OpenText 企业内容管理（ECM）客户案例

OpenText 企业内容管理（ECM）客户案例

公司名称：Region Skåne

行业：政府

使用的解决方案：
OpenText™ Extended ECM
OpenText™ AppWorks™
OpenText™ Exstream™

成果：

1. 创建了一个能够安全存储数百万文档的中央存储库；
2. 通过加速公共记录的检索，更快地响应公共信息请求；
3. 为与内部和外部利益相关者共享信息的简化、开放和有效的方法奠定了基础；
4. Region Skåne 响应更迅速，公共服务水平得到很大的提升。

当地政府组织将通过 OpenText™ Extended ECM 和 OpenText™ AppWorks™ 提高透明度并将耗时的手动流程自动化

“我们的目标是，Region Skåne的所有 35,000 名员工都将使用 OpenText Extended ECM 作为他们的单一文档存储库，从而使他们能够更有效地协作。”
——Region Skåne公司员工与发展部门经理Mikael Pankko

提供关键公共服务
作为瑞典 21 个县议会之一，Region Skåne负责为该地区的 130 万居民提供重要的公共服务。该组织的 35,000 名员工在医疗保健、关键基础设施和公共交通设施方面提供支持。

瑞典拥有世界上最古老的关于新闻自由和言论自由的法律，其历史可以追溯到 1766 年的《新闻自由条例》。今天，瑞典宪法要求当局收集或创建的信息得到保存并向公众开放。“为了满足瑞典和欧洲法律的要求，我们必须在规定的时间内回应信息自由 (FOI) 的请求，”Region Skåne公司员工与发展部门经理Mikael Pankko说。

创建中央记录管理平台
Region Skåne 依靠许多不同的系统和存储库来存储和管理数字信息。从专门构建的文档管理工具到非正式解决方案，例如电子邮件收件箱、共享驱动器和外部存储媒介。

“我们有一个专门的记录保存团队，负责处理来自公众的 FOI 请求，以及其他行政职责，”Pankko 说。“当我们收到 FOI 请求时，团队会为其分配一个唯一的案例编号，联系组织中的相关团队查找信息，然后向提出请求的人报告。”

过去，Region Skåne 的记录保存团队依靠多种手动方法（例如电子邮件和电话）来追踪所需的信息。由于信息分散在许多地方，搜索信息是一个耗时的过程，在某些情况下，员工根本无法找到所需的信息。
“Region Skåne 发现了一个显着提高信息管理效率、透明度和控制力的机会，”Pankko 说。 “我们的目标是从多种分散的信息存储方法转变为一个单一的、集中的、安全的平台，用于所有记录保存。”

选择信息管理解决方案
新信息管理平台的关键标准包括在文档的任何部分快速有效地搜索文本和元数据的能力，以满足严格的信息安全和数据治理策略，并扩展以支持数百万个文档。

经过全面的评估，Region Skåne 选择了 OpenText™ Extended ECM、OpenText™ Exstream™ 和 OpenText™AppWorks™ 作为其新的信息管理方法的基础。通过结合文档和案例管理功能，OpenText 平台将使组织能够处理多个用例——来自 FOI 请求及其他。

Region Skåne已从Extended ECM 开始部署。如今，大约 2,000 名员工正在使用该解决方案作为他们的文档管理平台，包括该组织的记录保存和政治管理团队。Region Skåne还使用 Exstream 创建和管理文档模板，以提高与市民和其他市政利益相关者的沟通效率。

“通过使用 OpenText 解决方案构建中央信息管理平台，我们将能够用高效的数字工作流程取代分散的流程——最终提高我们为Region Skåne的个人和企业提供服务的速度和透明度。”
——Region Skåne公司员工与发展部门经理Mikael Pankko

“我们的目标是，Region Skåne的所有 35,000 名员工都将使用 OpenText Extended ECM 平台作为他们的单一文档存储库，从而使他们能够更有效地协作，”Pankko 说。“我们目前正在使用最新的用户界面增强 Extended ECM，之后我们将继续在Region Skåne的其他部门推广。我们还将开展影响深远的文件发现工作，这将帮助我们找到所有应该迁移到新平台的记录。”

为简化服务奠定基础
虽然 Region Skåne 的 OpenText 解决方案之旅才刚刚开始，但该组织相信，它已经为与内部和外部利益相关者共享信息的更精简和有效的方法奠定了基础。

“一旦组织中的每个团队都使用Extended ECM，执行 FOI 请求的效率将大大提高，”Pankko 说。“我们的记录保存团队将能够直接在Extended ECM 中搜索，而不是打电话和发送电子邮件给不同的部门来寻找文件，这有助于我们增强公民体验并履行我们及时响应 FOI 请求的法律义务。”

Region Skåne 还看到了利用 AppWorks 低代码开发功能自动化关键流程以造福员工和公民的巨大潜力。

“我们现在正在探索如何使用 AppWorks 来简化申请财政支持的流程，例如为公民提供社会福利或为文化项目提供财政支持，”Pankko 说。“如今，申请程序要求公民以书面形式提交申请，这会造成延迟并提高与发送和管理文件相关的成本。我们借助 AppWorks的目标是使申请流程自动化，并允许公民和企业在线完成他们的申请——使我们的团队能够更快地接收和处理他们的申请，从而提供更高质量的服务。”

支持公共服务创新
展望未来，Region Skåne 计划使用OpenText 平台来支持该组织有史以来最大的项目之一：为整个县部署新的电子健康记录 (EHR) 系统。

“Region Skåne已与邻近的县合作，以实现公共医疗保健系统的现代化，包括集成的 EHR 解决方案，”Pankko 说。“虽然所有临床数据都将存储在 EHR 平台上，但我们计划将 Extended ECM 与新解决方案集成——使医护人员能够通过 EHR 系统访问管理记录。

“多亏了我们与 OpenText 的合作，我们正朝着在瑞典公共部门取得一些非常独特的目标前进。通过使用 OpenText 解决方案构建中央信息管理平台，我们将能够用高效的数字工作流程取代分散的流程——最终提高我们为Region Skåne的个人和企业提供服务的速度和透明度。”