收发货一团糟？ 来给您支支招

大雪下了一夜，物流公司的车被卡在了高速上动不了，负责采购的老方都快急疯了...

采购款已经付了一大部分了，按照原定的日期，发货后3天，基本上就能收到了，基本上就不耽误销售的发货，这下可好，一旦延迟，就可能违约，如果调用其他客户的货，又容易对不上号了，那就乱套了。

在我们做采销贸易行业（设备供货）等业务中，收发货就是家常便饭，基本上都会涉及采购、销售、仓储、财务等几个主要部门，除了要确认清楚货物的库存，还要追踪到物流，以及业务们发出的发货、进货通知，最后在根据收发货跟财务对账、对发票。

如果货品的收发都是按合同同整单走还好，还有分批次收发货、退换货的情形，以及如果出现意外情况，调货、补货的记录和统计。

而且越是到年底的时候，越是事情多，很多收发货同时进行，稍有不慎，就会一团糟。发错货的、发错地址的、发错客户的、发错合同的，千奇百怪层出不穷。

之前的表格是万万不行了，销售和采购的人员还算年轻，用的熟练，管仓库的老周年龄大了，给他发电子表格、邮件什么的真不行，纸质的通知单又容易弄丢弄烂。

借助专业的合同管理软件，还是能够解决日常的难题。系统从合同角度出发，管理好基本信息、合同变更、合同清单、收发货进度、收开票情况、退换货、验收等多个环节。

通过业务流程和权限管控，销售、采购、仓管、财务等部门既能同步合同进度，又能相互隔离关键信息，互不干扰，互不耽误。

比如由采购人员根据采购合同的清单，给财务发出付款通知进行采购，再通过收款管理添加通知单给仓库管理员进行收货，在仓管员进行验收收货操作后，进行库存统计。

采购在看到入库记录后再给销售人员进行备货操作，销售人员在看到备货完结后，再通知仓储人员进行发货管理，以及后面客户回款、财务收款、开票等不同业务环节的顺利推进。

包括在录入收发货单时，对对方联系人信息、运输方式、物流信息、物流成本、收发货预计日期、实际到货日期、收发货数量、质检情况等，补单进行记录，也进行统计。

在经过系统的管理逻辑后，不但清楚地记录收发货情况、合同履约进度、财务收付款进度、开收票进度，还能统计出各类成本。如备货成本、库存成本、物流成本、包装成本等。

不管是让企业的老板、管理层，还是基层员工，都能对自己负责的工作有一个清晰的脉络，也有记录可查，又有报表可看，让繁琐的工作系统化、可视化、信息化。

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