美国电力传输公司使用 OpenText 内容管理平台建立具有成本效益的记录管理流程

OpenText 成功案例
ITC 控股公司使用 OpenText™ Extended ECM 建立具有成本效益的记录管理流程

公司：ITC 控股公司
行业：能源
解决方案：OpenText™ Extended ECM

存在挑战：
•存储冗余文档。
• 简化联合用户访问权限的管理。
• 提高数字记录的可见性，以增强对合规性的信心。

成效：
记录在保留期后自动退役。
降低与搜索和审查活动相关的成本。
深入了解公司范围内的记录管理活动。

“OpenText Extended ECM 在了解我们拥有哪些记录、它们存储在哪里、它们将保留多长时间以及谁可以访问它们时，让我们充满信心。”
——ITC 控股公司道德与合规部门总监Lisa Aragon

ITC 控股公司 (ITC) 总部位于密歇根州诺维，是美国最大的独立电力传输公司。它在伊利诺伊州、爱荷华州、堪萨斯州、密歇根州、明尼苏达州、密苏里州和俄克拉荷马州拥有并经营高压输电基础设施。ITC 成立于 2003 年，拥有 700 多名员工，并定期与 1,000 多名承包商员工合作。

保护重要的能源基础设施
为了保持能源从发电厂顺利流向数百万人的家庭和企业，ITC 在七个州建造、管理和维护高压输电线路。而且由于 ITC 在美国能源基础设施中扮演着如此重要的角色，它必须遵守严格的联邦能源管理委员会 (FERC) 和北美电力可靠性公司 (NERC) 的规定。
“我们的运营会产生大量数据和机密文件——从电气工程设计到房地产记录，无所不包，”ITC 道德与合规总监 Lisa Aragon 解释道。“我们的记录、文件和档案必须按照我们监管机构制定的严格的数据保护、保留和管理指南进行维护。为了保护公司免受监管和声誉风险，我们必须始终满足这些要求。”

为避免意外处理数据，ITC 的记录管理方法是尽可能多地保留信息。ITC 认识到，继续走这条路最终可能会导致与存储、查找和管理不断增长的内容相关的效率降低和成本增加。

“虽然以前的方法确保我们在需要时获得正确的信息，但保留比要求更多的文件确实给业务带来了挑战，”ITC 记录和信息管理经理Melissa DeKarske评论道，“筛选我们的记录花费的时间超过了必要的时间，这些记录与不再需要的临时信息混合在一起。”

采取新的方法
为了提高运营效率和节约成本，ITC 寻找一种解决方案来整合和自动化其记录管理活动。 在仔细评估了几种解决方案后，ITC 决定使用 OpenText Extended ECM 转变其记录管理方法。

Lisa Aragon 评论道：“我们希望灵活地尝试一系列记录管理方法并找到最适合我们的方法——而这正是 OpenText 解决方案允许我们做的事情。 Extended ECM 提供了用户友好的自动化记录管理功能，这一点给我们留下了特别深刻的印象。 该解决方案还可以轻松扩展并与其他平台集成，这让我们相信该解决方案将支持我们最终决定的任何记录管理流程。”

ITC 使用 Extended ECM 来集中和自动化整个组织的关键记录管理活动，并为 700 多个用户建立了权限访问控制。
展望未来，公司计划集成其他 OpenText 解决方案，这些解决方案可以自动执行扫描文档在不同工作环境中的搜索过程，这将改善搜索文档时的用户体验。

“采用 OpenText Extended ECM 使我们能够自动处理物理和数字存档记录，这是我们以前必须手动完成的任务。因此，我们能够提高审查和处置流程的效率，在第一年就将过期的数字记录减少了 8%。”
——ITC 控股公司记录和信息管理经理Melissa DeKarske

“在计划的实施阶段，我们确保 ITC 的每个业务部门的声音都能被听到，这有助于我们快速提高用户的采用率，”Melissa DeKarske 说。“采用这种方法还让我们对每个部门如何管理他们的记录有了更深入的了解，以便我们可以设计适合他们独特需求的流程。”

成为内容管理的领导者
部署Extended ECM，ITC 显着提高了其文档管理活动的效率，并对用户访问权限和信息请求进行了更精细的控制。Melissa DeKarske 解释说：“采用Extended ECM 使我们能够自动处理物理和数字记录——这是我们以前必须手动完成的任务。因此，我们能够提高审查和处置流程的效率，在第一年就将过期的数字记录减少了 8%。”

此外，通过Extended ECM，该组织能够实施企业范围的电子邮件管理策略。此策略的实施有助于管理临时和记录电子邮件通信的组织和长期存储方式。“通过节省存储空间，我们可以更快、更经济地查找文档和信息，从而简化所有环境中的流程，”DeKarske 说。

ITC 通过 Extended ECM 创建更广泛的用户访问权限，从只读权限到完全编辑权限。 通过提供端到端的透明度，OpenText 解决方案使 ITC 更容易在审计期间证明合规性。一家领先的咨询公司已经认可 ITC 的先进记录管理方法。

“在了解我们拥有哪些记录、它们存储在哪里、它们将保留多长时间以及谁可以访问它们时，Extended ECM 让我们充满信心。有了这些信息，我们就可以继续为客户提供核心业务流程服务，”Lisa Aragon 总结道，“运行顺畅并专注于提供可靠、经济高效的服务。