如何在2021年选择最佳的内容服务平台

单一的企业级ECM平台时代已经结束。虽然这是事实，但这不是全部。否则，很难解释为什么到2025年全球ECM市场估计将达到930亿美元，而其市场价值在短短五年内就翻了一番。

实际上，对有效管理和利用企业内容的需求从未如此迫切。每个组织都面临着越来越多的变化，越来越多的信息以前所未有的速度创建。AIIM在其2019年的“行业状况-内容服务状况”调查中将其称为 “信息混乱”。

企业内容管理软件一直致力于为您的内容带来秩序和控制权，但这通常是以可用性和业务价值为代价的。正如一位高管在2018年的报告中对AIIM所说的那样：“我不在乎内容的管理方式和内容，我对内容的利用方式以及从中获得的见解很感兴趣。”

为了帮助实现这一目标，内容管理已从由风险和治理问题驱动的中央内容存储库的传统ECM模型转变为利用内容服务技术作为在正确的时间向正确的人分发内容的手段的模型。在应用程序中，他们需要完成其业务任务。

什么是内容服务平台？

分析从ECM到内容服务解决方案的行业思想领袖之一的Gartner解释说：“内容技术市场正在朝三个领域发展：平台，应用程序和组件。” 内容服务平台可以看作是现有ECM解决方案的演进。它拥有自己的存储库，并与其他存储库集成，以提供企业范围的内容生命周期管理，信息访问和治理。

该平台提供了ECM以前包含的所有内容管理功能：文档管理，记录管理，工作流管理，业务流程自动化，数据捕获和索引，数据分类和归类，治理，分析，数据归档和处置。

内容服务平台中的新功能简化了与驱动工具业务流程的主要应用程序的集成。无需用户访问单独的系统来处理内容，而是直接在流程应用程序的用户界面中使内容可用。

内容在内容服务平台中进行管理，在该平台中，将根据与之相关的流程对其进行自动分类。此外，内容还包含来自潜在客户应用程序的其他元数据。带有丰富元数据的内容周围提供了有关内容的其他上下文，从而提高了其对组织的价值。丰富的元数据为分析和自动化提供了沃土。

此外，内容服务可以允许开发内置的内容应用程序，其中用户仅利用他们需要的特定功能来完成其工作任务。

结果：用户不必在系统之间跳转就可以使用内容。内容在上下文中传递，以满足业务用户在其工作任务中特定点的信息需求。用户既不必知道也不关心内容的来源或如何管理。

内容服务：从关键到数字的转变

数年来，数字化转型一直是IT议程中的头等大事。但是，获得全部收益的公司数量仍然很少。AIIM发现，近80％的组织认为数字化转型对其业务“重要”或“非常重要”。但是，获得全部收益的公司数量仍然很少。大多数人认为，就其数字化转型之旅的成熟度而言，他们仍有路要走。

AIIM采用了德勤数字成熟度模型来帮助受访者查明他们的数字化转型进度。在评估中，企业在各个类别中平均只有五分之三的平均值。

主要原因：大数据世界中的内容管理已日益成为数字化转型的障碍。随着流经组织的信息量和种类的增加，其使用的内容管理系统的数量也随之增加。2018年AIIM调查发现，过去五年来，内容系统的平均数量增长了30％，但大多数信息仍保留在这些内容管理系统之外，这些系统隔离在电子邮件系统，文件共享和EFSS系统之类的地方。

这种情况是由于用户实际上创建了大多数此类信息，而这些信息在传统ECM平台中看不到直接价值，同时要求用户执行额外的任务以确保平台的有效性。因此，他们已经着手寻找满足其特定内容需求的解决方案。除了这种方法明显的成本，风险和治理问题外，它还导致组织无法从其内容中获得全部价值的情况。

内容服务平台和应用程序是解决方案。从内容服务的角度来看，组织的数字化转型具有两个独立但相互关联的组成部分：数字工作区和数字业务，内容服务平台的开发一直专注于以满足两个要素需求的方式提供内容：

数字化工作场所：
在数字工作空间内，重点在于用户的生产力。内容服务基于上下文内容的交付，共享和协作。用户应该能够从应用程序或设备中访问最适合其需求的相关内容。内容服务平台必须促进沟通和协作。重要的是，它绝不能成为有效而敏捷的工作实践的障碍。这意味着该平台将尽可能多地从用户中删除内容管理和治理任务。

数码业务：

在数字业务中，重点是流程生产力。内容服务平台允许将内容服务无缝扩展和集成到业务流程中，同时维护文档管理，记录管理以及适当的内容管理和治理所需的其他基本ECM功能。

它提供全面的端到端内容管理；但以某种方式提高流程效率和自动化程度。内容服务平台通过以使整个工作流程和流程得以大规模转换的方式部署内容，为业务创新和敏捷性提供了基础。

内容服务平台充当数字业务和数字工作空间之间的管道，以确保任何组织都可以在其业务范围内以及与客户，合作伙伴和供应商的关系日益最大化。

内容服务平台的功能是什么？

选择内容服务平台时应寻找哪些关键功能？我建议您选择的内容服务解决方案包括：

直观的用户体验
过去，某些ECM软件的用户体验令人费解且不友好，缺乏令人信服的采用理由。当今的内容服务平台更加注重基于上下文和特定于业务的内容交付来提供简单，直观的用户体验。它创造了一种易于使用，可配置和基于角色的体验，即在平台中管理内容并在领先的应用程序中消费内容。
内容在内容服务平台中进行管理和分类，并透明地集成到其他企业应用程序中。将新内容添加到潜在客户应用程序后，该平台将在后台执行自动分类和元数据管理，而无需用户管理内容的各个方面。

