Excel修炼之路——强大的批量操作

大家在操作Excel时,相信经常会进行重复性的动作???~~~~~

比如:对同学信息进行整理时,需要频繁的重复性的输入班级名称;

            输入某一地区的车牌号时,需要频繁重复的输入前缀相同的文字;

           需要建立多个工作表时,需要重复的创建并命名;

           财务会计,为每月的工作表,新增一个统计维度时,需在每个月份的工作表中进行添加;

           ...................................

 遇到这种情况,如果还是按老办法一个一个输入或者修改的话,那Excel这个软件就大材小用啦,要知道凡是重复的工作计算机都会帮你搞定哦~~~~撒花撒花(此处需要掌声??)

那么接下来小丫将一一为你对症下药??


单元格批量输入固定数据

假如:有下列一批数据,需要为同一班级的同学加上一样的班主任姓名。

  

这时:首先批量选中同一班级学生对应的班主任选区,然后输入班主任姓名,最后按“Ctrl+Enter“即可批量输入。           

关于快速选区,常用以下几种方法:

  1. 按住”Ctrl“键+鼠标点击单元格,批量选出不相连单元格区域;(Mac的话,在这里使用Command键)
  2. 点击某范围一个边界单元格+按住”Shift“+点击某范围另边界单元格,批量选出大片相连单元格。比如:选择第一行,第三列区域全部数据,可选中A1单元格+按住”Shift“+选中C3单元格即可
  3. 按住”Ctrl“键+”Shift“+方向键,可快速批量选出大片相连单元格;(Mac的话,在这里使用Control键+Shift键+方向键)
  4. 对于有一定规则的区域,可通过快捷键”Ctrl“键+G或直接按F5,打开定位框,点击定位条件按钮,选择条件即可;如将1班的班主任都填充好后,对于2班班主任就可以通过定位空值得方式,迅速选区,按以上操作输入执行。
  5. 对于有一定规则的区域,还可以通过查找
  6. 一般情况下,Shift与Ctrl搭配使用,即可实现快速选择所需区域。

            

                  

        


单元格内容批量添加固定数据

同样,假如:有下列数据,需要为该列数据前加“京A”                                         

        

这时可以通过“&”符号来进行拼接操作,有两种方式:

  1. 在B2单元格输入公式:"京A”&A2,点击Enter,然后选中单元格在光标变成+的时候,向下拉即可
  2. 在C2单元格输入:京A,然后在B2单元格输入公式:C2&A2,然后选中单元格在光标变成+的时候,向下拉即可
  3. 注意:如果添加的固定数据为“文字格式“的话,需要加双引号,如果是数字不用加双引号  
  4. 注意:在这里&符号起拼接的作用        

                    

同样如果遇到在后面添加固定数据,或者在前后都要添加数据的话,只要有添加的都用&来拼接就可以啦~~~~,是不是很方便呐???


工作表批量创建与命名

假如: 财务人员需要建立一个年度所有月份报表到12个工作表时,建好的工作表如下:

    

具体操作为:

1、在任一工作表输入需要创建的目标工作表的名称,如下图,然后插入数据透视表

    

具体操作:选中区域——点击工具栏上面的【插入】——点击”数据透视表“,弹出以下对话框,选择放置透视表的位置——点击【确认】按钮,生成透视表

   

生成的透视表如下,然后选中透视表生成器“字段名称”下面的标头名——拖拉到筛选器

 

最后,点击工具栏【插入】下面的”选项“——选择”显示报表筛选页“,瞬间霹雷啪啦的生成12个命名好的工作表?,不信你试试

  


工作表批量修改

假如: 在以上基础上,财务人员需要在12个工作表都要创建相同格式的报表,重复粘贴复制太麻烦,可以批量修改哦~~~

在这里你可以运用工作组的概念,工作组有一个特别重要的特点:修改工作组中的任一工作表,工作组中其他工作表都会同时改变哦!!!

那具体操作为:

1、按住“Shift”+选中需统一修改的工作表,此时这些工作表都显示为选择状态,并自动生成一个工作组 

 

2、在任一工作表进行编辑,操作,这时发现所有工作组中的工作表将同时改变哦,强大啊???

      

了解了Excel的以上批量操作,老板再不不用担心我做表费时间了?????

                                                                         

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