从企业内容管理（ECM） 中获取更多价值的 3 种方法

从企业内容管理（ECM） 中获取更多价值的 3 种方法

选择企业内容管理 （ECM） 解决方案可以提高工作效率和协作能力。但是，要从企业内容管理（ECM）中看到最大价值并取得成功，必须认真识别并解决数字文档管理的挑战和目标。

我们以会计部门为例做深入挖掘。

1、识别挑战

例如，在应付帐款（AP）方面，您的难题可能包括收集不同部门主管的签核结果的繁琐纸质流程。这种低效的流程使得按时支付发票变得困难，这也导致了很多问题，例如错过提前付款折扣和紧张的供应商关系。

在应收账款（AR）方面，也同样存在挑战，即当财务人员需要打电话给客户要求强制支付未结发票时，他们无法轻松访问所有相关文档，从而减慢了收款过程。

基于这些挑战，下一步就是定义简化这些流程和设定具体目标所需的内容。当公司设定的目标模糊不可衡量时，他们会遇到麻烦。仅仅说“我们的目标是提高效率”是不够的。您的目标必须是具体的、可衡量的。

2、设定目标

举例说明，假设当客户质疑发票的有效性时，您无法获得必要的文档而导致您无法使用现有系统收回40%的应收账款，这会将所有应收账款的平均收款时间增加到 45 天。

使用企业内容管理（ECM）系统，您的目标可能是将 40% 未收回率降低到 10%，从而将平均收集时间减少到 30 天。对于特定流程来说，这是一个明确的、可衡量的目标。

会计部门只是如何确定需求和设定企业内容管理（ECM） 目标的一个例子。销售部门是企业内容管理（ECM）提供优势的另一个领域，尤其是在计划书创建过程中。

可行：

• 定义您当前的挑战和需求。
• 明确您的目标。
• 决定从哪里开始。

不要：

• 选择无法衡量的目标。
• 忘记事先定义明确的衡量指标。

3、利用优势

企业内容管理（ECM） 解决方案使您的销售团队能够创建更好的计划书，并快速将其推出。通过使用企业内容管理（ECM）自动执行审批流程，并为销售代表提供对价目表和其他关键信息的即时访问，销售部门的工作效率全面提高。你可以推出更多的计划书，你推出的越多，你卖的就越多。

在安装企业内容管理系统后，实现这一好处的一个关键指标可能是：当前生成和提交的提案数量应该对照预期的增加数量。通过已提交提案的平均成交率和平均毛利率，您甚至可以计算文档管理投资的预期底线和顶线贡献。

同样，关键是使用特定指标定义目标。当公司一开始没有明确的目标时，就无法管理期望并评估您在采用企业内容管理（ECM） 解决方案方面的成功。在任何一家公司，你总会有对新技术和新工作方式有抵触情绪的人。如果没有适当的指标，有些人可能会认为这个项目是失败的，而其他人则认为是成功的。具体的指标可帮助您用可观察的事实代替这些观点和印象。

通过战略性地识别挑战、设定目标和利用优势，您可以从企业内容管理（ECM） 解决方案中获得更多价值。