成功实施企业内容管理（ECM）的 5 个技巧

成功实施企业内容管理（ECM）的 5 个技巧

俗话说，唯一不变的就是变化。在您不懈努力发展业务的过程中，您需要改变业务流程、不断升级产品、使用技术实现自动化、让您的员工和客户满意。

改变管理方式是实施企业内容管理的一个关键考虑因素，因为实施企业内容管理系统涉及到业务流程的改变。

好消息是，在企业技术实施过程中有一些良好的策略可以应对这些改变，如果很好地遵循这些策略，可以消除企业内容管理实施过程中的痛苦。在考虑企业内容管理实施时，另一个好消息是，实施解决方案不必像以前那样复杂。“轻量级”ECM 解决方案（ 比早期的解决方案更容易实施和集成）的出现对 ECM 实施的成功率产生了巨大的影响。

大多数企业技术实施都会出错，因为它们是孤立完成的，得不到最终用户的支持，而且他们试图做得太多太快。最终结果是疏远了可以从技术中受益最多的最终用户，从而造成了难以解开的改变管理方式的噩梦。通过仔细地规划，从小处着手，在成功的基础上进行构建，选择直观的、用户使用容易的企业内容管理系统。企业内容管理的实施实际上可以在中断最少的情况下完成。

以下是在实施企业内容管理系统时如何最大限度地减少（或消除）业务中断的五个提示：

1、规划实施：正确规划的系统可将中断风险降至最低。在实施计划时，请回顾一下整个计划，确保计划过程包括了流程中的所有人。这有助于您正确规划工作流和流程，在方方面面做出正确的选择。

2、传达共同的目标和期望：当您将所有利益相关者都放在同一立场时，有利于企业内容管理的顺利实施。确保每个人都为某种程度的中断做好准备，以便您能够专注于最终成果。

3、循序渐进：不要试图一次推出整个 ECM 解决方案，而是从特定业务领域的一个流程开始。不断完善该过程，一次实现一部分功能，项目试点成功后就开始扩展。

4、尽早并经常测试：在推出 ECM 解决方案之前，甚至在购买软件之前，有很多方法可以对ECM 解决方案进行测试。测试往往容易被敷衍，但测试却是在实施过程中避免可能导致业务中断的好方法。

5、主动培训：当员工第一次尝试使用新的 ECM 工具时，必须学习新系统和改变工作方式，通常会造成中断和沮丧。当接近上线日期时，规划和测试至关重要，但您还需要规划和设置。为避免这种情况，请制定用户采用计划并提前提供良好的培训。

在企业内容管理实施期间，公司不可能避免所有中断，因为任何更改都是破坏性的。如果您要求员工扫描文档而不是将文件装订在一起并归档，这是一种变化，因此是一种中断。重要的是，这种变化的好处远远超过中断的短期成本。

越来越多的组织开始使用新系统，好的ECM 项目可以像野火一样流行起来，对于没有参与初始试点实施的流程所有者来说，快速看到好处并寻求将 ECM 功能扩展到他们的流程中的案例也比比皆是。