碎片化切换的负效果
碎片化时代人们的工作流、思想流总会被各种消息、信息、电话、微信、社交媒体、短视频打断,造成大脑的状态不停的在多个事件上快速切换。这种行为在脑科学的一些报告中认为是对大脑有负向影响的,简单来说会让大脑上“瘾”,习惯于处理这种短视的信息。
类比一辆车,如果每五分钟、每十分钟熄火一次再重新启动,这辆车是跑不快的。
斯坦福神经学家Eyal Ophir的一篇论文提到:
人类不能真正做到一心多用。
这种多任务快速切换,会导致人类抗干扰能力急剧下降。虽然你觉得自己在一心多用,但大脑并不能专注两件事。
长期注意力的不断切换,会对大脑造成长期的负面影响,让大脑习惯了即时消费的快感,久而久之难以摆脱这种习惯,难以专注,也就难以实现张一鸣说的那种“延迟满足感”了。
如何专注
碎片化在这个时代是不可避免的,那专注就更难能可贵,也是这个时代的核心竞争力之一。如果能专注的做好一件事,比如写作、思考、阅读、陪伴家人,就可以让我们在工作与生活中得到非常高的效率和幸福度,也就能创造超过大部分人的效能。
怎么做到专注呢?
a)关闭、删除无用的手机通知、APP,其实90%的消息都是不需要即时阅读、回复的,甚至直接关机。
b)每天留出固定阅读时间,把材料打出来,不要怕麻烦,打印出来在手里看,我个人认为社交网络上是非常容易让人分心的。
c)就像之前的文章提到过,做事讲的是做完一件事,而不是开始一件事,我们完成一个任务再开始下一个任务才是好的做事方法。
如何更有效率
找到重要的事情
很多人区分不开什么是重要的事情,就造成做事南辕北辙,比如开车时不打电话、喝酒不开车,生命是很重要的,打电话是很不重要的。生命只有一次且不可逆,这个层面的规则还是要遵守的,不然就会出现常在河边走,哪有不湿鞋
的情况发生。
做好时间管理很重要的一点就是列清单,看看每天、每周有哪些事情要做,识别出哪些是重要、紧急的,哪些是可以给到其他同学消化,哪些是自己必须跟进的。把精力与时间分配给必须自己做的重要的事情上收益会很大。
重复的事情自动化
如果一直有一些重复的小事,碎片化的消耗我们的时间,那就搞个自动化方式承接起来,工具、系统、SOP都是一种自动化的手段,所以识别到哪些事情是重复的事情,并做好抽象可以自动化起来就是非常考察思考能力的。
学会开会
开会往往是非常浪费效率的事情,很多人其实不太会组织会议。
第一个问题就是一开会就找好多人,但大部分和这件事没啥关系,往往体现了组织者思考懒惰的特点,既然不确定是谁,就拉了个大旗,但往往效果不好。我们经常讲生产力与生产关系,解决问题找到对的人是第一步,反对拉大旗。
第二个问题是太过发散,一个会议最好就是短平快的,就是主持人找到问题相关干系人之后,确定本次会议讲什么、不讲什么。我经常发现一个会议开始了10~15分钟,大部分人还不知道要干什么,只能打断主持人“能不能确定下今天的会议主题,想达到什么样的效果”
,就像其他文章说的,目的很重要。
第三个问题是不记todo,会议上聊出了很多问题,但没有被记录下来,或者没有给到关系人确认。导致开了一个会,过了一段时间就忘了。我们开会首先要确定这次会议的主题,其次确定记todo的同学是谁,todo要求给到具体人和check时间,会议结束前review下todo,并建立跟踪机制(通知、日历等)。
zoom有个很好的机制,一个会议限制在40分钟,其实超过30分钟的会议大部分是主题不清晰的。我自己组织的会议大部分10分钟就可以搞定了,同步大家背景、目标、时间、给到干系人、记录todo,对会议成员提出的问题做解答,想清楚和大家同步的信息背后的逻辑,这些都做好了,会议效率会很高,也很简洁。
做好手中事
有的人思维比较发散,在做一件事快完成时,就会尝试做一些其他的事情,但往往是画蛇添足。可以把你想做的事情分成两件事吗,先完成其中一件重要的事情,第二件事情再开始,不要想一口气做一件大事,往往是又臭又长。
我见过一些同学做事,本来很简单的事情,结果他在过程中不断发现新的问题,就去解这个新的问题,慢慢的他忘记了最需要解决的那个问题是啥,也忘记了承诺的解决时间,迷失了。
所以先做好手中事,等机会,不要四处去找。
在《延展》这本书中提到:
我在研究中发现,对待资源的态度和使用资源的方式,
对于个人的职业成功,生活满足,以及组织绩效有着极大的影响。这一发现得到了越来越多科学证据的支持。我们的问题是,我们总是会高估获取资源的重要性,但同时又会在更大程度上低估充分利用已有资源的能力。
要复盘,要总结
做一件事件最好要有复盘、要有总结,目的是找到这件事情中好的部分和不好的部分,每一件事都是学习的机会,你是否在其中有所成长其实是领导考察成员成长的一种方式,不然做100件事也是原地踏步。
其实我们的述职就是一种总结,复盘往往是跨系统、跨团队的,大家坐在一起聊聊再发生类似的事情时,我们是否有更好的处理方式,如果团队所有人都抱着复盘向好的心态,这个团队是非常有战斗力的。
在《改善》这本书中提到:
无论是在个人健康、工作业绩、日常生活之中,都需要持续的、一步一个脚印的改进。
持续反思、改进,才能不断精进。
要注意成本
什么是成本?
我们的父辈、爷爷辈会有一种习惯,就是一堆苹果,有好有坏,他们习惯去吃这个坏苹果。结果就是好苹果放久了也变成坏苹果了,最后没有吃到好苹果,吃了所有坏苹果。
这其实是一种沉没成本。
对于我们年轻人来说,成本不只是金钱,还有其他比如时间。
时间是不可再生的,有些时候我们可以花钱买时间,比如《得到》、《极客时间》就是我们花钱买了门课,学到了很多人十几年的经验。读书道理是一样的,几十块钱学到很多,太值了。
春节了,让自己慢下来吧,专注的看一本书,看一部电影,好好陪伴家人,见一两个好友,我们节后聊。
希望对你有用。