研一一年的时间,用了大约7-8个月的样子进行了某智能健身项目的推进,在研一末期开始准备pmp的认证,发现了之前的项目管理很多的漏洞与缺陷,从这个项目开始,总结日后每个项目的经验,用复盘的形式,总结,梳理形成自己的管理手札。
项目背景
这个项目是为某健身器材公司做的一系列的产品,核心概念包括:医疗康复,健身。这两个关键词,是甲方看到了市场上有这种产品,邀请我们来为其研发类似的,提升市场竞争力,所获得的的项目资料只有一台样机和封装好的软件。整个项目过程,用现在的知识领域去看,管理的十分混乱,接下来会用pmi的10大知识体系去梳理这个过程。
十大知识体系复盘
采购管理
这个项目需要大量的外部供应商,然鹅对我来说,我是第一次负责管理这么多的外部供应商,过程中出了很多问题,比如采购沟通过程没有做记录,报价没有做跟踪,供应商采购信息没有做登记,没有撰写工作说明书(SOW)。总而言之,发生了大量问题,如何解决呢?吃亏上当就得学到东西,我决定在以后的项目中采取下列措施。
- 以后与供应商前期接洽,一定得准备一份对方能看懂的工作说明书,包括:性能要求,接口要求,质量要求,功能要求等。有了这个,就不会显得很混乱了。
- 建立一张采购信息管理表,以及同一个文件中的多个供应商交流管理的子sheet表,用一对多的方式,主表显示供应商与产品的一些概要信息,子表记录过程中的沟通信息,方便以后的查阅,比如过程中产品的保价,性能承诺,功能承诺等。
范围/成本管理
学校里的项目,可以理解为没有成本,因为都是学生在做,导师花了8100块钱养了15个人的开发团队,剥削程度,可见一斑。
先来说说范围管理,这个项目倒是没有出现过多的范围蔓延和镀金的情况,基本属于抄作业,都是别人有啥,比着做什么,这个在这个项目中我没有做WBS分解是一个很大的问题。中国的项目,可能改动是不可避免的,毕竟甲方至上,在这种大环境下,作为pm,我以后该如何做呢?
- 从内心接受项目经理的精力输出曲线是递减的,前期的任务,尤其是WBS不可以马虎,可以先用脑图或者excel理一个架子出来,具体的工作包,就可以写成详细设计的形式,分发给成员,这样会减少很多沟通和任务分配上的问题,作为一个pm,一定是最知道我们有多少工作的。
- 过程中,一定要注意该干的干,不该干的不干,不要强迫症和完美主义去镀金,没有什么意义的同时会带来风险,项目都是有成本的,一定要注意这点。
- 需求跟踪矩阵,可以作为WBS的一个索引的存在,链接需求与成果,同时编号,扩展写WBS的具体内容,也就是详设。
- 功能点对应的工作包,一定要责任到人。
进度管理
关于这次项目的进度管理,从现在的视角去看,也是做的奇烂无比,没有章法,没有套路,纯粹就是胡搞。在以后的项目中一定要有计划包括:里程碑计划(也就是所谓的大节点),甘特图(也就是小节点)。一定要用时间去框定一个项目,以后不可能像是学校里这样成本预算自由,都是按照人天去计算,而且关系到项目的绩效。
- 再懒也不要忽略计划的重要性,整体的里程碑计划,具体到工作包的里程碑计划,都要有,横轴是时间,一定要有时间的概念。
- 不是布置好了进度就不管了,起码2天去问一次进度,控制进度是个很重要的过程,早发现早处理。x理论的管理在中国还是有道理的,大部分人都是有惰性的,及时的监控是很有必要的。
风险管理
对于这个项目,我内心深处是不想做的,因为核心的控制是写在供应商的变频器,团队里没有能写这种程序的资源。领域比较专,当然可能也有我对这种未知领域的恐惧的心理作用有关系。在这里记录一下项目中容易出问题,需要多关注的几个点。
- 多个外部供应商,需要互相对接的时候,兼容性是个很重要的点,一定要能对接成功,并且稳定运行。兼容性是一个避不开的风险。
- 如果这种核心功能我们没办法深度干预的话,建议还是不碰比较好,只是供应商的口头承诺帮忙是不好使的,遇到问题,说不给弄了,太正常了。
- 心态,我其实不想把他作为一个风险去管理。作为pm解决任何事情都应该是坚定的,而不是卧轨或者撂挑子商,虽然都是气话,但是这种情绪也会感染成员。
- 团队里面有新人,尤其是全是新人的情况,他们的进度和抗压能力是一种高风险的存在,而且沟通也是问题,需要增加文档的输出,责任到人的文档,适度给予压力。否则容易推出,或者不干了。
相关方管理
这次项目因为需要采购,相关方比较多,其中有一个相关方是屏幕的相关方,非常支持项目。对于相关方需要好好经营,会给项目带来巨大的收益。
沟通管理
项目的进度情况要及时的告知甲方,不可能等到最后一天再说,过程中不断沟通,不断确认需求,才会有后期的不大面积返工。
好用的工具
问题日志
发生了问题,及时记录下来,进行跟踪是pm必须要做的工作。可以包括对接问题,技术问题等,是那些阻拦了项目进度的突发事件,方便pm管理项目中的这些事件,保证项目的稳定推进。规定让谁解决,监控是不是彻底解决了,这都是这个要做的。可以让pm放心下来,不会担忧什么。