产品设计体会（4006）我们急需靠谱的会议

首先，这篇说的只是正式会议，意味着不是站立会议，或者2、3个人在座位边、过道上的讨论，而是需要像模像样的找一间会议室的那种。说到这里，你一定有很多苦水想倒了，没错，大家都很痛苦，听到“开会”这两个字头皮都发麻，那么我们来一起看看怎么减少痛苦吧。

首先，明确目的，最最重要，其实做一个会议和做一个产品也是一样的。不要试图在一个会议中解决所有的问题，就算你要连着召集两个参与人大部分相同的会议，我也建议你把它们分开，甚至，更好的做法，合理安排一个会议中的议题，可以让部分人早点走，或者晚点到。依据目的，类似的日常会议一般在15min～2、3个小时不等。

会议前，做好准备工作，资源的确定是小：会议室、投影仪、白板、纸笔、网络等等（视情况而定）；人员的确定是大：确认好“必选”的和“可选”的，不要漏人，也不要叫闲人，把握“大会决定小事，小会决定大事”的原则（“大/小”指的是参会人数，比如全公司的会议，是没法讨论事情的，只能传达信息）。识别出会议的KP（Key Person，关键人物），通常是最大的一个或几个老板，提前当面或者电话知会一下，然后发出会议邀请，我们用outlook。而发送时间，我觉得日常会议提前24～72小时比较合适，看情况。邀请中需要注明会议的时间、地点、议程，每一项议程的估计时长，并且附上需要讨论的文档初稿，要求大家会前阅读（虽然很少有人能做到，很现实的问题），而对于KP，争取提前与他讨论关键议题，达成一致，叫做“串供”，这会让会上省很多时间和精力。正所谓，要想让会议不流于形式，就要把会议本身变成走走形式。

会议中，关键人物，在会前10min左右再次确认。关于迟到问题，其实没法避免，一般等个5min是极限，如果能想出合适的惩罚规则，会比较好。会议要有明确的主持人和记录人，当然可以是同一个人，主持人主要掌握整体时间进度，控制个人发言时间，均衡发言机会，保证议题不走偏；记录人要如实做好记录，特别是“会议决议”与“遗留问题”（详见下一节）。所有事情，尽量在会上达成一致，给出“会议决议”，实在不行的可以作为“遗留问题”。最后，牢记很实用的“所有人提供意见，少数人讨论，一个人拍板”的民主集中原则。

会议后，会议记录最重要。尽量在24小时内邮件发出，收件人是所有参与者，抄送给所有参与者的老板，让老板们看到手下干的活，让大家知道老板们看得到他们干的活。然后给出“时间、地点、主持人、记录人、议程信息”，其实都不关键，关键是“会议决议”与“遗留问题”。会议决议就是传达，是会上大家确认过的，写明是谁最终拍板的，其实也是增加他反悔的成本，形成习惯以后，大家才能都清楚决议的严肃性，并且保证后续动作的连贯；遗留问题要描述清楚是什么问题，谁负责解决（一定只能是一个人），这个人承诺解决的时间点。相应讨论过的文档有更新，也应该补充发出（不一定是做邮件附件，我们通常给个wiki永久链接，自己去随时查看最新文档就好了）。

这一套跑下来还有个好处，因为难免会有人到不了会上，这样通过会议前和后的两个邮件，他也可以大概了解到主要情况。

最后还有兴趣的同学，可以看看我写过的几个目的各不相同的会议实例：1～3小时不等的评审会；15min左右的项目Kick Off会；半天时间，需要邀约产品用户，提前布置会场，有预算的用户大会。