿下，录入效率蹭蹭涨。

比如说，要弄个 1 到 10 的数字，先在一个单元格中输个 “1”，然后把鼠标移到这格右下角，等指针变成黑色“十”字，同时按住 Ctrl + 鼠标左键 往下拖，Excel 就自动按顺序生成啦，拖到第 10 格就行。

当你在起始单元格输入首个日期后，比如 “2024/1/1”，接着把鼠标移到该 单元格右下角，待指针变成黑色 “十” 字时，按住 鼠标左键 往下拖，你就会发现它会自动填充日期序列哦。

要是输“星期一”到“星期日”也一样，先敲个“星期一”，往下拖动，会自动填充并循环星期序列。

二、快捷键联盟：高效录入快捷键来助力

熟练用 Excel 快捷键，那数据录入就像开了挂。 “Ctrl + Enter” 超实用，想在好多不挨着的单元格里输一样的数据，就先按住 Ctrl 键把这些格都选中，输好数据后按“Ctrl + Enter”，这些格就都有相同内容了。比如要在一堆分散格都写“待处理”，用这招很快就搞定。

还有 “Ctrl + D” 能向下复制当前格数据， “Ctrl + R” 能向右复制，处理大量数据时，手动输入和复制粘贴的麻烦事儿就少多了。

三、自定义序列：专属序列快速填充

要是老得录入些 特定的非标准序列 ，自定义序列功能就派上大用场了。就说公司的部门序列，像“研发部”、“市场部”、“生产部”等这些。

点 “文件” 选项卡，选 “选项” ，在弹出的 Excel 选项对话框里点 “高级” ，拉到最正文，找到 “常规” 里的 “编辑自定义列表” 按钮。在自定义序列对话框的 “输入序列” 框里，把部门名称一行行输进去，输完点 “添加”。

之后在单元格里输其中一个部门名，比如“研发部”，再用自动填充，整个部门序列就像标准的星期、月份序列一样快速填好啦。

四、Alt + ↓：历史数据快速调用

在单元格里点一下，再按 Alt + ↓，就会弹出个下拉菜单。要是这列之前输过数据，菜单里就会有。

这对重复录入之前的内容超方便，不用再手动敲，直接选就行。就像产品销售记录里，如果之前录过好多产品名，再录相同产品时，按 Alt + ↓ 选，又快又准，省时间还少出错。

五、自定义格式：美观与效率兼得

自定义格式可不只是让数据好看，有时候对录入也有帮助。

比如把数字格式设成“0000”，输 1 就会显示“0001”，对输有固定位数要求的编号类数据特有用。

日期格式设成“yyyy - mm - dd”，按这格式输部分数字，Excel 能自动转成完整日期。

还能给数据加单位，设成“0 元”，输数字就自动带单位，还不影响计算，录入更规范高效。

还有设置格式代码[=1]男;[=2]女，输入 1 会显示男，输入 2 会显示女。如果表格里常输入的√、×和已完成、未完成等固定文本用这招特别方便。

关于自定义格式的详细讲解，咱们下期将为您深入剖析，精彩不容错过，敬请关注哦！

六、自动更正：智能替换轻松录入

Excel 的自动更正功能超棒，能把特定输入自动换成预设好的文本。

就像老要输“深圳二流科技有限公司”，在自动更正选项里设好，把“RL”换成完整公司名。这样在单元格里输“RL”，按 空格键或回车键 后，Excel 就自动给替换成完整名称了。

你想设置自动更正功能的话，就这么干哈。先点 Excel 界面左上角那个 “文件” 选项卡，然后在弹出来的菜单里选 “选项” 。这时候会弹出一个 “Excel 选项” 对话框，你在这个对话框里找到 “校对” 这个选项卡，然后点它一下。接着呢，在 “自动更正选项” 那块区域，再点一下 “自动更正选项” 按钮。

这时候又会弹出一个新的 “自动更正” 对话框啦。在这个对话框里有个 “替换” 文本框，你就在这里面输入一个简短的内容，比如说你可以输入“RL”，当然啦，你想输其他的也行，全看你自己喜欢怎么设置。然后在旁边的“为”文本框里，输入完整的“深圳二流科技有限公司”。都输好之后，点一下 “添加” 按钮，最后再点 “确定” 把对话框关掉就大功告成了。

以后你在 Excel 单元格里输入“RL”，然后按下 空格键或者回车键 ，Excel 就会自动把“RL”替换成“深圳二流科技有限公司”，你说这是不是特别方便呀？

提前设好一些常用长文本或易错内容的替换规则，录入时就能快速出正确文本，工作量少了，准确性还高了。