项目管理工具必须具备的5个功能

原文：5 Must-Have Features of Project Management Tools
作者：Andrew Stepanov
翻译：Vincent

译者注：如果你正在寻找下一个项目管理工具，请查看作者在本文提到的需要记住的事项列表，并为敏捷团队选择合适的工具。以下为译文。

与软件开发有关的项目往往很难管理。有很多事情需要计划、控制和管理，所以项目经理很容易迷失在所有的过程中。幸运的是，市场提供了各种各样的项目管理工具。但是不幸的是，工具实在是太多了。特意为项目去寻找一两款工具可能不太方便，而且会极大地浪费你的时间。

为什么要浪费时间？很多工具或多或少还是有点帮助的，也有些工具可能是浪得虚名。考虑到这一点，项目经理应该清楚地了解每个工具都应该具备哪些项目管理软件特性，以实现高效的软件开发。

选择正确的软件为什么如此重要？

当管理者遵循敏捷方法时，他或她应该准备一个良好的项目计划。但是，无论在什么情况下，项目经理都需要定义项目计划的目的，它的干系人，确定项目目标，定义项目范围，团队成员的角色和职责，当然，也要把所有的事情都安排在一个有效的项目管理工具中。

除了基本的必需功能(如任务分配、进度跟踪等)之外，还需要有一些其他功能，但是没有这些功能，软件开发项目就会失败。如果是用于开发的话，让我们来弄清楚有效的软件应该具备哪些特性。

1.风险管理

一个人很难找到一个没有风险的项目。在所有的发展阶段，当然，他们对计划有不同的影响。通常情况下，不可预见的事态发展会产生负面影响。但有时它正好相反。无论如何，不可预见的情况和风险会影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等。

如果你从事的是一个长期而复杂的项目，这个功能是必须的。这就是为什么，为了避免不可预见的支出，项目花费太长时间，以及性能质量的恶化，任何管理者都应该提前计算所有风险。如果某款工具可以为你做这些的时候，那简直是太方便了。

代表：Mindjet。

2.资源管理

资源管理是软件开发项目的一个组成部分。资源是什么?它们可以是材料(如设备)、劳动力(你的团队)和支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它非常方便，也很实用。对于那些不仅要分配任务，还要计算支出的人来说，这就提供了很高的价值。

已经做好资源成本的项目经理关注的是整个项目的成本，不管这个资源是否工作太多，或者反之亦然。因此，软件开发中的所有过程和任务都得到了更有效的管理。

代表：Wrike

3.依赖关系、里程碑和关键路径

你是否曾经从事过一个完全独立的开发项目?我百分之百肯定你从来没有过。任务#1可能会与任务#10有关联，等等。因为任务不能单独存在，所以可以有很多选项。这就是为什么所有开发阶段的优秀工具都应该提供任务依赖功能。绝大多数工具允许用户使用拖拽点击的方式去建立这种关联关系。

里程碑用于在项目的时间轴上标记重要的或其他特定的点。如果某个里程碑很接近，那么就意味着项目刚刚通过了一个重要的事件，并且正在朝着正确的方向前进。

在软件开发过程中，里程碑的划分可能会有很多依据。可以是某个新功能开发完成，外部专家的第一次评审，第一次达到千名注册用户等等。

代表：MS项目。

4.团队协作

可以在一个工具中与团队进行合作和沟通,而不需要在不同的屏幕和软件之间切换是多么重要。在开发过程中，适时、顺畅的沟通是必须的。因为在沟通的过程中会产生一些让产品变得更好的创意。

项目管理工具应该提供什么?首先，他们关闭了类似于评论任务或附加文件这样可以进行沟通的功能——没有人想忽略那些重要的信息。

还需要其它一些很棒的协作的特性。导出功能可以让你手头上随时都有一份报表。参与项目的所有人都需要共享功能，以获得查看和编辑的即时访问权限。有些服务功能很强大，比如变化历史。如果在开发计划中犯了一些错误，那么可以很容易地撤消这些步骤并恢复以前的版本。

代表：GanttPRO。

5.基线和估计

基线显示了项目经理计划的所有事情是如何与实时状态的评估和偏差分析进行比较的。

有些工具确实有这样的功能。但并不支持自动计算。因此，管理人员必须手动执行所有操作。在为项目选择工具时，千万要记住一定要选择那些提供自动基线选项的工具。

代表：MS项目。