智能内容捕获
迈向数字化转型之路的第一步是从物理内容到数字内容的过渡。它是数字内容服务的基础，内容服务平台必须提供智能，高效的内容捕获和转换-不仅从纸质到数字，而且还包括电子邮件，文件共享，企业应用程序和社交网络等各种电子内容源媒体。这是自动化业务流程和执行传统ECM任务（例如文档管理，记录管理和合规性）的重要第一步。

文档管理
内容服务平台可以在主要应用程序中组织和分发内容，这需要一种新颖的文档管理方法。最好的内容服务解决方案已经从分层文件夹结构转移到用户驱动的数字工作区，在该工作区中，内容更自然地组织起来，可以满足用户的个人工作偏好和要求。文档管理过程是通过自动数据分类来驱动的，该自动化数据分类减轻了内容管理负担，同时使内容更易于访问。

记录管理
与之前的ECM一样，内容服务平台必须具有企业范围的记录管理功能。最好的内容服务平台可集中管理RM策略决策，然后将这些策略应用于整个企业中以前隔离的应用程序和流程孤岛中的内容。通过提供一种结构化和透明的方式来维护从创建到最终处置的记录，记录管理软件可以提高公司地位，确保合规性并降低审计和诉讼风险。现代内容服务平台试图通过使组织的尽可能多的记录管理功能自动化来使过程更有效。

数据分类和分类
数据分类和分类是内容服务的核心，并且在高度多样化的内容类型的自动捕获和分类方面已取得了长足的进步。通过智能数据分类，可以在内容服务平台中组织内容并对其进行标记，以进行快速检索，记录管理和合规性。常见的数据分类和分类功能包括智能元数据管理器，OCR / ICR文件标记以及基于策略或基于角色的分类。

协作和生产力
内容服务将内容与应用程序紧密联系在一起。内容服务平台必须能够与其他应用程序，流程和信息源进行互操作。领先的平台可将其无缝集成到企业和业务线系统中，以提高生产率。此外，内容解决方案应包括易于使用的功能以及安全的内部和外部文件共享功能，以促进组织内部以及与合作伙伴和客户的协作。

工作流程和流程管理
最好的内容服务平台包括驱动以内容为中心的业务流程的功能。由于该平台通常负责将相关的内容提供给潜在客户应用程序，因此它有责任让人们可以访问内容的工作流和工作区负责。内容服务解决方案在案例管理，工作流管理以及任务分配和批准等领域提供功能（作为框架或模板）。此外，可以结合使用触发事件和基于业务数据的规则来自动化内容处理，以生成文档，更新工作空间或启动工作流程。这些事件可以发生在内容服务解决方案或主要应用程序中。

搜索
跨存储库和应用程序的自动集成可从内容所在的位置对内容进行索引和检索。内容服务平台提供了强大的，上下文驱动的搜索功能，允许用户在其业务流程的上下文中按需使用内容。高级搜索为人们从内容中获得最大收益的内容服务增添了易用性。

信息治理
风险管理和法规遵从性是采用内容服务的关键驱动力。如今，每个组织，尤其是那些受到严格监管的行业的组织，都面临着日益复杂和不断扩展的监管环境。内容服务平台必须满足您的治理要求。它必须能够适应您所有的信息治理政策和程序，并确保根据适用于您的业务的行业标准和法规进行合规。
该平台必须能够快速适应不断变化的法规环境。全世界出现了许多有关个人数据隐私的新法规。例如，在欧洲引入GDPR后，对于要求电子政务功能尽可能自动化的组织，其引入了更高级别的个人数据保护和数据隐私义务。

内容和系统安全性
新法规（例如GDPR）也将重点放在系统安全性上。内容在运输和静止时都必须受到保护。内容服务平台必须包括访问控制（ACL），电子数字版权管理（EDRM），数据丢失防护（DLP），身份验证和加密等功能。基于文件和模板的安全性可以使您创建高度精细的权限，就像从集成的潜在客户应用程序中将其应用于内容的元数据一样。内容编辑，水印和数字签名等高级功能可帮助建立安全的内容协作和共享。

分析和报告
人工智能，机器学习和分析的快速发展为内容服务平台可以提供的功能增加了新的维度。现在，组织可以受益于分析创建它们的应用程序中的各种内容类型的能力，以识别和提取它们包含的价值。内容服务可释放任何内容形式的价值，并允许将结构化和非结构化数据融合在一起，以获取可行的见解，从而提高生产力并改善决策。

应用程序开发和API
内容服务平台应具有一系列开发和API服务，以使快速设计和部署重点微服务成为可能。应用程序的“容器化”加快了总拥有成本，因为它可以加快用户提高生产率的时间。此外，该平台应包括API以及打包的连接器，以使内容服务平稳有效地集成到其他企业应用程序中。

支持云和移动功能
据AIIM称，十分之八的内容主管正在迁移到云中。高管们在成本，可扩展性和安全性方面的利益实在太大了，不容忽视。但是，围绕敏感信息的安全性和机密性问题仍然存在。
您选择的内容服务平台应使您能够从内部部署，云部署或混合云部署中进行选择，以适应组织的安全要求。除云之外，每个内容服务平台都必须具有移动功能，以便用户可以轻松地在他们选择的设备上访问内容。
移动性不应该是“固定的”，而应是本机构建的，因此核心内容功能（如访问，创建，处理，共享和治理）自然可以在移动设备上发生。
对云和移动的关注导致许多组织与可管理您整个内容服务基础架构的提供商合作，考虑使用托管内容服务。

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• Gartner在其2019年内容服务平台魔力象限中将OpenText评为领导者
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